テレワークを導入するためには、
必要な準備や正しい導入手順を理解して、
効果的なツールを活用することが大切です。
とはいえ、初めてテレワークを導入する企業にとっては
「どこから手を付ければよいのか？」
「そもそもテレワークを導入することでメリットはあるのか？」
「どのような手順で進めればよいのか？」
などなど、分からないことが山ほどあるのではないでしょうか？
この記事では、テレワーク導入の効果を紹介したのちに、
テレワークを導入するために必要なことや準備の進め方について解説します。
おすすめのクラウドツールについても紹介しているので、
テレワークの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
テレワーク導入の効果
実行されているかどうかはともかく「働き方改革」は、
一般的に広く普及しました。
その働き方改革を実現するための代表的な手法の一つが、
場所を問わず働くテレワークの導入です。
しかし、従来の勤務スタイルに慣れ親しんだ経営者や、
企業の担当者にとっては「テレワークを導入することで、
なぜ働き方改革ができるの？」という疑問も感じられることでしょう。
この章では、テレワーク導入の効果について解説します。
1-1. 生産性向上
テレワーク導入による効果として期待されるのは、生産性の向上です。
具体例を紹介します。
・営業や顧客のサポートなど、
外出の多いスタッフはオフィスに出勤せずに直行直帰したり、
顧客先近くのカフェなどで事務作業をしたりすることで、
移動の時間を最小限に抑えられる
・本来は家庭の事情などで通勤できない従業員を、
在宅ワーカーとして活用することができる
・無駄な会議の削減などにより、
一人ひとりが集中して作業に取り組める
これらの結果として、生産性を高める効果が期待できます。
1-2. コストの削減
テレワークは、コストの削減にも効果を発揮します。
削減項目の具体例を紹介します。
・書類が紙からデジタルに変更することで、用紙代・コピー代が削減できる
・スタッフの会社までの交通費
・最小限のスタッフしか出社しないことや、紙の保管スペースが減ることで、
事務所のスペースが小さくても間に合うようになり、安い賃料でテナント物件を借りられる
コスト削減が求められている企業にとっても、メリットの大きい働き方と言えるでしょう。
1-3. 多様な働き方をサポート｜離職率の低下
テレワークは、多様な働き方のサポートにもつながります。
具体的には、次のような例が想定されます。
・育児・介護・仕事を両立したい人でも、
在宅や自宅近くのワーキングスペースなどで、仕事を進めることができる
・オフィスから離れたスタッフを雇用して、
遠隔地で働いてもらうことができる
・通勤が困難な高齢者や障がい者を、労働力として活かせる
多様な働き方を認めることは、従業員のロイヤリティ（忠誠心）アップにもつながり、
離職率を低下させる効果があります。
参考：一般社団法人新潟経済社会リサーチセンター「働き方改革の現状と推進のポイント」
1-4. BCP対策につながる
テレワークは、有効なBCP対策の一つでもあります。
BCP対策とは、大規模な自然災害やテロ・疫病の大流行などにより、
事務所が大きな損害を受けた時にでも、重要業務を通常通り継続するための対策を指します。
2020年では新型コロナウイルスの対策として、
フレックスタイム勤務や、在宅ワークへの切り替えをしている企業が多くいます。
この対応こそが、典型的なBCP対策と言えます。重要なポイントは、
いざという時にスムーズな対応がとれるよう、
あらかじめリスクを想定した対策をまとめておくことです。
テレワークを導入すると、BCP対策に次のような効果が期待できます。
・スタッフが会社に通勤できなくても、在宅で事業が継続できる
・資料のデジタル化により、本社が倒壊して紙の資料が被害を受けたとしても、
デジタルの資料を残すことができる
あらかじめテレワークを導入しておけば、災害が起こったその次の日から、
テレワークの比重を高めるなどして、スムーズに非常時の勤務体制に移行できます。
テレワークを導入するために必要なこと
テレワークを導入するためには、必要なことがいくつかあります。
ここで紹介する3つのポイントを押さえずに、
ただ「テレワークを導入する」としても、
結局現場が混乱してしまうだけになってしまいがちです。
現状と照らし合わせながら、チェックしてください。
2-1.クラウドサービスや情報共有ソフトの導入
テレワークを導入するためには、
社員の自宅やコワーキングスペース・カフェなどで、
オフィスと同じ仕事ができる環境を設定しなければなりません。
そのためには、クラウドサービスなどのインターネットツールの導入が必要です。
テレワーク導入のために必要なツールには、次のようなものがあります。
・社員間のスムーズな連絡を可能にする、社内チャットツール
・オフィスに出勤しなくても社員が会議に参加できる、Web会議ツール
・上司の目が届かないところに社員がいても、
勤務しているかどうかを確認できる、勤怠管理ツール
※当社が提供しているクラウドシステム
「VWS（ビジョンワークフローシステム）勤怠」を導入すると、
タイムカードを使用しなくても、PCやスマホで勤怠管理などの便利機能が使用できます。
勤怠管理だけではない、テレワークの導入を実現しやすくするための機能も盛りだくさん！
◆VWS勤怠の主な機能
・残業時間の集計
・カレンダー共有機能（カレンダーを社員同士で共有できます）
・社内稟議・経費精算システム（Web上で簡単に稟議や経費精算の手続きができます）
VWS勤怠の料金は1ライセンス220円（税込み）／月～です。
VWS勤怠の詳細は、こちらのページにてご確認ください。
2-2. セキュリティ対策をまとめる
テレワーク導入の際には、セキュリティ対策についてもまとめる必要があります。
社員が、自宅や外出先から社内のネットワークにアクセスするので、
細かな対策をまとめないと、情報漏洩などの大きな事故につながる可能性があるためです。
セキュリティ対策をまとめる際には、次の刻目についてまとめる必要があります。
◆ルール
社内のデータを使用する際や、端末使用時のルールなどについて、規定する必要があります。
例えば、社内のネットワークにアクセスする際には、
フリーWi-Fiを使用してはならないなど、規則によって社内のセキュリティを守ります。
◆技術
一般的に「セキュリティ対策」といえば、技術の面がイメージされると思います。
ウイルス対策ソフトやファイアーウォールの導入、
PCやサーバーを最新の状態にアップデートすること、
セキュリティ面に優れたインターネットサービスを利用する、などです。
◆物理
物理的なセキュリティ対策とは、オフィスビルの監視カメラ設置や、
PCの盗難防止などの対策のことを指します。
テレワークを導入すると、スタッフの自宅やコワーキングスペースでの盗難対策が必要になり、
画面ののぞき見防止設定・パスワードの設定・書類の管理ルールの設定などが必要になります。
2-3.導入前の研修
テレワークにスムーズに移行できるようにするためには、導入前の研修が不可欠です。
・どのような業務を担当するのか
・ツールの使用方法（会社との連絡や出退勤管理など）
・勤務条件
などについての研修を実施します。
研修はテレワーク勤務者だけではなく、全社員に対して実施します。
全員に対して一致することで、連携がスムーズになるだけでなく、
労働条件に対する誤解や不公平感が生じにくいためです。
テレワーク導入の手順や進め方
テレワークのメリットや導入時のポイントについては、
ある程度イメージしていただけましたでしょうか？
この章では、テレワークの具体的な導入手順について解説します。
3-1. 手順①導入目的の明確化と現状把握
テレワーク導入のために最初に行うべきことは、目的の明確化と現状把握です。
最初に、なぜテレワークを導入するのか？を
自社として明らかにしないことには方向性が定まらず、導入がうまくいきません。
また現状の業務内容を踏まえて、テレワークが可能なものと、
オフィスで作業すべきものとの切り分け・人員の配備・導入に向けてどのような課題があるのか？
などをイメージする必要があります。
3-2. 手順②導入スケジュールを策定する
続いて、いつまでにどのような流れでテレワークを導入するのか？
といった導入スケジュールを策定します。
テレワーク導入は多くのスタッフを巻き込むものであり、
やるべきことも多いのでスケジュールに沿って進めていかないと、先延ばしになってしまうこともあります。
スケジュールを策定することが、テレワークをスムーズに導入するための近道です。
3-3. 手順③就業規則や勤怠管理のルール作り
テレワークでの仕事内容や方針がある程度定まったら、
就業規則や勤怠管理のルール作りを行います。
例えば、自宅から取引先に直行する場合の交通費の生産方法や、
在宅勤務スタッフの休憩の取り方など、従来の就業規則やルールでは、
対応できない点が多数生じる可能性があるためです。
3-4. 手順④必要なサービスの導入
業務内容やルール・報告・連絡手段などを照らし合わせて、必要なサービスを導入します。
選定の段階では、コストや機能も重要ですが、
すべてのスタッフにとって使い勝手が良いことも重要です。
そのため、利用者となるスタッフの意見も聞きながら、導入を進めると良いでしょう。
ツールの提供者には様々な会社があるので、運営のサポートが受けられる業者がおすすめです。
3-5. 手順⑤運用＆見直し
テレワークに必要な体制が整ったら、実際にテレワークを導入します。
・不都合が生じないかどうか
・業務効率は悪くないか
・セキュリティなどのリスクは生じていないか
など、実際に導入してみないと見えてこない問題もあるので、
アンケートやWeb会議などを使って改善点を改めながら、
運用体制をブラッシュアップしていくことをおすすめします。
導入事例
テレワーク導入の際の重要なポイントの一つが、
全てのスタッフがツールを迷わずに利用できるかどうか？ということです。
システムの使い勝手が良いかどうかは、どのような状況でも重要な要素ですが、
テレワークの場合は、社員の多くが自宅や外出先からシステムを利用するため、
使い方が複雑だったり、導入時に、サポートが充実していないツールを導入してしまうと「使いこなせない」からです。
上で紹介した「VWS勤怠管理」を導入した企業の導入事例でも、
担当の方は「システムと聞いて、苦手意識があり不安でした」と最初話されていました。
しかし、ツールそのものの使い方の分かりやすさと、
当社の導入サポート、運用後の要望への対応などにより、
今では、VWS勤怠をしっかりと業務に活用しています。
まとめ
政府が推進しているテレワークには、次のメリットがあります
・生産性向上
・コスト削減
・多様な働き方をサポート
・多様な働き方をサポート
・BCP対策につながる
ただし、テレワークを導入してこれらのメリットを得るには、
適切な準備をして、正しい手順で導入を進める必要があります。
特に重要なポイントは、多機能で使い勝手の良いツールの導入です。
私たち株式会社ビジョンが提供する「VWS勤怠」は、
導入や運用のサポート・要望への対応も臨機応変に行っています。
初めてテレワークを導入しようとする企業担当者の方は、
ぜひご検討いただけると幸いです。