「営業の成果が伸び悩んでいる」
「営業担当者の負担が過剰だ」
「商談数は増えているのに成約率が上がらない」
このような課題を抱える企業は少なくありません。従来の営業スタイルに頼るだけでは、競争が激化する現在の市場環境で生き残ることは難しくなっています。
そこで注目されているのが「営業効率化」です。
近年では、インサイドセールスの導入やSFAなど営業支援ツールの活用、さらにはAIを取り入れた営業戦略の最適化が、効率化の鍵となっています。
本記事では、営業効率化を実現するための施策や最新ツールについて詳しく解説します。営業活動の生産性を高め、確実な売上アップに繋げるためのヒントを、ぜひ見つけてください。
営業効率化とは
営業効率化とは、営業活動の無駄な手間や時間を減らし、限られた人員やリソースで最大の成果を上げる取り組みのことです。営業の進め方を標準化したり、ITツールを導入したりして、営業スタッフの負担を減らしながら成約率や顧客満足度を高めることともいえるでしょう。
最近のビジネス環境では、人手不足や働き方改革の広がりにより、ただ営業スタッフの数を増やすのではなく、一人ひとりの成果を高める営業効率化が注目されています。
また、デジタル化（DX）の波に乗って、AIやクラウドサービスを活用した新しい営業のやり方も、効率化の一環として広がっています。
ただ、多くの会社が営業効率化を目指していても、実際にはいくつかの壁にぶつかっていることが少なくありません。次は、営業効率化の実現を妨げる主な要因について見ていきます。
営業効率化を阻む3つの要因
日本企業においては、長年培われてきた営業スタイルや組織文化が足かせとなり、効率化が思うように進まないケースが少なくありません。
ここでは、営業効率化を妨げる代表的な3つの要因について解説します。これらの課題を理解し、適切に対処することが、営業改革の第一歩となるでしょう。
属人化された営業活動
営業活動が特定の人物のスキルや経験、人間関係に依存すると、組織全体の効率化が難しくなります。ベテラン営業マンの勘やコツに頼った営業スタイルは、一見効果的に見えても、そのノウハウが共有されず、チーム全体のスキル向上に繫がりません。
また、担当者が休んだり退職したりした際に業務が滞り、顧客関係も途切れてしまうリスクがあります。新人教育も「見て学べ」式になりがちで、成長までに時間がかかってしまいます。
そこで問われるのは、営業のプロセスやノウハウを見える化し、組織の財産として共有できる仕組みを作ることです。
合わせて読みたい：営業の属人化が起こる原因とは？デメリットや解決法を徹底解説
煩雑な事務作業による時間ロス
営業担当者は、商談や顧客対応に集中することが求められますが、実際には多くの時間を事務作業に割かれています。見積書や契約書の作成、顧客情報の管理、営業日報の作成など、付随する業務が多く、営業活動の時間が圧迫される要因となっています。
特に、手作業でのデータ入力や紙ベースの業務が多い企業では、業務の負担が大きくなり、対応ミスや情報共有の遅れが発生することもあります。このような事務作業の増加は、営業担当者のモチベーション低下にも繫がります。
営業効率化を実現するためには、後述するように営業支援ツールやAIを導入し、事務作業を可能な限り自動化・効率化することが大切です。
データ分析不足による戦略の不明確さ
多くの企業では、日々の営業活動から生まれるデータを十分に活用できていません。どの顧客層が最も収益性が高いのか、どの商品が最も反応が良いのかなど、データに基づいた分析が不足していると、感覚や経験に頼った営業活動になりがちです。
結果として、効果の低い顧客へのアプローチや、成果の出にくい営業手法に時間を費やしてしまうことになります。
営業データを適切に収集・分析し、どこに・どのようにリソースを集中させるべきかを明確にした戦略立案が、効率的な営業活動の基盤となります。
経営者が実践すべき営業効率化戦略
以下では、実際に成果を上げている企業が取り入れている7つの効率化戦略を紹介します。これらの施策は単独でも効果がありますが、自社の課題や状況に合わせて複数の戦略を組み合わせることで、相乗効果が生まれます。
インサイドセールスを導入する
インサイドセールスとは、電話やメール、オンラインミーティングなどを活用し、社内から営業活動を行う手法です。従来の訪問型営業と比べて、移動時間の削減や一日あたりの商談数の増加といったメリットがあります。
特にコロナ禍以降、顧客側もオンラインでの打ち合わせに抵抗感が減っているため、導入しやすい環境が整っています。効果的に運用するには、アウトバウンドとインバウンドの役割分担や、訪問営業との連携体制を明確にすることです。
また、電話やオンラインでの商談スキルを高める研修も必要でしょう。顧客のニーズに合わせて柔軟に対応できるハイブリッド型の営業体制を構築することが理想的です。
リモート環境を構築する
営業活動におけるリモート環境の整備は、業務の柔軟性を高め、効率化を推進するために欠かせません。近年では、対面営業の機会が減少し、オンラインでの商談や打ち合わせが主流になりつつあります。
営業担当者がどこにいてもスムーズに業務を進められる環境を構築することで、移動時間の削減や、働き方の多様化による生産性向上が期待できます。
リモート環境を支えるためには、オンライン会議ツール、クラウド型の営業管理システムなどを活用しましょう。また、データの安全性を確保するためのセキュリティ対策も不可欠であり、社内のITインフラ整備とセットで進める必要があります。
営業情報を一元化・共有する
営業情報の一元化は、効率化の基盤となる取り組みです。顧客データ、商談履歴、見積もり情報、契約状況などをひとつのシステムで管理することで最新の情報に基づいた営業活動が可能になります。
また、営業担当者間での情報共有が促進され、成功事例や効果的なアプローチ方法を組織全体の知見として活用できるようになります。
後述するCRMやSFAなどのツールを導入する際は、使いやすさを重視し、営業担当者の入力負担を軽減する工夫が必要です。データの質と鮮度を保つため、情報更新のルールを明確にし、システムの活用状況を定期的に確認することも求められます。
業務を平準化する
営業業務の平準化とは、営業プロセスを標準化し、担当者によるバラツキを減らすことです。まず、優秀な営業担当者の行動パターンや商談プロセスを分析し、再現可能な形でマニュアル化します。
商談の事前準備から提案、クロージング、アフターフォローまで各フェーズの必要な行動や使用するツール、会話のポイントなどを明確にしておけば、チーム全体の底上げが図れます。また、顧客に対する提案資料やプレゼンテーションのテンプレート化も効果的です。
平準化により、新人教育の効率化や品質の均一化が実現できますが、過度な標準化は営業担当者の創意工夫を阻害する可能性もあるため、バランスを考慮することが大切です。
合わせて読みたい：業務平準化のカギは「可視化」！システムを使って業務効率化を目指す
業務を外注化する
営業活動の中には、必ずしも社内の営業担当者が対応する必要のない業務が多く存在します。営業リストの作成、資料作成、商談前のリサーチ業務などは、アウトソーシングすることで負担を軽減し、営業担当者が商談や顧客対応に集中できる環境を整えることができます。
特に、インサイドセールスの一部業務を外部委託することで、見込み客の育成やアポ獲得の業務を効率的に進められます。また、事務作業を外注することで、営業活動のコア業務にリソースを集中させられるため、成約率向上や業務効率化に繋がるでしょう。
外注を活用する際は、業務の質を維持するために、明確な業務フローの構築と、外部パートナーとの密な連携を心がけることが成功のカギとなります。
AIを活用する
AIの活用は、営業業務の効率化において大きな可能性を秘めています。これまで営業担当者の経験や勘に頼ってきた判断を、AIによるデータ分析で補強することで、より精度の高い営業戦略を構築できるようになりました。
例えば、過去の商談データをAIに分析させれば、成約率の高い顧客層や最適なアプローチ方法が見えてきます。これにより、見込みの低い顧客への無駄な営業活動を減らし、効果的な商談に時間を集中できるようになるでしょう。
また、営業メールの自動配信やチャットボットによる初期対応など、定型的なコミュニケーションをAIに任せることで、営業担当者は価値の高い顧客折衝に集中できます。AIは、単純作業の自動化だけでなく、データに基づいた意思決定を支援し、営業活動の質を向上させる強力なツールとなります。
営業支援ツールを導入する
営業支援ツール（SFA）は、顧客管理、商談管理、案件管理、売上予測など、営業活動に必要な機能を一元的に提供し、営業プロセスの効率化を支援します。経営者は、自社の営業スタイルや課題に合わせて適切なツールを選定し、導入と運用を推進する必要があります。
SFAを導入すれば、営業担当者は、顧客情報や商談の進捗状況をリアルタイムに把握でき、より的確な対応が可能になるでしょう。また、営業活動のデータが可視化されることで、マネージャーは、チームのパフォーマンスを把握し、適切な指示やフィードバックを行えます。
SFAは、営業活動の効率化だけでなく、営業戦略の立案や改善にも役立つ、強力なツールなのです。
営業を効率化する手順
営業効率化は一度の取り組みで終わるものではなく、継続的な改善サイクルとして捉えることが必要です。効率化を成功させるには、以下の手順を意識すると良いでしょう。
- 現状分析
- 目標設定
- 改善策の実行
- 効果測定
ここでは、営業効率化を進めるための4つの基本ステップについて解説します。
STEP1：現状分析
営業効率化の第一歩は、現状を正しく把握することから始まります。営業活動のどこに無駄があり、どの業務が営業担当者の負担になっているのかを明確にすることでこそ、改善策を導き出せます。
現状分析では、営業プロセス全体を可視化し、成約率、アポ率、商談数、対応時間などのデータを収集しながら、ボトルネックを特定しましょう。加えて、営業担当者へのヒアリングを行い、日々の業務で非効率だと感じているポイントを洗い出すことも欠かせません。
STEP2：目標設定
現状分析で明らかになった課題をもとに、具体的な数値目標を設定します。「営業効率を上げる」といった抽象的な目標ではなく、「一人あたりの商談数を週5件から8件に増やす」「提案から成約までの期間を30日から20日に短縮する」など、定量的な指標を定めましょう。
目標は短期（3か月）、中期（6か月〜1年）、長期（1〜3年）と段階的に設定し、段階的な改善を図ることが効果的です。また、目標設定の際は現場の営業担当者も交えて議論し、実現可能性とチャレンジ性のバランスを取ってください。
目標が決まったら、それを達成するための具体的な施策と、各施策の実行スケジュールも併せて計画しておきましょう。
STEP3：改善策の実行
現状分析と目標設定に基づき、具体的な改善策を実行します。改善策は、一度に全てを実行するのではなく、優先順位をつけ、段階的に実行することが肝心です。
例えば、まずは営業支援ツールの導入や、インサイドセールス部門の立ち上げなど、比較的短期間で効果が見込める施策から着手します。次に、営業プロセスの標準化や、営業担当者のスキルアップ研修など、中長期的な視点での取り組みを進めます。
実行段階では、各施策の責任者と期限を明確にし、進捗状況を定期的に確認しましょう。また、現場の営業担当者からのフィードバックを積極的に収集し、必要に応じて改善策を修正することも、効果を高める上で外せません。
STEP4：効果測定
改善策の実行後は、定期的に効果測定を行い、目標達成度を評価します。効果測定は、設定した数値目標の達成度合いだけでなく、営業担当者の行動変化や、顧客満足度の向上など、定性的な側面も評価することがポイントです。
営業支援ツールの利用状況、商談件数の変化、顧客からのフィードバックなどを分析し、改善策の効果を多角的に検証しましょう。効果が不十分な場合は、原因を分析し、さらなる改善策を検討します。
このように効果測定と改善を継続的に繰り返すことで、営業プロセスは常に最適化され、持続的な営業効率の向上に繋がります。
営業効率化に役立つツール
営業活動の効率化を実現するには、適切なデジタルツールの導入が欠かせません。営業担当者の業務をサポートするさまざまなツールが登場しています。
ここでは、営業効率化に特に役立つ5つののツールについて解説します。
CRM
CRM (Customer Relationship Management) は、顧客情報を一元管理し、顧客との関係を強化するためのツールです。顧客の基本情報、購入履歴、問い合わせ履歴、商談状況など、顧客に関するあらゆる情報を集約し、営業部門全体で共有できます。
CRMの導入により、営業担当者は顧客のニーズを正確に把握し、最適なタイミングで適切な提案を行うことが可能になります。顧客とのコミュニケーション履歴が可視化されるため、担当者不在時でもスムーズな対応ができ、顧客満足度の向上に寄与するのもメリットです。
さらに、CRMのデータを分析することで、優良顧客の特定や、マーケティング戦略の立案にも役立ちます。このように、CRMは顧客中心の営業活動を実現するための基盤となるツールです。
SFA
SFA（Sales Force Automation）は、営業活動のプロセスを自動化・効率化するためのツールです。商談管理、案件進捗管理、行動管理、売上予測などの機能を通じて、営業活動の可視化と標準化を実現します。
CRMが顧客情報の管理に重点を置くのに対し、SFAは営業プロセス自体の最適化を目的としたシステムです。営業パイプラインを視覚的に管理できるため、どの案件がどの段階にあり、いつクロージングが見込めるかを把握しやすくなります。
また、営業担当者の活動記録が自動的に蓄積されるため、成功事例の分析や、新人教育にも活用できます。
合わせて読みたい：SFAのメリット・デメリットとは？営業支援の最適な効果とは
MA
MA (Marketing Automation) は、マーケティング活動を自動化し、見込み客の育成を効率化するためのツールです。見込み客のWebサイトの閲覧履歴、メールの開封状況、セミナーの参加状況などの行動データを収集・分析し、それぞれの興味関心に合わせた情報を提供します。
MAの導入により、見込み客に対して、ベストなタイミングで最適なコンテンツを自動的に配信することが可能になり、商談機会の創出を促進します。また、スコアリング機能により、見込み客の購買意欲を数値化し、優先的にアプローチすべき見込み客を特定できます。
MAは、マーケティング部門と営業部門の連携を強化し、より効果的な営業活動を支援します。
合わせて読みたい：MA・SFA・CRMの違いとは？今さら聞けないそれぞれの役割と使い分け
生成AI
生成AIは、営業活動におけるさまざまな場面で活用できる画期的なツールです。実際にどのような業務効率化ができるかといえば、顧客ごとにパーソナライズされた提案資料や営業メールの作成、商談での会話の自動議事録化、顧客の質問に即答するためのナレッジ検索などが挙げられます。
また、過去の成約事例を分析し、成功要因を抽出したり、顧客の発言から隠れたニーズを読み取ったりする高度な分析さえ可能になりつつあります。
汎用的な用途で使えるAIとしては、ChatGPTやClaude、Geminiなどが代表的です。これらAIツールを使用すれば、営業担当者は資料作成などの準備作業に費やす時間を大幅に削減し、顧客との対話や関係構築に集中できるようになるでしょう。
ただし、生成AIはあくまでも支援ツールであり、最終的な判断や顧客との信頼関係構築は人間の営業担当者の役割である点を忘れないでください。
オンライン会議ツール
オンライン会議ツールは、リモート営業を円滑に進めるために、もはや欠かせないツール です。従来の対面営業では、移動時間や交通費が発生し、一日に対応できる商談の数に制限がありました。しかし、オンライン会議ツールを活用すれば、場所にとらわれずに商談ができます。
とりわけ、遠方の顧客との商談や初回のヒアリングでは、移動時間を削減しながら迅速に対応できるのがメリットです。また、会議の録画機能を活用することで、後から内容を振り返ったり、新人営業の研修に活用したりすることもできます。
さらに、AIと組み合わせれば、商談内容の自動要約や議事録作成を行い、営業担当者の負担を軽減できます。 AIが商談のキーワードを解析し、次のアクションを提案する機能を活用すれば、フォローアップの精度も向上するでしょう。
オンライン商談を積極的に取り入れ、AIの力を活用することで、営業活動のスピードと柔軟性をさらに高めることができます。
まとめ：営業のムダを削減！ 営業支援ツールで効率アップ
この記事では営業効率化について解説してきました。多くの企業が直面する属人化された営業活動や煩雑な事務作業、データ分析不足などの課題には、インサイドセールスの導入やAI活用などの対策が効果的です。
そして、これらの営業効率化を強力にサポートするのが、SFA（営業支援ツール）です。中でも「ネクストSFA」は営業プロセスの可視化から業務の自動化まで、効率化に必要な機能がバランスよく揃っています。
使いやすいインターフェースで現場にスムーズに導入でき、営業チームの負担を減らしながら成果を高めるのに役立ちます。営業の無駄を減らし、真の営業力強化を目指すなら、ネクストSFAを検討してみてはいかがでしょうか。
