在宅勤務の導入のためにはルールの整備が不可欠です。
「ルールの整備ということは、就業規則の改定が必要なの？」
「在宅勤務の導入自体が手探りだからどのようなルールを制定すればよいか分からない・・・」
などなど、在宅勤務のルール作りには経営者にとっても、現場担当者にとっても頭を悩まされる問題なのではないでしょうか？
この記事では、在宅勤務導入時のルール作りのポイントについて解説します。
併せてルール作りの際に役立つツールについても解説しているので、ぜひ併せてご検討ください。
在宅勤務を導入するためには、
制度導入の目的を明確にしたうえでルールを整備する必要があります。
決定しておきたい項目は次の4点です。
①在宅勤務の対象者
②対象勤務の設定
③就業規則の変更
④評価制度の設定
企業におけるルールといえば就業規則がイメージされますが、
在宅勤務制度導入の際に就業規則の変更までを行っている企業は少数です。
多くの企業では、
既存の就業規則を一部改訂するなどの方法により、在宅勤務に見合ったルール作りを行っています。
この章では、在宅勤務導入時のルール整備の方法について解説します。
最初に定義したいのは「在宅勤務者は誰にすべきか？」を定義することです。
誰を在宅勤務者にすべきかという問題を考える際には、
既存の社員を在宅勤務に切り替える方法と新たに雇用するスタッフを在宅勤務として雇用する方法があります。
既存の社員を在宅勤務に切り替える場合は、
在宅勤務の申請方法についても明記しておくことが必要です。
続いて定義しておきたいのは、在宅勤務として具体的な仕事の定義です。
業務の中には、在宅勤務に適したものと在宅では対応が困難なものとがあります。
例えば、顧客の電話対応やコールセンター・Webでの制作業務などは在宅対応がしやすく、
反対に対面での接客業や機械の修理・メンテナンスなどの技術職などは在宅勤務が困難な業務です。
在宅勤務の定義を行う際には、業務の洗い出しを行ったうえで、
在宅勤務者が業務としてどのような業務を行っていくのかを設定することが重要です。
対象者と対象業務が明確になったら、
就業規則の変更手続きを行います。
上述の通り、就業規則を全て変更するのは非常に手間がかかるので、
一般的には就業規則を部分的に変更させる形が取られます。
在宅勤務を導入するにあたり、
就業規則に反映させた方が良い項目は次の通りです。
・対象者は誰か？
・在宅勤務の勤務地として想定される場所（スタッフ自宅など）
・在宅勤務に関する申請方法
・勤怠管理方法
・光熱費や通信費用などの費用負担に関する規定
これらの項目を就業規則に明記することは、
在宅勤務制度の法的な根拠に基づいた規定になります。
在宅勤務を導入する際には、評価制度の整備も非常に重要です。
評価を設定する際に重要なことは、公平であることと分かりやすいことです。
在宅勤務業務の中には、顧客からの問い合わせ対応など成果が見えにくいものもあります。
これらの業務でも公平性を保ち、
通常出勤のスタッフからも在宅勤務者からも不満の出ない評価制度を作ることが大切です。
在宅勤務に関するルール作りを行う際に最も難しいのが、
適正な評価制度を設定することです。
一体なぜ在宅勤務者の適正な評価が難しいのでしょうか？
この章では、在宅勤務者の評価が難しい理由について解説します。
最初に挙げられるのは、在宅勤務の場合、
上司が部下の働きを直接見ることができないことです。
従って、上司が直接見ることができるのは、部下の仕事の「成果」と
Web会議やチャットツールでの「発言」「意欲」などのみとなります。
在宅勤務の仕事に関して、全てが成果の見えやすい業務というわけではないため、
在宅勤務者からの不満が噴出しないためには、成果とプロセスについてバランスを取って
評価できる仕組みを整えることが重要です。
そのためには、社内チャットツールの導入などコミュニケーション活性化や情報・資料を共有するためのツール導入が不可欠です。
管理者（特に経営陣）が在宅勤務に対してネガティブな印象を持っている場合、
在宅勤務の制度作りがスムーズに進まないことがあります。
例えば、在宅勤務というだけで本社に出勤するスタッフと比較して、
給与の水準が下がってしまうなどの不公平な査定になってしまうケースも見られます。
このような事態を防ぐためには、
人事や現場から管理者に対して在宅勤務の重要性を理解背してもらえるよう働きかける姿勢が大切です。
在宅勤務の場合には、スタッフが疎外感や孤独感を持ってしまうことがあります。
疎外感や孤独感からモチベーションが下がってしまい、
より一層コミュニケーションが不足してしまう状態に陥ってしまうと、
上司は部下の状態や状況を管理しづらい状況になってしまいます。
このような事態を防ぐためには、部下が疎外感を感じてしまう前に、
意識的にコミュニケーションを増やすことです。
例えば、社内チャットなどのツールを用いることで、
気軽にコミュニケーションが取れる仕組みを整えることができます。
イメージ的には、在宅勤務を導入すると「サボり」が発生するのではないかと見られがちですが、
実際には在宅管理者の仕事が長時間化することが分かっています。
その原因としては、仕事のオンとオフの境目が明確に見えづらいことが挙げられます。
従って、在宅勤務者から見たときには以下の疑問や不満が生じることになりがちです。
・残業代は支払われるのか？
・自分の都合だけで在宅勤務を選んだわけではないのに、会社に出勤していた時よりも長時間労働を強いられるのは不公平だ
このような不満が大きくなる前に、未然にケアをすることが重要です。
具体策としては、チャットツールでのコミュニケーションや適切な勤怠管理が重要です。
最後に在宅勤務のルール作成方法について解説します。
ポイントは、以下の3点です。
①勤怠管理ツールの活用
②コミュニケーションツールの活用
③在宅勤務者の健康管理
それぞれの詳細について、具体的に解説します。
在宅勤務スタッフのルール作りの土台となるのが、勤怠管理の徹底です。
評価の公平性を保つうえで、
在宅勤務者の一人ひとりが毎日どれだけ仕事に従事したのかを客観的に図ることは、評価の大前提となるためです。
勤怠管理ツールを導入した場合、スタッフのスマホのみで正確な勤務時間をはかることができます。
また、タイムカードの打刻だけではなく、
労働時間や残業時間の自動集計などの機能も搭載されています。
「VWS勤怠管理」では、無料チャットやストレージ機能も搭載されています。
VWS勤怠管理の詳細はこちら
業務に必要な情報を共有するためにも、
日常的なコミュニケーション不足による疎外感を在宅勤務者が持ってしまわないためにも、
コミュニケーションを積極的に取れる仕組みを整えておくことが重要です。
その際、特に重要な役割を果たすのは、コミュニケーションの活用です。
特におすすめしたいのはビジネスSNS「JANDI」です。
JANDIに搭載されている機能は以下の通りです。
・社内チャット／メッセージ機能
・ファイル共有 ・やることリストの管理
・Web会議
JANDIの詳しい機能はこちら
つまり、在宅勤務を行うために必要なコミュニケーションや在宅管理業務が、
JANDI一つで全てクリアできるというツールです。
在宅勤務者の健康管理も重要です。
なぜなら、在宅勤務者は次の事情から健康状態を損なってしまいやすいためです。
・運動不足になりがちであること
・長時間勤務になりがちであること 健康管理を実施するうえで重要なことは、以下のポイントが重要です。
・適正な勤怠管理（勤怠管理ツールの適正な利用など）
・健康診断の実施
・産業医などによるストレスチェックの実施
これらの実施については、厚生労働省のガイドラインにて詳細が記載されているので併せて参考にしてください。
参考：厚生労働省 テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン
在宅勤務を導入する際には「誰が」「どこで」「どのような」業務を行うのか？
といったポイントをルール化することが重要です。
さらに、在宅勤務者だけではなく、本社勤務スタッフにとっても公平性を感じられる評価制度を整えることが大切です。
そのために重要なポイントになるのは、2点です。
・勤怠管理
・活発なコミュニケーション
これらを手軽かつ効果的に実行するためには、ITツールの導入が効果的です。
今回紹介した以下のツールを導入して、ぜひ在宅勤務のルールの適正な運用に役立ててください。