電子契約書を導入したものの、保管方法がこれで合っているのか不安に感じる企業は多くあります。電子帳簿保存法は2022年改正と2024年の完全義務化を経て、実務で確認すべきポイントが変わっています。この記事では、保存方法の基本から法令要件と運用の注意点まで、初めて担当するかたでも分かりやすく整理します。
電子契約書の保管方法は、電子データのまま保存する方法と紙の契約書をスキャンして電子化する方法の2つに分かれます。どちらを選ぶかによって満たすべき要件が異なるため、自社の状況に合った手段を把握しておくことが大切です。
では、それぞれ詳しくみていきましょう。
メールやクラウドサービス、電子契約システムなどを通じてやり取りした契約書は、受け取ったデータをそのまま電子データとして保存するのが原則です。電子取引で授受した電子契約書は、紙に印刷しても原本とはみなされないため、電子データの状態を維持する必要があります。
保存先としては、電子契約サービス上のクラウドストレージや社内のファイルサーバーが一般的です。クラウド型の電子契約サービスであれば、災害や事故で本社が被害を受けても契約書自体はクラウド上にあるため、消失リスクを低減できるのもメリットといえるでしょう。
すでに紙で締結した契約書を電子化したい場合は、スキャナで読み取ってデータとして保存する「スキャナ保存」が選択肢になります。200dpi以上の解像度とカラー読み取りに対応していれば、スマートフォンやデジタルカメラでの撮影も認められています。
ただし、スキャナ保存したデータの扱いは税務保存の要件と、契約実務上の証拠管理を切り分けて考える必要があります。万が一、契約の真正性について争いになった場合に備え、運用方針が定まるまではスキャン後も紙の原本を保管する運用を検討しましょう。
なお、電子契約のメリットや仕組みについて詳しく知りたいかたは、合わせてご覧ください。
電子契約書を適法に保管する上で欠かせないのが、電子帳簿保存法への対応です。電子帳簿保存法の説明は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2類型で整理されることが多く、本章では実務で理解しやすいように4項目に分けて解説します。単にPDFファイルとしてサーバーに保存するだけでは、民法や電子署名法上は有効でも、電子帳簿保存法の要件を満たさず税務リスクが生じるおそれがあります。
真実性を確保する方法として、タイムスタンプが付与されたデータを受領する、受領後速やかにタイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステムで保存する、改ざん防止のための事務処理規程を整備する――これらいずれか1つ以上の措置が求められています。
タイムスタンプの役割やしくみを詳しく確認したい場合は、「電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？仕組み・要件・不要なケースを解説」の記事も参考になります。
納税地や事業所にあるパソコンやプリンターからネットワーク経由でアクセスでき、契約書の内容を画面上で確認したり、紙に出力したりできる状態を保つことが必要です。税務調査時に「ディスプレイが空いていないので見せられない」では見読性が認められないため、機器の台数にも配慮しておきましょう。
取引年月日・金額・取引先の3つの項目で検索できる状態にしておくことで、検索機能の要件を満たせます。さらに、税務職員からデータのダウンロードを求められた際に対応できれば、範囲指定検索や項目の組み合わせ検索の要件は緩和されるため、自社の対応範囲を確認しておくと良いでしょう。
保管場所にパソコン、ディスプレイ、プリンターなどを備え付け、画面・書面に速やかに表示・印刷できる状態を整えておくことも要件のひとつです。操作マニュアルやシステムの概要書も用意しておく必要があります。
電子契約書の保管期間は、紙の契約書と同じ法定期間が適用されます。電子データの契約書であっても、会社法では10年、法人税法では7年の保管義務が課されている点を押さえておきましょう。
また、青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じた場合は、保管期間が10年に延長されるため、該当しないかどうかも合わせて確認が必要です。
個人事業主については所得区分や帳簿の種類で保存年数が分かれます。例えば、白色申告者の法定帳簿は7年、請求書・領収書などの書類は5年です。また、業務に係る雑所得の前々年収入が300万円を超える場合、現金預金取引等関係書類は5年保存が必要です。
保管期間を過ぎたデータの取り扱いや証拠力の維持に不安がある場合は、「電子契約の有効期限切れ対策｜10年後も証拠力を低コストで維持する方法」も参考にしてみてください。
電子帳簿保存法は2022年に大きく改正され、電子契約書の保管ルールにも影響が及びました。ここでは、実務への影響が大きい3つの変更点を確認しておきましょう。
改正により電子取引のプリントアウト保存が禁止され、電子データのみでの保管が義務付けられています。メールやクラウドサービスでやり取りした契約書を紙に出力して保存するだけでは、対応したことにならない点に注意してください。
なお、電子取引データの保存は2022年改正でルールが大きく見直され、2024年1月1日から完全義務化されています。その上で、一定の要件を満たす場合には猶予措置が適用されるケースもあります。
電子帳簿保存法に対応しないとどうなるかを把握しておくと、リスク管理に役立ちます。
改正前は複数の条件で検索できる体制が求められていましたが、改正後は取引年月日・金額・取引先の3項目に絞られました。税務職員へのデータダウンロード対応がなされていれば、範囲指定や組み合わせの検索要件も不要となり、中小企業でも対応しやすくなっています。
改ざん防止措置はタイムスタンプだけでなく、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用や、事務処理規程の整備でも対応できます。さらに、タイムスタンプを付与する運用を採る場合も、付与期限は「最長2か月と概ね7営業日以内」の選択肢があり、以前より運用に余裕が生まれています。
要件を満たした"つもり"でも、実際には不備があるケースがあります。ここでは、よくある3つの落とし穴を取り上げます。
パソコンのフォルダに無秩序に保存するだけでは電子帳簿保存法の要件を満たせず、税務調査で否認されるおそれがあります。ファイル名に取引先名や契約日を含めたり、検索用の管理台帳を整備したりと、運用面のルール設計が欠かせません。
紙の契約書と電子データを併用する場合、どちらが正式な契約書であるかを社内規程で明確にしておくと安心です。両方を原本扱いにしてしまうと、改訂や更新時に齟齬が生じる可能性があるため、運用開始前にルールを明文化しておきましょう。
バックアップデータの保存は電子帳簿保存法の直接要件ではないものの、急なデータ消失に備えた体制整備は有効です。クラウドサービスを利用していても、定期的なバックアップ取得やベンダーの障害時サポート範囲の確認はおこなっておくべきです。
ここまで見てきたとおり、電子帳簿保存法の要件を自社のみで整備するには、検索機能やタイムスタンプ対応、アクセス環境の構築など、手間がかかります。電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを利用すれば、多くの要件を仕様上サポートできるため、運用負担を軽減しやすくなります。
例えば、契約書の締結から保管までをひとつのサービスで完結させれば、ファイル名のルール設計やタイムスタンプの付与を自動化でき、担当者ごとの属人的なミスも防ぎやすくなります。公開鍵暗号方式を用いた電子署名や通信の暗号化などでセキュリティ対策がなされているサービスを選べば、情報漏えいリスクへの対策にもつながります。ただし、最終的な法令対応は自社の運用体制にも左右されるため、導入後のルール整備も合わせて進めましょう。
電子契約書の保管では、電子帳簿保存法の要件を満たすことと社内ルールを整備することの2軸が欠かせません。2022年改正で検索要件やタイムスタンプ要件が緩和され、電子取引データ保存のルールが大きく見直されました。さらに、猶予期間を経て2024年1月1日からは電子取引データ保存が完全義務化され、対応すべきポイントがより明確になっています。