「本業が忙しくて、経理業務が後回しになっている…」
「初めて記帳代行を頼みたいけど、何から始めればいいか分からず不安…」
このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。記帳代行は、面倒な経理業務から解放され、事業に集中できる強力なサービスですが、依頼の具体的な流れが分からないと、なかなか一歩を踏み出せないものです。
そこで本記事では、記帳代行の依頼から業務完了までの流れを5ステップで分かりやすく解説します。
記帳代行のおさらい
本題である「依頼の流れ」に入る前に、まずは記帳代行の基本的な役割について、あらためて確認しておきましょう。ご存知の通り、記帳代行とは日々の取引を記録する帳簿付けを専門家が代行するサービスです。記帳代行を依頼することで経営者は煩雑な業務から解放され、事業成長に集中できます。
記帳代行の主な目的は、経営者が貴重な時間を確保し、本来の事業活動に専念できるようにすることです。もちろん、正確な帳簿は的確な経営判断の基礎となるため、その作成をプロに任せること自体の価値も大きいといえるでしょう。
こうした基本的な役割とメリットを踏まえた上で、ここからは具体的な依頼の流れを解説していきます。
合わせて読みたい：記帳代行とは？メリット・デメリットがよく分かる
記帳代行の基本的な流れ
ここからは、記帳代行を依頼する際の基本的な流れを5つのステップで解説します。あらかじめ全体像を俯瞰しておけば、実際に依頼する際のハードルがグッと下がるでしょう。
① 業者を選ぶ
記帳代行サービスの品質は、業者選びで左右されます。料金だけでなく、自社の事業規模や目的に適ったパートナーを見つけることが、最初の課題です。
依頼先は、主に税理士事務所と記帳代行専門会社に分かれます。税務相談も望むなら税理士、コスト重視なら代行会社など、自社のニーズに合わせて比較検討しましょう。
まずは複数の業者を比較し、無料相談で担当者との相性を見極めましょう。公式サイトの情報と合わせ、総合的に判断して最適な一社に絞り込んでください。
② プランを決定する
依頼する業者が決まったら、次に具体的なサービスプランを決定します。記帳代行は、依頼する業務の範囲や仕訳件数、納期などに応じて、料金体系やサービス内容が変わってきます。
料金体系は、主に3種類です。仕訳数で料金が変わる「従量課金制（1仕訳50円〜など）」、作業時間で決まる「時間制」、そして毎月の料金が固定の「月額定額制（月1万円〜など）」が代表的です。
取引量が少ないなら従量課金制、毎月のコストを安定させたいなら月額定額制が適しているでしょう。どこまでが基本料金で、何がオプションかも含め、自社に最適なプランを選びましょう。
料金相場や料金体系については、下記の記事も参考にしてください。
合わせて読みたい：記帳代行の相場はいくら？料金体系や選び方を依頼前に押さえよう
③ 必要書類の準備
プランが決まったら、業者に渡すための資料を準備します。主に通帳のコピーや領収書、請求書、クレジットカード明細などが必要になりますが、業者によって細かな指定がある場合もあります。
紙のまま郵送するケースもあれば、スキャンや写真でデータ化し、クラウドストレージで共有する方法も一般的です。電子帳簿保存法に対応した形式が求められることもあるため、事前の確認が必要です。
円滑なやり取りのためには、なるべく整理された状態で提出します。日付順や取引先ごとにまとめておくと、業者側もスムーズかつ正確に処理できるため、納品までの時間短縮にもつながります。
④ 記帳業務の実行
資料を提出したあとは、業者側で実際の記帳作業が進められます。具体的には、会計ソフトへの仕訳入力、帳簿の作成、必要に応じたチェック作業などが行われます。
作業期間は依頼内容や件数、業者の稼働状況によって異なりますが、通常は1〜2週間程度を目安と考えると良いでしょう。納期については、契約時にあらかじめ確認しておくと安心です。
また、途中で不明な取引や確認事項が発生すると、業者から問い合わせが入ることもあります。スムーズな対応をすれば、納品まで滞りなく進められます。
⑤ 納品・報告
記帳が完了すると、業者から月次試算表や損益計算書などが納品される最終段階です。納品形式はPDFやExcel、またはクラウド会計ソフトへの直接反映など、依頼内容や業者によって異なります。
月次試算表や収支報告を受け取ることで、事業の財務状況を定期的に確認できるようになります。これは経営判断や資金繰りの見直しにも役立つ情報です。
納品後に不明点があれば、すぐに確認を取ることが大切です。また、今後の作業をよりスムーズにするためにも、フィードバックや改善点を共有しておくと良いでしょう。
記帳代行はいつから始めるべきか
記帳代行は、いつからでも始めても問題ありません。その必要性を感じた「今」が最適なタイミングです。早く始めるほど、早期に経理体制が整い、月々の経営状況を正確に把握できるという恩恵が受けられます。
特に理想的なのは、事業年度の開始時や開業時です。年の初めから依頼すれば、一年を通して一貫性のある帳簿を作成できます。
もちろん、確定申告が迫った時期など、年度の途中からでも依頼は大丈夫です。ただし、繁忙期は対応を断られる場合もあるため、思い立ったらなるべく早く、余裕を持って相談することをおすすめします。
記帳代行の依頼先はどこがいい？
記帳代行の依頼先は、主に税理士事務と記帳代行専門の会社に分かれます。それぞれに料金体系や依頼できる業務が異なります。
税理士事務所
税理士は税の専門家として、幅広い業務を任せられます。日々の記帳業務に加え、確定申告の作成・代理や税務相談、節税対策のアドバイスまで一貫して依頼できるのが心強いポイントです。
一方で、記帳代行専門の業者と比較すると、料金は高額になる傾向があります。そのため、記帳業務だけをできるだけ安く済ませたい、というニーズには必ずしも合致しないかもしれません。
記帳だけでなく、将来の節税対策や税務調査への備えなど、専門家による総合的な税務サポートを求める経営者の方におすすめの依頼先といえるでしょう。
記帳代行業者
記帳代行を専門に行う業者は、記帳業務に特化しているのが特徴です。業務を絞っている分、税理士事務所よりリーズナブルな料金でサービスを提供しており、コストを抑えたいときに適しています。
ただし、税理士資格がないため、税務相談や確定申告の代理といった税理士独占業務は法律で禁じられています。依頼できるのは、あくまで日々の記帳業務の代行までです。
そのため、「日々の記帳をとにかく正確かつ安価に外注したい」というニーズが明確な個人事業主や企業の方に向いている選択肢です。
記帳代行の費用相場
さきほど、記帳代行の依頼先には税理士事務所と記帳代行業者があると説明しましたが、これらによって費用も変わります。
まず、記帳代行を専門に行う業者に依頼する場合、料金は仕訳数に応じて決まることが多く、50仕訳で月額6,000円～8,000円前後が相場です。基本的な仕訳入力に加え、帳票の出力などを依頼すると別途オプション料金が発生します。
そのため、社内に経理担当者がいない企業や、業務の一部だけをコストを抑えて外注したい法人・個人事業主の方にとって、検討したい選択肢となるでしょう。
一方、税理士事務所には顧問契約の一環として依頼するのが一般的です。費用の目安は法人であれば月額4万円、個人事業主の場合は月額3万円程度からとなり、この料金には記帳だけでなく税務相談や申告書の作成支援なども含まれます。
帳簿管理と併せて税務対策まで重視したい企業や、長期的に相談できる専門家を探している事業者には、税理士への依頼が適しているでしょう。
記帳代行を依頼する前のチェックリスト
依頼する業者が固まったら、契約前に最終確認を行いましょう。契約後に「こんなはずではなかった」というミスマッチを防ぐため、以下の3つのポイントは必ずチェックしておくことをおすすめします。
業務範囲は明確か
まず、依頼する業務の範囲を明確にします。月額の基本料金でどこまで対応してくれるのか、オプションサービスとの線引きはどこか、契約前に必ず確認しましょう。
年末調整や給与計算などは、オプション料金となる場合がほとんどです。自社が任せたい業務が、契約するプランに含まれているかをチェックしてください。
契約書や見積書の業務一覧に目を通すことが、「やってもらえる」という思い込みを防ぎます。疑問点は契約前に全て解消しておきましょう。
料金体系に不明点はないか
次に、料金体系に不明点がないかを確認します。月額料金だけでなく、どのような場合に追加料金が発生するのかを把握しておけば、余計なトラブルも防げます。
仕訳数が規定を超えたときなど、費用が加算される条件は必ず確認しましょう。事前にリストアップしてもらうと、より安心です。
見積書の内訳をしっかり見て、各項目に納得してから契約に進みましょう。これが予期せぬ予算オーバーを防ぐための方法です。
担当者との相性は良いか
担当者との相性も、注目したいチェック項目です。記帳代行は継続的な付き合いになるため、コミュニケーションの取りやすさや人間的な相性は大切です。
質問へのレスポンスは速いか、説明は分かりやすいかなど、コミュニケーションの取りやすさを確認しましょう。ささいな疑問でも気軽に相談できる関係性が理想です。
この人なら信頼して任せられる、と感じるかどうか、自分の感覚を大切にして判断しましょう。
まとめ
本記事では、記帳代行を依頼する際の基本的な流れから、費用相場、依頼先の選び方、契約前のチェックリストまでを網羅的に解説しました。
記帳代行は、単に面倒な業務を外注するだけでなく、経営者が本業に集中し、事業を成長させるための心強いパートナーです。
もし「コストは抑えたいけれど、品質も妥協したくない」とお考えなら、選択肢のひとつとして「記帳代行ドットコム」をご検討ください。
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