タイムカード集計の基本的なルールと効率的な運用法

勤怠管理

社員の労働時間・残業時間・休日日数などの管理をおこなうためには、
通常タイムカードの集計をおこないます。 タイムカードの集計には、Excel・フリーWebソフト・勤怠管理アプリの3つの方法がありますが、
効率的かつ確実に管理するにはどの方法がベストなのでしょうか?
また、多様化する雇用形態や働き方を適切に管理するためには、どのようなルール下で勤怠管理をおこなえば良いのでしょうか?

この記事では、タイムカード集計の基本的なルールと効率的な運用法について解説します。

この記事の目次


タイムカードの3つの集計方法とメリット・デメリット

タイムカードを集計する方法は、Excel・フリーのWebサイト・勤怠管理アプリの3つの方法があります。
それぞれの集計方法のメリット・デメリットについて解説します。

1-1.  Excelでの集計

Excelでの集計は多くの企業で利用されている方法です。
PCがあれば、ソフトウェアや機器などを別途購入する必要がないため、あらゆる企業にとって導入しやすい方法です。

Excelでの管理のメリット・デメリットは、次の通りです。

(メリット)
・無料で利用できる
・テンプレートを使用することで、手間を簡略化できる

(デメリット)
・簡単な関数の知識が必要
・税制や法律の改正がおこなわれた際に計算式の修正が必要
・複雑な計算式の対応が困難なケースがある

一言に集約すると、導入は手軽であるもののイレギュラーなケースやベースの条件が変更になったときに手間が生じるのがExcelでの管理です。

Excelでの管理については「Excelで勤怠管理することのメリット・デメリットとは 」にて詳しく解説しているので興味のある方はぜひチェックしてください。

1-2.  フリーのWebサイトでの集計

タイムカードの集計はフリーのWebサイトを使っておこなうこともできます。

フリーのWebサイトも、インターネットが使用できる環境であれば、基本的にPC以外に必要な物はありません。
メリットとデメリットは以下の通りです。
(メリット)
・無料で利用できる
・サイト運営者側で税制や法律の改正に対応してくれることもある

(デメリット)
・広告が入る
・セキュリティ面で不安が残る
・機能が不足していることがある

フリーのWebサイトを使用する際全般の注意事項と同様、希望する条件が十分に得られるとは限らない点に注意が必要です。

1-3.  勤怠管理アプリでの集計

3つ目の方法は、勤怠管理アプリを使った管理方法です。
勤怠管理アプリのメリット・デメリットは次の通りです。

(メリット)
・社員側もスマホをタップするだけで出退勤作業ができるため、操作が手軽
・最新の法令や税制に対応
・給与計算ソフトと連係したアプリが多いので、全体の工程が管理しやすい

(デメリット)
・有料なのでコストがかかる
・アプリによっては操作性が悪かったり、セキュリティが甘かったりすることがある

コストがかかる面を除けば、利用の満足度が最も高まりやすいのが勤怠管理アプリを使った管理です。
管理者側だけではなく、社員一人ひとりにとっても便利なツールが多いという特徴があります。

タイムカードを集計する際に押さえておくべきこと


タイムカード集計は、単に機械的に勤務時間を記録するのみだと手間がかかりすぎてしまうことがあります。

しかし、だからといって管理者側や経営者側にとって都合がよいように、
勤務時間の端数を切り捨てることは認められていません。 この章では従うべきルールを覚えておきましょう。

また、ルールを把握することで、タイムカード集計の計算式を設定する際にも、効率よく集計できる計算式を設定できます。

2-1.  原則は1分単位で計算が必要

タイムカード集計の原則は、1分単位でおこなうのが原則です。

従って「15分未満の残業は切り捨て」といった規則がもし存在している場合、違法にあたります。
タイムカードに記録された時間から休憩時間を除いた時間がそのまま就業時間ということになります。

2-2.  1か月単位での四捨五入は認められている

現実的なことを考えると、1分単位で給与計算をすると、
労務担当者の業務負担が無駄に大きくなってしまう可能性があります。

Excelや給与計算ソフトなどにより自動計算されるとはいえ、1分単位での計算は効率的であるとは言えません。

このような事情から、残業時間の集計に関して、1か月合計で30分単位にて切り上げ・切り捨てをすることは認められています。

ただし、注意しておきたいのは、月単位でのトータルでの労働時間を集計するために、日ごとの勤務時間については1分単位で集計しなくてはならないということです。

従って、日々の労働時間の集計を効率的に管理することはやはり不可欠です。
また、1か月単位での四捨五入の例外は月給制や年俸制の給与体系に認められている方法であり、時給制や日給制の社員・パート/アルバイトスタッフには認められていません。

2-3.  社員側に有利な条件であれば認められる

社員側に有利な条件であれば、残業時間集計を簡略する対応は認められています。
例えば、残業が発生したら一律30分単位で切り上げるなどの方法があります。

あくまでも企業側のサービスとしての対策という位置づけであり、
業務効率化にはつながりますがコストが膨らんでしまうというメリットが生じるため、慎重な判断が必要です。

効率的に勤怠管理をするには「VWS勤怠」がおすすめ


タイムカード集計をする際のポイントは、確実性と効率です。

手間がかかりすぎてしまうと管理部門の負担が大きくなり、
確実性が低くなると違法になってしまったり、社員と会社との間でトラブルが生じてしまったりする可能性があります。

そこで、おすすめしたいのが「VWS勤怠」です。 「VWS勤怠」の特徴は、次の通りです。

・1アカウントあたり220円(税込み)~導入可能 ・手間をかけずに手軽に導入できる
・社員がスマホをタップするだけで、1分単位で勤務時間が集計できる

VWS勤怠」は、使い勝手の良さにこだわっている勤怠管理ツールであるため、
利用者全員が戸惑うことなく利用することができます。 スマホでの管理も可能であるため、テレワークスタッフの出退勤管理にも効率的です。

まとめ


社員のタイムカード集計の原則は、1分単位での管理をすることです。

例外的に、1月ごとに30分単位で切り上げ・切り捨ての処理をして手続きを簡略化することは認められていますが、
いずれにしても日ごとに1分単位でタイムカード集計をするのは不可欠です。

おすすめのタイムカード集計方法は、「VWS勤怠」を利用する方法です。

社員がスマホをタップするのみで勤務時間を正確に管理することができ、
給与計算ソフトなどとの連携も可能であるため、効率的かつ確実にタイムカード集計をすることができます。

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