ビジネスチャットのセキュリティは安心⁉注意すべきポイントと対策

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ビジネスチャットの利用を検討している方の中には、安全に利用できるのか否かを懸念している方も多いのではないでしょうか?

ビジネスにおいては、重要な機密情報や個人情報を通信することも多いため、
どんなに優れたツールであったとしてもセキュリティ対策に懸念があるのであれば、情報漏洩などのリスクを避けたいと思うは当然です。

自社に適したビジネスチャットをチョイスすれば、従来のメールなどの通信手段よりも安全に通信できます。

そこで今回の記事では、ビジネスチャットを選定するうえで注意すべきセキュリティリスクやセキュリティ対策に適したビジネスチャットツールをご紹介します。

ビジネスチャット導入を検討中の企業の方はぜひ参考にしてください。


この記事の目次


メールと比較してビジネスチャットのセキュリティが優れているポイント

ビジネスチャットのセキュリティ面の安全性をチェックするには、既存の主なコミュニケーション手段との比較をすればわかりやすいでしょう。 この章では、2つの側面からビジネスチャットのセキュリティの安全性を解説します。

1-1.誤送信のリスクが低い

ビジネスチャットは、eメールで起こりがちな情報の誤送信のリスクを軽減できます。 そのポイントは、以下のとおりです。

・メールでは、相手方のメールアドレスを直接入力する、もしくは事前に登録しておいたアドレス帳のデータから相手方に連絡する →ビジネスチャットでは、
LINEのようにリストからコミュニケーションする相手を選んで連絡を取ります。

・メールでは、BBやBCの機能を使って同報送信をおこなう →ビジネスチャットでは、
部署単位やプロジェクト単位で簡単にグループを作成できます。

上記のように、いつもやり取りをする相手と確実・手軽にコミュニケーションできるように設計されています。

1-2.運営者側でセキュリティ対策を施している

ビジネスチャットは、ビジネスに特化した情報コミュニケーションツールであるため、
大半の運営者は個人向けのサービス以上に強固なセキュリティ対策を施しています。

例えば、運営者のプロバイダをクラウド化して外部から不正アクセスできないようにブロックされています。

操作性だけでいえば、ビジネスチャットはLINEなどのコミュニケーションツールと似た部分はありますが、
このように企業がビジネスで安心して利用できるように設計されているのが大きな特徴です。

ビジネスチャットに存在するセキュリティリスク

ビジネスチャットを安全に利用するためには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

逆にいえば、これらのポイントを押さえなければ、せっかくビジネスチャットを導入しても常に危険にさらされていることになります。

ぜひ、自社を守るために参考にしてください。

2-1.なりすましのリスク

最初に意識したいのは、内部からの情報漏えいリスクです。

ビジネスチャットは、ログインIDとパスワードさえわかれば部外者でも社内の情報にログインできるため、IDとパスワードの入念な管理が必要とされます。

会社として注意すべきポイントは、以下のとおりです。

・ログインIDとパスワードを本社で正確に管理する
・アクセス権限やグループ分けを細かく設定し、社員一人ひとりが必要最小限の情報にアクセスできるようにする
・社外で情報にアクセスする際のルールを事前に明記しておきましょう。

2-2.ネットワークのリスク

ネットワークに関して特に注意をしておきたいのが、従業員が飲食店などの公共施設やホテルの客室からインターネットアクセスをする場合です。

これらのフリーアクセスポイントを利用した場合、同時に接続をしているほかのユーザーなどが、ネットワーク経路を使ってビジネスチャットの情報に侵入する可能性があります。

2-3.内部からの漏えいのリスク

なかには、社員が悪意をもって情報を外部に持ち出してしまうことがあります。

あるいは、悪意がなくとも不注意によって情報漏えいが発生したり、自社内のネットワークにマルウェアが侵入したりすることがあります。

ビジネスチャットでは、グループ設定によって一人ひとりがアクセスできる情報に制限を設けたり、データ資料に有効期限を設けたりすることが可能です。

2-4.シャドーITのリスク

シャドーITとは、会社側が把握していない社員のプライベート利用の端末やサービスを使って、業務をおこなうことです。

せっかくビジネスチャットを導入しても、社員がLINEやフリーメールなどを使ってコミュニケーションを取るようになると、
ビジネスチャットのセキュリティ面での利点を活かせません。 シャドーITの対策として、次の2点が挙げられます。

・社内のルールで、ビジネスチャットを利用するように徹底して規定すること
・LINEやフリーメール以上に利用しやすいビジネスチャットを導入すること 情報通信経路が複数にまたがると、
業務効率の面でもデメリットが生じるため、必ず対策を取っておきましょう。

セキュリティリスク対策万全のビジネスチャットJANDI(ジャンディ)

セキュリティ面で安心して導入できるビジネスチャットは、具体的にどのようなサービスがあるでしょうか?
この章では、特にオススメしたいツールとして200万名以上ものユーザーに使用されているJANDI(ジャンディ)をご紹介します。

3-1.万全のセキュリティ体制

JANDI(ジャンディ)は、セキュリティ対策を万全にするためにAWSを使用して、データの保存や通信セキュリティの確保・暗号化などの対策をおこなっています。

AWSとは、Amazonによるネットワークやデータベース構築などのクラウド型プラットフォームです。

大手金融機関や政府系のWebサイト運用に使用されるなど、セキュリティ面での信頼性が極めて高いサービスです。

3-2.セキュアな運営が可能

JANDI(ジャンディ)は、セキュリティに関連して、以下の機能が搭載されています。

・ユーザー管理機能・・・管理者(本社側)で社員のアカウントを一括管理
・メッセージ管理機能・・・メッセージの消去が可能
・利用制限機能 ・ダウンロードデータの時間制限機能 上記の機能を活用して、安全に運用できます。

3-3.使い勝手がわかりやすい

JANDI(ジャンディ)は、年代やITのスキルに関わらず、すべてのユーザーが抵抗なく利用できるように設計されています。

JANDI(ジャンディ)の直感的な操作は、シャドーITの予防にも効果的です。

まとめ

ビジネスチャットは、従来のコミュニケーションツールと比較して、セキュリティ面に優れています。

ビジネスに特化したツールなので、運営者側でのデータベースと利用者側の機能の両面においてセキュリティ対策が施されているためです。

企業がビジネスチャットをセキュアに利用するためには、使いやすさにも配慮する必要があります。

使い勝手が悪いツールを導入した場合、LINEやフリーメールが利用されるシャドーIT発生のリスクが高まるためです。

1アカウントあたり月額440円~のビジネスチャット決定版JANDI(ジャンディ)は、
操作性とセキュリティに優れたビジネスチャットなので、安全に通信をしたい全ての企業様にオススメです。


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