コロナ禍を契機に、日本の働き方は劇的に変化しました。テレワークは、もはや一時的な対応策ではなく、私たちの新しい働き方のスタンダードとなりつつあります。
しかし、テレワークの急速な普及は、同時に多くの課題も浮き彫りにしました。コミュニケーションの希薄化、生産性の低下など、企業は従来の働き方では想定できなかった新たな問題に直面しているのです。
この記事では、テレワークのデメリットを深掘りし、それを克服するための解決策を紹介します。
コロナ禍を契機に、多くの企業でテレワークが急速に普及しました。総務省「通信利用動向調査」からは、2023年に約50%の企業がテレワークを導入していることが分かります。
時間や場所にとらわれない柔軟な働き方として、テレワークは新しい働き方のスタンダードとなりつつあるのです。
しかし、テレワークの定着に伴い、さまざまな課題も明らかになってきました。社員間のコミュニケーション不足による生産性の低下や、在宅勤務による仕事とプライベートの境界があいまいになるといった問題が報告されています。
こうしたデメリットを克服し、テレワークを効果的に機能させるためには、適切な環境整備が不可欠です。オンラインミーティングツールやプロジェクト管理システムなどのデジタルツールの導入をはじめ、勤怠管理の仕組みやセキュリティ対策など、包括的な体制づくりが求められます。
テレワークが普及した今日では、テレワークのネガティブな側面についても知見が溜まり、活発に議論されるようになりました。ここでは、テレワークの主なデメリットについて解説します。
テレワークでは、機密情報が社外のネットワークや個人所有のデバイスで取り扱われることが多いため、セキュリティリスクが高まります。
従業員が職場外で業務を行う際、自宅やカフェ、公共のWi-Fiを使用するケースが増えますが、こうした環境は社内ネットワークに比べてセキュリティが不十分であることがほとんどです。
もし、公共Wi-Fiのセキュリティが脆弱であれば、不正アクセスや通信の盗聴などのリスクがあります。また、個人のパソコンやスマートフォンがウイルス感染することで、企業のデータが漏洩する危険性も考えられます。
このような状況を防ぐためには、VPN（仮想プライベートネットワーク）の利用やデバイス管理ツールの導入が効果的ですが、これらの運用には追加のコストや従業員の教育が必要です。
テレワークでは、従業員同士が物理的に離れた場所で働くため、インフォーマルな雑談や対面でのやり取りをする機会が大きく減少します。例えば、会議の前後の雑談や廊下での立ち話などがなくなり、その結果、部門間の情報共有や、新しいアイデアの創出が阻害される恐れがあります。
また、緊急時の連絡や意思決定が遅れることも少なくありません。これを解消するためには、オンライン会議システムやビジネスチャットツールを活用し、定期的なコミュニケーションを行うことが求められます。
テレワーク環境では、自宅での仕事が中心となるため、集中力を保ちにくくなる人も少なくありません。自宅には、家族やペットの存在、生活音など、業務に集中する妨げとなる要因が数多く存在しています。
また、オフィスに比べ、仕事に最適な作業環境が整えられていないことも少なくないでしょう。集中力を高め、作業効率を上げるには、適切な椅子や机、照明などの環境が不可欠です。
さらに、自己管理が難しく、進捗が遅れることもあります。こうした問題に対処するためには、業務専用のスペースを確保し、スケジュール管理ツールやタスク管理ツールを活用することが効果的です。
従業員がリモートで働く場合、勤務時間を正確に把握することが必ずしも容易ではなくなります。特に、フレックスタイム制度や裁量労働制を併用していると、働いている時間や休憩時間を管理することが一層困難です。
また、従業員が自主的に労働時間を申告する制度では、過少申告や過剰申告といった不正確さが生じることも想定されます。こうした課題を克服するためには、勤怠管理システムを導入し、業務の記録を自動化する仕組みを構築することが必要です。
さらに、定期的に勤怠状況を確認し、長時間労働や未休憩が発生していないかをチェックすることが求められます。
テレワークでは、従業員がどのように仕事を進めているかを直接観察することができないため、人事評価に課題が生じます。従来では、オフィスでの働きぶりや態度などが考慮されることが多かった一方で、テレワークでは結果に基づく評価が重視される傾向があります。
そのため、業務のプロセスが評価対象から外れ、不公平感が生まれてしまうかもしれません。また、結果のみを評価する体制では、従業員の意欲を低下させるリスクもあります。
この類の問題を解消するには、明確な目標設定と定期的なフィードバックの仕組みを導入し、従業員の努力や進捗を適切に評価する体制を整えることが必要です。
テレワーク中に発生した怪我や病気が労災として認定されるには、業務との因果関係を証明する必要があります。しかし、自宅での事故や健康被害が仕事に起因しているかどうかを判断することは容易ではありません。
長時間のパソコン作業で発生した腰痛や肩こりが労災に該当するかどうかを証明するには、詳細な作業記録や医師の診断が必要となります。
また、自宅の環境で発生した事故が業務中のものであることを証明することも困難です。こうした課題に対応するためには、企業が従業員に明確なガイドラインを提供することが求められます。
テレワークの導入には、初期費用や維持費がかかる点も無視できません。従業員に業務用のノートパソコンやモバイルWi-Fiルーターを支給すると、それぞれの費用が発生します。また、セキュリティ対策としてファイアウォールやVPNの導入を行う必要があり、それに伴うライセンス料も必要です。
さらに、こうした機器やソフトウェアの使用方法を教育するための研修費用も必要となるでしょう。こうしたコストを抑えるためには、必要最低限のツールを厳選し、長期的な運用計画を立てることが大切です。
テレワーク導入時には、政府や自治体が提供するテレワーク支援の助成金などの活用を検討すると良いでしょう。
これまで説明してきたように、テレワークにはコミュニケーション不足や情報セキュリティのリスクなど、さまざまな課題があります。しかし、適切な対策と運用を行うことで、テレワークは企業に大きなメリットをもたらしてくれます。
まず注目すべきは、人材確保・定着への効果です。働き方の柔軟性が高まることで、育児や介護との両立が容易になり、これまで時間的制約で離職せざるを得なかった優秀な人材の継続雇用が可能になります。また、通勤時間の削減により、社員のワークライフバランスが改善され、結果として離職リスクの低減に繋がるでしょう。
社員の稼働率においても、前述のデメリットを適切にコントロールすることで、むしろ効率化が期待できます。通勤時間の有効活用や、オフィスでの無駄な会議時間の削減により、業務により集中できる環境が整います。また、体調不良時も自宅で軽作業が可能なため、完全な欠勤を避けられるケースも増えています。
テレワークのメリットについて詳しくは、関連記事もご覧ください。
テレワークのデメリットを克服し、メリットを享受するために必要となる対策について解説します。
テレワーク環境では、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクが高まるため、万全のセキュリティ対策が不可欠です。まず基本となるのがVPN（仮想プライベートネットワーク）の導入です。VPNにより、自宅などからでも社内システムに安全にアクセスできる環境を構築できます。
また、デバイスの暗号化やデータの自動バックアップ機能を備えたモバイルデバイス管理（MDM）ツールの導入も重要です。MDMツールによって、紛失や盗難時のデータ追跡・保護ができるようになります。
さらに、二要素認証の導入や、定期的なセキュリティ研修の実施により、人的要因によるセキュリティリスクも軽減できるでしょう。
ビジネスチャットは、テレワーク環境でのコミュニケーション不足を解消する必須ツールです。現在、テレワークを実施する多くの企業が導入しています。
ビジネスチャットは、テキストベースでのリアルタイムのやり取りを可能にし、必要な情報を素早く共有する手段を提供するツールです。
ファイル共有機能やスレッド機能により、プロジェクトごとの情報管理も容易になります。また、絵文字やリアクション機能により、対面でのコミュニケーションに近い雰囲気を作り出すことも可能です。
ビジネスチャットは国内外からさまざまなツールがリリースされていますが、知名度だけで選ぶのではなく、サポート体制や料金体系をしっかり比較し、自社に適しているかどうかを見極めることが必要です。
従業員の作業状況を把握するために、テレワーク監視ツールを導入することも効果的です。このツールは、PCの操作ログやアプリケーションの使用状況を記録し、業務時間の可視化を実現します。
ただし、過度な監視は従業員のプライバシーを侵害する恐れがあるため、導入時には使用目的や収集するデータの範囲を明確にし、従業員との合意形成が大切です。
作業時間の記録だけでなく、業務の進捗状況や成果物の管理機能を備えたツールを選択することで、より効果的な労務管理が可能になるでしょう。
Web会議ツールは、対面でのコミュニケーションを補完する役割を果たします。画面共有、リアルタイム音声・映像通信、録画機能などにより、オフィス外でもチームメンバー間の密接な連携が期待できます。
また、ブレイクアウトルーム機能を使用することで、大人数での会議でもグループディスカッションを実施することが可能です。高画質・高音質の通信により、細かな表情やニュアンスも伝わりやすくなり、対面に近いコミュニケーションが実現できます。
テレワークにおける勤務時間の管理には、専用の勤怠管理システムが不可欠です。PCのログイン・ログアウト時間と連動した勤怠記録や、業務内容の記録機能により、正確な労働時間管理が可能になります。
また、残業申請や休暇申請のワークフロー機能により、承認プロセスもスムーズに行えます。さらに、労働時間の集計や分析機能により、働き方の改善や労務管理の効率化にも活用できるため便利です。
労働基準法に準拠した管理ができるシステムを選択すれば、コンプライアンス面でも安心できるでしょう。
テレワークは新しい働き方として多くの企業で採用されていますが、その一方で、情報漏洩リスクやコミュニケーション不足、勤怠管理の難しさなど、さまざまなデメリットが課題として浮き彫りになっています。これらの課題を解決し、テレワークを成功させるためには、適切なデジタルツールの導入が不可欠です。
私たちが提供するビジネスチャットツール「JANDI」は、テレワーク時代のコミュニケーションを革新するために開発されました。
JANDIは、リアルタイムチャットやタスク管理、ファイル共有をひとつのプラットフォームでシームレスに実現し、チーム全体の連携を強化します。
当ツールを活用すれば、テレワークにおけるコミュニケーションの課題を解消し、生産性を向上させることができます。ぜひ、JANDIで新しい働き方を実現してください。