普段使用している契約書の種類、またどれくらいの頻度や枚数でやり取りされていますか？

契約先は主にエンドユーザー様で「工事請負契約書」を取り交わしています。年間で150件ほどの契約書を扱っていて、工事金額や工期・補償などに関する細かな取り決めを行います。

導入前の運用方法を教えてください

リーガルサインを導入するまでは、紙の契約書を2通作成し、印紙を貼り、郵送または対面でお渡しして署名捺印をいただき、ご返送いただくというフローでした。原本とコピーはそれぞれファイリングして各拠点に保管していました。

導入前にお持ちだった課題を教えてください

郵送料金が上がったこともあり、郵送代が高くなりました。また印刷の手間や、印紙代がかかることもかなりの負担でした。印紙代に関しては、契約金額が上がるほど、印紙代も高くなるのでかなりの負担になっていました。郵送でのやり取りに関しては、締結までに1週間以上かかることもあり、工期が迫る中でのスピード感も課題でした。また返送漏れや記入ミスによる書類の再作成・再送も少なくなく、紙での保管ということで、保管スペースの圧迫と書類紛失のリスクも常にありました。

電子契約に対するセキュリティや法的な不安はありましたか？

導入前は「電子契約って法的に大丈夫なの？」という声も社内にはありましたが、担当者さんの説明やサポートが丁寧だったので、電子署名・タイムスタンプの法的効力に納得して導入できました。

リーガルサインを導入して、どのような効果がありましたか？

郵送の場合の締結終了までの時間が平均1週間から1～2日に大幅に短縮できました。さらに印刷・郵送コスト、印紙代・紙のファイリングにかかる人件費など大幅にコストが削減できました。また、クラウドで契約書を一括管理できることで検索性・閲覧性も向上し、社内の契約管理の効率が格段にアップしました。

社内外の関係者の反応はいかがでしたか？

社内からは「これでようやく紙のやり取りから解放される」と非常に好評でした。お客様の中にはご年配の方も多くいて、不安を感じられる方もいらっしゃいましたが、スマホでも簡単に署名できる点をお伝えすると、思った以上にスムーズにご署名いただけました。

サポート・操作面で困ったことはありますか？

こちらの理解度や実務フローを理解してくださり、導入時から運用まで、非常に丁寧かつ迅速なサポートをしていただけたので、安心して利用を開始できました。導入後も不明点を問い合わせるとその日のうちにご回答いただけて、スピーディーに対応してくださいました。

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