「ビジネスチャットはメールと比べて、どこが良いのか」
「上手な使い分けを知りたい」
ビジネスチャットとは、日常的な連絡に使用するチャットと同じ感覚で使えるビジネスツールです。
従来からあるメールと比較すると、よりカジュアルに使えるのが大きな特徴です。
本記事では、ビジネスチャットとメールの違いや、両者のメリット・デメリットについて詳しく解説しています。
既に仕事でビジネスチャットの扱いに慣れている人はあらためてメールを見直す機会として、またビジネスチャットをこれから導入するという人、はメールとの違いに注目しながら、読み進めてください。
まずは、ビジネスチャットとメールの基本的な違いについて説明します。
ビジネスチャットは、グループでの会話に適している点が大きな特長です。
複数のメンバーを招待し、グループチャットを作成することで、迅速なやりとりを実現し、チーム内での情報共有や議論がスムーズに行えるようになります。
多くのビジネスチャットには通知機能が備わっているため、関係するメンバーが多くなっても、メッセージの読み忘れや返信の待ち時間を防ぐことができます。
また、ビジネスチャットではIDやアカウントによって相手を指定し、コミュニケーションを行います。メールのように個別のアドレスを知る必要がないため、簡易で利便性が高いです。
特定の相手やグループとの会話は時系列で表示され、過去のやり取りも簡単に見返せます。
さらに、ビジネスチャットは会話のような気軽なコミュニケーションを前提としているため、メールのように堅苦しい文章を用意する必要はありません。
比較的カジュアルに、スピード感のあるやり取りが可能になります。
メールは基本的に1対1のコミュニケーションツールです。
一斉に複数の人への送信も可能ですが、それぞれのやり取りは個別に行われることが多いです。
これは、ビジネスチャットにおけるグループでのリアルタイムのコミュニケーションとは大きく異なります。
また、メールはビジネスコミュニケーションにおいて形式的な文体やマナーが重視されることがあります。
遠回しな言い回しや硬い文章が使われることが多く、内容が伝わりにくくなったり、長文になったりしがちで、これは、ビジネスチャットのカジュアルで短いメッセージスタイルとは対照的です。
メールのもうひとつの特徴は、送信しても相手がいつ読むかわからないことです。
話の流れを確認するのに時間がかかることもあり、これはリアルタイムのフィードバックが期待できるビジネスチャットとは異なります。そのため、メールは他の連絡方法との組み合わせが重要となります。
ビジネスチャットの主なメリットは次の通りです。
これらについて説明します。
ビジネスチャットはリアルタイムなやりとりがしやすいツールです。相手からすぐに返信が必要な場合や、業務上でちょっとした質問や確認をしたい時に非常に便利です。
リアルタイムなコミュニケーションは、迅速な意思決定を促し、作業の効率化に直接貢献します。
何かを急いで確認したいとき、メールでは返信を待つ必要がありますが、ビジネスチャットならほぼ即座に回答を得られることも多いです。
オフィスが大きい会社の場合、ビジネスチャットは特に有効です。従業員が物理的に離れていても、わざわざ相手の席まで行かなくてもコミュニケーションが取れるため、時間と労力を節約できます。
さらに、ビジネスチャットは気軽なコミュニケーションを可能にします。
メールのように定型文やフォーマルな表現を用いる必要がなく、よりカジュアルなやりとりができるため、気軽に質問を投げかけたり、短い指示を出したりすることができ、業務のスムーズな進行に貢献します。
ビジネスチャットのグループ機能を使用することにより、複数の人たちと同時にコミュニケーションを取ることが可能です。
例えば、プロジェクトに関する重要な確認事項がある場合、グループチャットを通じて一度に全員に情報を共有することができます。
これは、個々に電子メールを送るよりもはるかに効率的で、時間の節約にもつながります。また、グループ内での会話は時系列で記録されるため、過去の議論を振り返ることも簡単です。
また、多くのビジネスチャットにはビデオ通話機能が搭載されています。
この機能を使えば、物理的な距離に関わらず、その場で複数人が参加するリアルタイムの会議を実施することができます。
ビデオチャットにより、顔を見ながらのコミュニケーションができ、より深い理解や細かなニュアンスのやり取りが実現するでしょう。
ビジネスチャットが提供する「情報共有が迅速にできる」というメリットは、現代のビジネス環境において重要です。
ビジネスチャットでは画像や資料、動画などのファイルを簡単に送信できる点が大きなメリットです。
ドラッグ＆ドロップといった簡単な操作で、必要な情報やデータを迅速に共有することができ、電子メールを介してファイルを添付し、送信するよりもはるかにスピーディに情報を交換できます。
絵文字などを使用して瞬時に反応を示すこともできます。リアクションをすることで、受信者が情報を確認したことを即座に送信者に伝えることが可能になります。
対照的に、メールの場合、送信された重要な情報に対する受信や返信には時間がかかりがちです。
また、返信メッセージを書く際には、よりフォーマルな文体や構成が求められることが多く、そのための手間もかかります。
ビジネスチャットの主なデメリットがこちらです。
それぞれ説明します。
ビジネスチャットの利便性の高さは、その手軽さからコミュニケーションの量が増加する傾向を生み出すことがあります。これはビジネスチャットの潜在的なデメリットとして考慮する必要があります。
手軽にやり取りができるため、グループによってメッセージが頻繁に送られてくることもあるでしょう。メッセージに気を取られすぎると、仕事への集中力が低下することが懸念されます。
また、コミュニケーションが過剰になると、本来必要な情報が多数のメッセージに埋もれて見逃されることもあるかもしれません。
重要な情報やタスクが多くの雑談や関係のない会話の中で見落とされることは、業務の遅延やミスの原因にもなり得ます。
このようなビジネスチャットのデメリットに対処するためには、通知設定を適切に管理したり、必要な時には一時的にチャットから離れるなど、自己管理が重要です。
仕事上でのコミュニケーションをビジネスチャットに頼ることが多くなると、社内の人との対面コミュニケーションが減少する傾向にあります。
対面でのやり取りは、非言語的な要素（身振り、表情、トーンなど）を通じて多くの情報を伝えることができ、深い人間関係を築く上で重要なのは言うまでもありません。
対面コミュニケーションが不足すると、チーム内の絆や信頼関係の構築に影響が出ることに注意する必要があります。
また、ビジネスチャットでの文字だけのコミュニケーションには、誤解や解釈の食い違いが生じやすいというデメリットも知っておくべきです。
重要な内容や感情的なニュアンスが伝わりにくい場合、文字情報だけでは不十分で、メッセージの意図が正確に伝わらないことがあります。
このようなデメリットを踏まえると、ビジネスチャットは便利な一方で、特に重要な相談や情報交換には対面コミュニケーションを選択するなど、バランスを取ることが求められます。
現代のビジネスチャットは多くがクラウドベースで提供されており、これには特有のリスクが伴います。
クラウドベースのビジネスチャットには、個人情報や企業内の機密情報、やり取りされたメッセージ内容など、多くのデータが保存されます。
このような情報はサービス提供者のデータセンターに保存され、実質的に企業は第三者にデータ管理を委託していることになるため、そこには情報漏えいのリスクが伴います。
情報漏えいのリスクは、サイバーセキュリティの脆弱性から生じることが多いです。
例えば、不正アクセスやハッキングによって機密情報が外部に漏れるリスクが考えられます。
また、サービス提供者の内部でのセキュリティ管理の不備や、人為的ミスによっても情報漏えいが発生することがあります。
情報漏えいリスクを軽減するためには、ビジネスチャットを選択する際にセキュリティ機能を慎重に評価することが重要です。
例えば、エンドツーエンドの暗号化、二要素認証、アクセス権限の管理などが提供されているかどうかを確認することが求められます。
また、社内でのセキュリティポリシーを策定し、従業員への教育を徹底することも、情報漏えいリスクを軽減する上で効果的です。
メールのメリットとして考えられるのが、以下の項目です。
それぞれ見ていきましょう。
リアルタイムなやりとりを前提にしないのは、ビジネスチャットとは対照的な特徴です。
ビジネスチャットでは、リアルタイムでのコミュニケーションが基本となっており、相手が同時にオンラインである必要があります。
それに対してメールでは、送信後は相手がメールを開封するのを待つだけで済み、相手のスケジュールや時間帯を気にする必要が少なくなります。
メールのこの特性は、特に異なるタイムゾーンにいる相手や、スケジュールが不規則な相手とのコミュニケーションに有効です。
送信者は自分の都合の良い時間にメールを送ることができ、受信者も自分の都合の良い時に内容を確認し返信することができます。
このように、メールは双方の時間を拘束せず、柔軟なタイミングでのコミュニケーションを可能にします。
その結果、メールはビジネスチャットよりも気軽に、またストレスなくコミュニケーションを取ることができる場合があります。
特に重要な情報や、時間を要する反応が必要な場合には、メールの非リアルタイム性が大きなメリットとなるでしょう。
メールは、一度送信されると、その内容の編集や削除ができないため、記録や証拠という意味で信頼性が高いです。
後になって「言った、言わない」「送信した、送信していない」などのトラブルを防ぐのに効果があります。
送信されたメールは、受信者と送信者の双方に残り、何がいつ交わされたかという明確な記録が残ります。
そのため、合意の確認や契約条件の交渉、業務上の重要な指示など、後で参照する必要があるやり取りに有効です。
一方で、ビジネスチャットには内容を編集したり、削除したりできるものもあり、メールほどの堅牢な記録とはなりません。
以上のように、メールはやり取りの内容を正確に記録し、後で参照するのに適しているため、ビジネスコミュニケーションにおいて信頼性の高い記録手段として利用されています。
メールはビジネスコミュニケーションにおいて「フォーマルな印象」を与える手段として、認識されています。
ビジネスメールを例に取ると理解しやすいでしょう。
ビジネスメールでは、あいさつから始まり、受け手の名前や敬称を使うことで敬意を表します。
また、メールの本文では、丁寧な言葉遣いと明確な文脈が求められ、相手に対する尊重と、伝えたい内容を正確かつ適切に伝達することができます。
さらに、ビジネスメールでは、件名、署名、会社名、連絡先情報など、受け手が送り手を明確に識別できるような情報を含めることが一般的です。
このようなフォーマットはメールがフォーマルな文書である印象を強くし、信頼性を高めてくれます。
このように、ビジネスメールはその構成、言葉遣い、フォーマットによって、正式なコミュニケーションを伝えるための手段となります。
メールのデメリットとして考えられるのが、以下の内容です。
それぞれ解説します。
メールには、受信者がメッセージを読んだかどうかを示す既読機能がありません。
多くのビジネスチャットでは、メッセージが相手に読まれたかどうかを示すための「既読」マークやアイコンがあり、これによって送信者はメッセージが確実に伝わったことを確認できます。
しかし、標準的なメールシステムでは、既読確認機能は提供されていないため、メールを送信した後、相手がメールを開いて読んだかどうかを知るには、相手からの返信を待つか、別の方法で確認するしかありません。
既読機能がないことは、特に迅速な返事や確認が必要な場合に大きなデメリットとなります。
メールの送信者は、受信者がメールを開封し、内容を把握したかどうかを知る手段がないため、重要な情報や緊急の事項については、すぐに反応を得ることができません。
この問題に対処するためには、メールの件名や文面を工夫して、受信者に迅速な反応を促す方法があります。
件名に「緊急」といった言葉を入れたり、メールの冒頭で返信の期限を明示したりすることが考えられるでしょう。
メールは一度送信すると、その内容を送信者が後から変更したり、削除したりすることができません。
ビジネスチャットでは、送信後にメッセージを編集したり、完全に削除したりする機能が提供されることがありますが、メールシステムでは、そのような機能は基本的にありません。
送信されたメールは、受信者のメールサーバーや端末に配信されるため、送信者がそれを制御することは困難です。受信者がメールを削除しない限り、そのメールはデータとして残り続けます。
メールのこのような性質は、誤った情報や不適切な内容を含むメールを誤って送信してしまった場合に問題となります。
例えば、間違った宛先に機密情報を送ってしまったり、感情的になって不適切なコメントを書き込んだりした場合、それらのメールは取り戻すことができません。
そのため、メールを送る前には内容を十分に確認し、慎重に送信する必要があります。
メールは基本的に非同期なコミュニケーションツールであり、リアルタイムでのコミュニケーションには向いていません。
メールでは、メッセージを送信した後、受信者がそれを開封し、読んでから返信するまでに時間がかかります。
受信者がメールを頻繁にチェックしない場合や、チェックを忘れている場合、さらに返信が遅れることがあります。
即時性や迅速なフィードバックが求められる状況では、メールは効果的なコミュニケーション手段とはなりません。
リアルタイムでの応答が必要な場合や、活発なコミュニケーションが重要となる場面では、メールよりもビジネスチャットや電話、ビデオ会議などの手段が適しています。
では、ビジネスチャットとメールを使い分けるコツについて説明します。
使い分けには、それぞれのメリット・デメリットを適切に理解しておく必要があります。
ビジネスチャットはリアルタイムでのコミュニケーションに強みを持っています。
緊急性が高い場合や、簡潔な情報交換が必要な場合には、ビジネスチャットが適しています。
例えば、急な会議のスケジュール変更、短い質問や確認、チーム内の短期的な協力要請などにはビジネスチャットが有効に機能するでしょう。
しかし、ビジネスチャットは微妙なニュアンスや意図が伝わりにくい場合があります。
重要な意思決定や複雑な内容については、メールや対面でのコミュニケーションなどを臨機応変に選択することが望ましいです。
メールは送信後、自由に編集・削除ができないため、確かにそのやりとりが行われたという証拠として利用できます。
多くのビジネスチャットのように、送信後の編集・削除ができないのはデメリットともなり得ますが、証拠としての機能を考えた場合、大きなメリットとなります。
未開封のメッセージは未読として残しておくことができ、受け取った相手が削除しない限りは受信トレイに残り続けます。
そのため、メールは会議や打ち合わせの議事録、決定事項の通達など、証拠として残すべき重要な文書のやりとりに適しているといえるでしょう。
この記事で、ビジネスチャットとメールのメリット・デメリットを理解していただけたと思います。
ビジネスチャットは、メールよりカジュアルに利用しやすく、リアルタイムのやりとりやグループでのコミュニケーションに最適です。
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