今、多くの企業が注目しているクラウドサービス。
「クラウドサービスを上手に活用して、業務効率化をはかりたい！」
と考えている企業も多いのではないでしょうか？
しかし目についたクラウドサービスをとりあえず導入するという進め方をすると、
上手に使いこなせない・思っていたようなサポートが受けられないなどの理由から失敗に終わることも少なくありません。
そこでこの記事では、クラウドサービスを検討されている企業の方に向け、
・クラウドサービスを導入するメリット
・選び方のポイントや導入時の注意点
これらのことについて、詳しく解説していきます。
クラウドサービスを導入する際に重要なことは、
どのようなメリットがあるのかをきちんと把握してから、
サービスの選定や導入を行うことです。
クラウドサービスには様々なメリットがありますが、
メリットの理解があいまいだと、
自社の目的やニーズに合致していないサービスを導入してしまったり、
機能を使いこなせなかったりすることも・・・。
この章では、クラウドサービスの主なメリットを、3点紹介します。
クラウドサービスの代表的なメリットは初期費用の安さです。
自社に設備を導入することなく、必要なサービスを利用することができるため、
クラウドサービス導入時に支払う金額は月額料金のみです。
2019年に「サブスクリプション」が流行語になりましたが、
クラウドサービスのメリットに関しても同様のことがいえます。
初期費用をかけずに必要な機能を利用できるので、気軽にサービスを導入できます。
※サブスクリプションとは？
Amazonプライムやトヨタの「KINTO」など、
定額を支払って、契約期間中のサービスが利用し放題になるサービスのこと。
例えばKINTOなら「頭金なし・保険金なし・メンテナンス料込みの月額のみ」で、
新車が3年間楽しめるサービスです。
メリットの2点目は、インターネットに接続できればどこでも利用できることです。
例えば、クラウドを使ったビジネスSNSを利用すると
・社内チャット
・ファイルの共有
・ToDoリストの管理（タスク管理）
などの機能がアプリを通じて利用できるようになります。
つまり、在宅勤務者や離れた拠点の勤務者も、
本社や支社にいるような感覚で仕事が進められるということです。
メリットの3点目は、技術やセキュリティ面で安全に利用できる点です。
情報漏洩は、一回の事故で企業の存続を揺るがしかねないほどの、大きな損害を生みます。
また、利便性が高くても頻繁に障害が起こってしまったり、
保存したはずのデータが知らないうちに消えていたり・・・。
といったように技術面で不安があれば、業務効率は一向に向上しません。
しかしながら大半のクラウドサービスは、
セキュリティ面・技術面の両面において、進化を遂げています。
サービスの選定が重要にはなりますが、
一般的には自社でネットワークに対してセキュリティ対策を施すよりも、
強固なセキュリティ対策が施されたクラウドサービスを導入した方が、
セキュリティ被害のリスクを大きく軽減できます。
クラウドサービスのメリットを最大限に活かすためには、
安心して利用できるクラウドサービスを、利用することが大切です。
まず大前提として、クラウドサービスを導入するには、次の3ステップをチェックします。
ステップ①クラウドサービス導入の目的を明確化すること（自社にどのような悩みや課題があるのか？）
ステップ②現状の悩みや課題に対して、どのように取り組んでいるのかを把握すること
ステップ③どのような機能があれば、悩みの解決ができるのか？を検討すること
これらを踏まえたうえで、
これから解説する２点のポイントを押さえた、
クラウドサービスを選定することが大切です。
クラウドサービスの対応で大きく差が生じるのは、サポート体制の部分です。
例えば、システムのエラーが起こったときや、
サービスの使い方・設定方法が分からない時に、
サポートが充実していないサービスの場合にはどこに聞いてよいのかわからず、
機能が使いこなせなかったり、
エラーの復旧に時間がかかったりしてしまうことがあります。
またサービス導入時にも、
既存のシステムからクラウドサービスへのデータの移行を始めとした、
細かな業務が大量に発生することがあります。
サポート体制が整ったクラウドサービスを導入することで、
自社の課題解決のために、必要な機能を十分に使いこなせるということです。
クラウドサービスの対応エリアも重要です。
クラウドサービスでは、サービスの提案やサポートが、
電話やメールでの対応となっているケースが珍しくありません。
しかし、インターネットやクラウドの内容を電話やメールで受けても、
説明の内容が理解しづらいことが多々あります。
そこで、安心して導入できるサービスとして紹介したいのが「VWSシリーズ」です。
VWSシリーズは、担当スタッフがテレビ電話機能を使ったご提案やサポートに対応しています。
テレビ電話機能なら、相手の顔が見えるだけではなく、
分からないことがその場で解決しやすいので、
電話やメールよりも安心感があるのではないでしょうか。
1ライセンスあたり￥200／月で利用できる「VWS勤怠」には、
テレビ会議機能も搭載されているので、
導入後に機能を利用する際のシミュレーションや、
運用テストも兼ねられます。
クラウドサービス導入の失敗例は、実は少なくありません。
その原因はケースバイケースですが、
よくあるケースとしては、
最初に注意点をしっかりと把握してなかったことが、
原因となっているケースです。
そこでこの章では、クラウドサービス導入時の注意点について解説します。
クラウドサービスは、利用者全員が使いこなせなければ意味がありません。
つまり、経営者や部門責任者の方がメリットを感じて導入しても、
実際に使用するスタッフが、サービスのメリットや使い方を把握していなければ、
結局使いこなせず、メリットも得られないということです。
利用者が、使いこなせるようにするために重要なことは、
使い勝手の良いサービスを導入することです。
例えば「VWS勤怠」は、直感的な操作が可能で、
誰でも使いやすいクラウドサービスです。
「VWS勤怠」の主な機能
・勤怠管理（スマホでのタイムカード打刻）
・ビジネスチャット機能
・シフト管理
・勤怠時間自動計算→給与計算の自動化
クラウドサービスの定着時間も重要です。
せっかくクラウドサービスを導入しても、
サービスが定着する前に、「効果がない」
「手間が増えた」などの理由から、
導入を諦めてしまうケースが多いからです。
また、定着に向けての説明会や情報共有など、
サービス導入時には手間も発生します。
定着時間の問題を解決するには、
誰もが利用しやすいサービスを導入することの他に、次の対策が考えられます。
①スモールスタートにより、
導入しやすい部署で実績を作ってから、他の部署に広げていく
最もメリットの大きな部署で「実績」を作ってから、全社に展開していく方法です。
スモールスタートをした場合、導入時のコストを抑えられるという、メリットもあります。
②無料お試し期間がついているクラウドサービスを導入する
無料お試し期間のついているサービスを導入すれば、
無料期間のうちに、使い勝手や機能の詳細などをチェックすることができ、
スムーズに本格導入をすることができます。
先ほど紹介した「VMS勤怠」では、
最大60日間の無料お試し期間が設けられているので、
この間にしっかりメリットを実感していただくことができます。
クラウドサービスには、次のメリットがあります。
・安い初期費用で必要な機能が利用できる
・どこでも利用できる
・セキュリティ面や技術面が安心
しかしこれらのメリットも、
クラウドサービスを使いこなせて初めて、実感することができるものです。
そのためのポイントは、以下の3点です。
・サポートの整ったクラウドサービスを導入すること（対応エリアにも注意）
・使いやすいサービスを利用すること
・スモールスタートや無料トライアルの活用など、最初の負担を軽くすること
これらのポイントをしっかり押さえたサービスとして、
記事の中では「VWS勤怠サービス」を紹介しました。
自社の状況や悩みと照らし合わせながら、
クラウドサービス導入のメリットを最大限に、実感していただけたら幸いです。