ペーパーレス化に不可欠なツール導入のポイントと押さえておきたい種類

働き方改革
クラウドサービス
LINEで送る
Pocket
LinkedIn にシェア

ペーパーレス化を実現するには、効果の高いツールの導入が不可欠です。
多くの企業でペーパーレス化の取り組みが進んでいるなか、ツール導入によってさまざまなメリットがある一方で次のような疑問を抱えている方もいるのではないでしょうか。

・いろいろあるなかでどのようなツールを導入すべきなのだろうか?
・ペーパーレスツールを導入することで本当にメリットはあるのだろうか?
・ペーパーレス化を進める際の注意点とは?

ペーパーレス化はテレワークとの親和性も高く、重要なポイントを押さえてペーパーレス化に取り組むことで、業務効率の効率化に大きく成功している企業も少なくありません。

この記事ではペーパーレス化に重要なポイントを押さえていただけるよう、ペーパーレス化ツール導入のメリットや注意点、さらにペーパーレス化に有効なツールの種類について解説します。

 

この記事の目次


ペーパーレスツール導入の4つのメリット

最初に、ペーパーレスツール導入における4つのメリットについて解説します。

紙を使用していたときに比べた業務効率化や紙ならではのよくある問題の解決にもつながります。

1-1.  業務効率の向上

ペーパーレス化ツールの導入における最大のメリットは、業務効率の向上です。

ペーパーレス化がどのように業務効率を向上させるのかについて、ポイント別に紹介します。

・データ検索性の向上

フォルダの分類や、タイトル名の付け方について一定のルールを設けることで、必要な情報を瞬時に探し出せるようになります。

また、OCR機能などを利用することで、データの中に記載されている単語や文章を拾って検索することもできます。

・手間の軽減

紙媒体の書類のように、ファイリングをしたり、書棚に片づけたりする必要がなくなります。

・データ更新が容易

書類の内部の書き換えをする際に、書類の一部を書き換えて上書き保存をするのみで新たなデータを作成することができます。

また、法令や税率の変更などがあった際に、クラウド型のツールであれば、提供者側にて自動的に新たなルールの下でのフォーマットを作成してもらえるので、切り替えをスムーズにおこなうことができます。

1-2.  多様な働き方をサポート

ペーパーレス化を実現することで、場所にとらわれない働き方が可能になります。

その結果、働き方改革を実現するための多様な働き方に対応できるようになります。

・テレワーク

ペーパーレス化を実現することで、社員はどこにいてもインターネットを通じて業務を遂行するために必要なデータにアクセスできます。

また、取引先や顧客へのデータ送信なども容易です。

・フリーアドレス制

オフィスでの働き方に関しても、場所を選ばずに業務を遂行できるようになることで、フリーアドレス制導入の土台にすることができます。

フリーアドレス制を導入すると、社員全員のデスクを用意しなくてもよくなるため、スモールオフィス化を目指すことも可能です。

1-3.  コスト削減

3つ目のポイントは、コスト削減です。

・用紙代や印刷コストの削減

紙媒体を使用する際の用紙代や印刷コストを削減できます。

・省スペース化

紙媒体の資料や書類の保管スペースを省略や、フリーアドレス制などを活用したオフィスのスモール化によって、小規模のオフィスに移転をすることで賃料や光熱費などを低減できる可能性があります。

1-4.  BCP対策

BCP(Business Continuity Plan)対策とは、「事業継続計画」のことを指します。

自然災害やテロなどの、事業継続が困難な状況が発生したときでも、根幹業務の事業を継続できる体制を整えておくことです。

例えば、紙媒体では火災や大地震などの大規模な自然災害で本社が大きなダメージを受けたときに、データが消失してしまう可能性があります。

対してクラウド型のツールを導入すれば、クラウド上の複数拠点でバックアップが摂られるため、データ消失のリスクを軽減できます。

クラウド型ツールは電源が確保できないとデータが読み取れないなどの弱点もあるため、必要に応じて紙媒体を併用するなどの対策が必要なケースもあります。

ペーパーレスツール導入時に注意すべき3つのポイント

うまく取り組めば取り組むほど、コスト削減や業務効率化といった多くのメリットが受けられるペーパーレス化ですが、それと同時に「反対にペーパーレス化を導入して失敗するパターンはないの?」という懸念を感じている方もいるかもしれません。

そこで、この章ではペーパーレス化導入時に注意点すべきポイントについて解説します。

2-1.  従業員のセキュリティ教育

ペーパーレス化のツールを導入すると、スタッフが自宅やカフェなど社外から社内のネットワークにアクセスできるようになります。

ペーパーレス化によって便利に情報を引き出せる一方で、次のようなリスクが存在します。

・悪質なソフトウェアに観戦したスマホで情報にアクセスしたことにより、自社のネットワークがウイルスに感染する

・社外秘や個人情報などの機密情報を、のぞき見される

・社員がスマホやタブレット端末を紛失して、データを流出させてしまう

ペーパーレス化ツールにはセキュリティ対策が施されている場合でも、利用者の不注意によってセキュリティ被害にあうことはあるため、教育の徹底が必要です。

2-2.  費用対効果の検証

実務に当たる社員の考えや現状を把握してから導入しないと、業務が非効率になってしまったり、オーバースペックなツールを導入してしまったりする危険性があります。

費用対効果に見合わないケースとして、次のような例が挙げられます。

・テレワーク導入後、小さなオフィスに移転したが、狭すぎて作業をするのに多くの不都合が生じてしまう

・ほとんどの社員がツールを使いこなせていない

2-3.  ツールの選定

多くのツールの中から自社に合ったツールを選定することも大切です。

そのためには、自社の課題や業務内容の把握・自社のスタッフや業務の現状の把握・業界の他社の動向などを把握する必要があります。

自社に最適なツールを導入しないと、せっかくペーパーレス化を目指しても効果的な取り組みにはならないでしょう。

ペーパーレスを実現するためのツールの種類を5つ紹介

最後に、ペーパーレス化を実現するためにどのようなツールを導入すべきなのかについて解説します。

これまでの業務を見直すと、かなり広範囲で紙媒体の書類が使用されていると思います。

そのため、ペーパーレス化の取り組みをおこなう際にも、一つのツールのみで全て完結するという事ではなく、必要な業務に応じてツールを選定するかたちをとることが多いです。

一度に全ての項目で導入を目指すというよりも、取り組みやすいツールから導入するという方法もあります。

3-1.  情報共有ツール

情報共有ツールとは、業務の進捗状況や、顧客管理・社内のコミュニケーションなど、ビジネス上のあらゆる情報を伝達して共有するためのツールです。

グループウェアや社内チャット・顧客管理など、さまざまなツールがありますが、重要なポイントは以下の点です。

・社員がいつでもどこでも手軽に情報を発信し、チーム内で共有できること

・リアルタイム性が非常に高い事

情報共有ツールを活用することで、物理的に場所が離れていても「報告・連絡・相談」を徹底することができます。

特におすすめのツールは「JANDI」です。

JANDI」は、月額400円から利用できるビジネスチャットツールです。

誰でも利用可能な簡単操作で、チーム内の情報共有を実現できるツールであり、導入企業にて社内でのメール82%低減、業務効率56%アップの実績があります。

3-2.  Web会議ツール

Web会議ツールは、オンライン上で会議やミーティングをしたりするためのツールです。

代表的なツールとしてはZoomが挙げられます。

Zoomを使用すると、互いに顔を見ながら(PCやスマホの画面)、必要に応じて書類やPCの画面を共有したり、仮想上のホワイトボードに書き込みをしたりしながら、会議を進めることができます。

3-3.  電子署名

電子署名とは、社内稟議や契約書などの書類に捺印をするためのツールです。

電子署名を活用すれば、上司がどこにいても決済のための印鑑を押すことができるため、ビジネスのスピードが向上させられます。

また、取引先との契約書の締結についても、オンライン上で完結できます。

また、契約書の締結については、書類送付の手間や送料を軽減することにもつながります。

3-4.  ストレージサービス

ストレージサービスとは、Googleドライブのようにインターネット上に書類やデータを保管するためのツールです。

そもそも、ストレージとは保管庫を意味する言葉です。

ストレージを利用することで、重要データをインターネット上に保管し、社員のメンバーで共有できるようになります。

3-5.  勤怠管理ツール

勤怠管理ツールを導入することで、社員の労働時間や残業時間、休日などをインターネット上で管理できるようになります。

紙媒体のタイムカードの代わりをオンラインでおこなうといったイメージです。

オンラインでおこなうことにより、次のメリットがあります。

・テレワークの社員は、スマホをタップするだけで出退勤を報告できる

・手軽にデータを保管できる

勤怠管理をおこなううえで、特におすすめしたいツールが「VWS勤怠」です。

VWS勤怠」は、月額200円から利用できる、使いやすさにこだわった勤怠管理ツールです。

給与計算システムとの連携も可能なので、テレワークのスタッフの社員一人ひとりの労働時間の把握に加え、経理部門の業務効率化にも効果的です。

まとめ

ペーパーレス化に取り組むことは、業務効率の向上やコストの削減に大きな効果が期待できます。

行政主導の働き方改革の推進や厳しい小環境など業務効率化が不可欠という状況下において、ペーパーレス化は安価なクラウドツールの導入などにより段階的に実現できる手法であることから、今回紹介した内容はとても取り組みやすいと思われたのではないでしょうか?

ペーパーレスツールの導入には、現場の状況や考えを尊重したうえで、使い勝手がよく効果の高いツールを選定しないと逆に効率が落ちるというリスクがあります。

ペーパーレス化を実現するためのツールとして、「JANDI」や「VWS勤怠」は安価で使いやすく、高い実績を誇っているという点でとてもおすすめです。

ぜひ気軽にお問い合わせください。

ビジネス向けSNS JANDI 新規登録無料
VWS勤怠 低価格で安心