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上司に褒められる会議の進め方とは?円滑に進めるポイントを抑えよう!

働き方改革

会社では日々さまざまな会議が行われます。
会議ばかりで自分の仕事が進まないこともあると思いますが、
その会議は本当に必要なのでしょうか?

また、会議中は熟睡している人や参加しても意見も言わず、
話し手の独演会になっていることもあるかもしれません。

会議には必ず目的があり、その目的を意識して会議を進めることで非常に有意義な時間となります。
ここでは、上司に褒められるような会議の進め方や、円滑に会議を進められるポイントを紹介していきます。

この記事の目次

会議は種類ごとに目的が異なる

まず会議とは何なのか、
何のために行っているのかを考えてみましょう。

会議の目的を考えると、さまざま意味合いの会議が存在することがわかります。
例えば、営業会議や報告会といった業務の進捗状況を共有する「情報共有型の会議」や、
各部署での新規サービスやアイデア出し(ブレインストーミング)を
行い問題点などを提案する「議論会議」があります。

また、経営会議や役員会議で、会社の経営状況と問題点を
従業員にトップダウン(上意下達)していく「意思決定会議」などもあるでしょう。
ここでは目的が異なる会議の種類について説明していきたいと思います。

・情報共有を行う「情報共有型の会議」
・アイデアや意見を出し合う「議論会議」(ブレインストーミング)
・物事を決定するための「意思決定会議」

1-1【会議の進め方①】情報共有型の会議

情報共有を行う会議とは、参加者が自分の業務の進捗状況や会社の経営状態などを報告し、
情報を共有する定例会議や営業会議などのことを言います。
情報共有を目的としているため、たくさんの情報が共有できれば会議自体は活発なものになります。

ただし、毎週・毎月定期的に行われ参加者も変わらないため、マンネリ化し易くなるというデメリットがあるのも事実。
マンネリ化させないためには、進行役が目標を設定したり参加者に意見を求めることで、
議題を掘り下げて積極的に、より良い情報共有を行える場にする必要があるでしょう。

1-2【会議の進め方②】アイデアや意見を出し合う「議論会議」(ブレインストーミング)

議論会議とは、問題提起やアイデアを出し合い、
参加者が議論し合うことを目的とした会議で、代表的なものは開発会議などがあります。
議論会議は、たくさんの問題点や意見アイデアなどを、活発に出し合うことを目的としています。
議論会議のポイントは、その場で反対意見や結論を出してしまおうとせず、すべての意見を大切にし、
最終的にすべての意見をまとめることで、
より良いサービスや新商品の開発、
会社の問題解決を考える会議を心がけることです。

1-3【会議の進め方③】物事を決定するための「意思決定会議」

意思決定会議の代表的なものとして、経営会議や役員会議といった、会社の重要な人物が行う会議があります。
情報共有会議や議論会議の情報をもとにディスカッションし、
組織全体に指示や伝達を行うための重要な会議なので、
参加者全員がどれだけ納得できたかが重要になるでしょう。

円滑に会議を進めるために「ファシリテーション」のスキルを活用

それでは、会議を円滑に進めるためには何が重要でしょうか?
会議は複数の人が集まり意見交換するため、時として話があらぬ方向に向くことも多々あると思いますが、
このような状況で「ファシリテーション」のスキルが活かされます。
ファシリテーション(facilitation)とは、
複数の人が集まって行う活動(会議やサークル)などが、スムーズに効率よく進められるようにサポートをすることです。

会議におけるファシリテーションとは、あくまでも中立的な立場で、
会社にとって意味のある会議にしていくことが可能なスキルです。

参加者全員が発言できるような雰囲気を作ったり、出てきた意見やアイデアを簡潔にまとめたりしながら、会議を進行させます。
ファシリテーションを行う人はファシリテーターと呼ばれます。会議を熱く盛り上がらせ、
そこで出てきた意見を上手にまとめていく上で欠かせないスキルともいえるでしょう。
ファシリテーションのポイント4つを以下でご紹介します。

2-1 場のデザイン

参加者が自由に話し合いを行っても良い会議はできません。
そこで、ファシリテーションの役割の1つである「場のデザイン」を使ってみましょう。
場のデザインとは、事前準備にあたりその会議に必要な「人」を
「どんな目的」で集め、会議の進め方を考えていくことが大事になります。

参加者には事前に、どのようなことを話し合うのか、
なぜ会議を開くのかを伝えておき、意見を準備してもらうことが重要です。
参加者数によって会議室の広さも考える必要があり、
広すぎや狭すぎなど窮屈な印象の会議にならないようにしましょう。

2-2 対人関係

対人関係は会議に重要な要素の1つです。
あの人とは気軽に話せるが、あの人は苦手で気軽に話せないなど、
対人関係はコミュニケーションに影響を及ぼします。

この状況で会議を行った場合、意見が活発に出ないため、
有意義なものにはならないでしょう。

ファシリテーションは、参加者が良い意見を出せるような雰囲気作りも役割の1つです。
参加者の意見をよく聞き、
その意見を復唱したり意見を受け止めてから質問する、といったスキルが必要になります。
参加者の態度や顔色をうかがいながら中立的な立場で、
より良い会議ができるような対話スキルを磨きましょう。

2-3 構造化

構造化とは、同じような意見をまとめることで、
今何が議論されていて重要な問題は何なのかを再確認することです。

構造化の目的は、参加者に会議の目的を共有させて改めて違う意見を出してもらう事です。
意見をホワイトボードに書き出したり図にすることで、
対立する意見をわかりやすく示し、参加者の認識を一致させることが重要になります。
意見が偏ってしまうと会議の意味がなくなるため、
参加者の認識を都度確認しながら進行すると良いでしょう。

2-4 合意形成

ここが一番の力の見せ所です。

会議中さまざまな意見が出る中で、最終的にはまとめる必要があります。
会議が長引き結論が出ないまま「じゃあ、次の会議で結論を出しましょう。
いったん、持ち帰ってまとめてきます」では時間の無駄になります。

実際のところ、さまざまな方法を試みても、全員合意の会議は至難の技です。
その中でファシリテーターの重要な役割になるのが、
例えば出た意見のメリット・デメリットをまとめて、
デメリットが多い意見は切り捨てていくなど、
意義のある合意形成を行っていくことになります。

まとめ

ここでは、円滑な会議の進め方やポイントについてご紹介しました。
上司に褒められる会議の進め方は、事前準備を徹底的に行うことが大切になってきます。
何の目的で誰を集め、どのように進めていくのかが重要です。

また別の角度から見ると、
「会議を開くこと」が目的となっており会議そのものが無駄なものとなっている可能性もあります。
そのような場合は、会議の進め方を変えるよりも、
「不要な会議は行わない」という意思決定の方が業務効率や従業員のエンゲージメントの向上に繋がることも多いでしょう。
会議の効率化や不要な会議を減らすことを考えるのであれば、
ビジネスSNSの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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