グループウェアとは?機能やメリット、おすすめのグループウェアを紹介

働き方改革
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チーム内の情報を共有し、営業戦略や経営に生かすための方法の一つは、グループウェアを有効活用することです。

グループウェアを活用できれば、常に最新の情報をメンバー全員で簡単に共有することができるためです。

とはいっても、以下のような考えからグループウェアの必要性を感じていない方もいるかもしれません。

「情報共有なら、メールやエクセルで十分なのでは?」

「毎週の会議で最新の情報を共有しているから、わざわざITツールを導入するまでもない」

「情報共有のためだけに、有料サービスに契約するのはコストの無駄だ」

そこで本記事では、グループウェア未導入の方が、

グループウェアの機能やメリットをイメージできるよう、サービスの内容やメリットを具体的に解説します。

さらに、おすすめのグループウェアサービスを紹介しています。

新型コロナウイルス対策や働き方改革の推進などの事情から、
ますます注目度が高まる「情報共有」について理解を深め、業務効率向上に役立てていただけたら幸いです。

この記事の目次


グループウェアとは?種類別のメリットを紹介

グループウェアとは、インターネットに接続して使用する情報共有ツールです。

会社としてビジネスをするからには、規模の大小こそあれ1人で仕事を進めることはできません。

必ずチームでの協力やフォローが必要になります。

そして、協力のための仕組みを整えるために、効果的なサービスがグループウェアであるということです。

グループウェアの便利な部分は次の3点です。

・手軽に情報を共有できる

・必要な情報をグループウェア上に保存しておくことができる

・グループウェア上でコミュニケーションや相談をすることができるので、場所や時間を選ばずに仕事が進められる

グループウェアには、大きく分けて「クラウド型・オンプレミス型」の2つの種類があります。

この章ではグループウェアのメリットについて、種類別に解説します。

1-1.クラウド型グループウェアの特徴とメリット

多くのITツールに、クラウド化の流れがあります。

クラウドをすごく簡単に説明すると「インターネット接続を通じて利用できるサービスのこと」です。

つまり、ソフトや専用端末などを購入しなくても、アプリやソフトウェアを通じて利用できるサービスを指します。

グループウェアにおいても、クラウドサービスを利用したものが増えてきています。

その理由は、クラウドのグループウェアに以下のメリットがあるためです。

・初期費用が安い

・複数のデバイス(PCやスマホ・タブレットなど)で使用できる

・短期間で導入できる

・常に最新の機能が使用できる

普段スマホのアプリなどを使っている方は、
イメージしやすいと思いますが、クラウドツールは利用者にとって、とても負担が少ないことが特徴です。

また、新型コロナウイルス対策などにより、在宅ワーク・リモートワークが推奨されている状況においては、
スマホ1台でツールの情報を見たり編集したりできる点が、時代のニーズにマッチしているともいえます。

一方クラウド型のツールには、以下の点がデメリットになりうるケースがあります。

・毎月、月額費用がかかること

用途などにもよりますが、毎月料金がかかってしまうため、
長期的に見た場合に料金が割高に感じられてしまうこともあるでしょう。

1-2.オンプレミス型(設置型)グループウェアの特徴とメリット

クラウド型に対して、従来から社内にあるシステムに設置・導入するタイプのものもあります。

正式には「オンプレミス型」といいます。

代表的なサービス:サイボウズ・OFFICE365など

最近は、手軽に利用できるクラウド型が主流化していますが、オンプレミス型のツールならではのメリットもあります。

(メリット)

・オリジナルのカスタマイズができること

・長く使用すればコストが安くなる場合がある

オンプレミス型のグループウェアは、
企業ごとに独自のカスタマイズをすることができるものも多く、きめ細やかな対応が可能です。

一方のデメリットは以下の通りです。

(デメリット)

・初期費用がかかる

・古くなるとアップデートが必要になることがある

初期費用として要する金額や、アップデートの手間・方法・頻度などは、
グループウェアのサービスによってそれぞれ異なりますが、
傾向としては、きめ細やかな対応が可能である反面、コストや手間は高くついてしまいます。

また、リモートワークや在宅ワークには、
スマホ1台でどこからでも手軽にアクセスできるという点で、
オンプレミス型のグループウェアよりもクラウド型の方が適しています。

グループウェアの7つの機能

グループウェアの活用法について、イメージするために手っ取り早い方法は、
グループウェアで具体的に、どのような機能が利用できるのかを知ることです。

利用できる機能を一言でいえば、人・設備の現在・予定を、一元的に管理できるということです。

この章では、グループウェアに搭載されている、7つの機能について解説します。

2-1.機能①スケジュール管理

グループウェアを使用すると、個人やチームのスケジュールが管理できます。

(スケジュール管理でできること)

・個人のスケジュール管理

・チームでのスケジュール管理

・他のスタッフのスケジュールのチェック

スタッフ全員のスケジュールを共有することができるので、
グループウェア上で他のメンバーの予定を確認して、会議の日程を設定するなどの利用方法が可能です。

2-2.機能②文書管理・情報共有

グループウェア上で、ワードファイルやエクセルファイルを共有できます。

情報をグループウェア上に公開しておけば、メンバーが各々ダウンロードして利用することができます。

マニュアル・就業規則・業務連絡・営業資料など、あらゆる文書を共有することが可能です。

2-3.機能③メッセージ機能(メール機能)

グループウェア内には、メッセージ機能が搭載されています。

LINEのように、個別でのやり取りの他に、
グループを組んでやり取りをすることも可能なので、必要に応じて効率よくやり取りをすることができます。

メッセージ内でもファイルの添付が可能なので、
特定のメンバーとだけ共有したい文書等は、メッセージ機能を利用して共有すると便利です。

2-4.機能④ToDo(タスク管理)

個人やチームでToDoリストを作成することもできます。

例えば、締め切りのある仕事や長期的なプロジェクトなどは、
ToDoリストを作成しておくことで、漏れや納期の遅れを予防することができます。

2-5.機能⑤設備予約

会議室などの設備や、使用できる数量の決まっている備品の予約・使用状況を管理することもできます。

グループウェアで管理することにより、
ダブルブッキングや備品の数量不足を、未然に防ぐことができます。

2-6.機能⑥掲示板・ビジネスチャット

グループウェアでは、掲示板機能やビジネスチャットが搭載されているものもあります。

掲示板機能では、一斉の業務連絡・退職や異動時のあいさつ・レクレーションの案内などに、使用されるケースが一般的です。

メッセージと機能が重複する部分もありますが、
掲示板やビジネスチャットはメッセージと比較して、コミュニケーションツールとしての側面が強く見られます。

2-7.機能⑦ワークフロー

ビジネスにおいて、ネックになりがちなポイントが「上司の承認」です。

「仕事を進めたいのに、上司が不在にしていてなかなか捕まらない」(担当者)
「出張から帰ってきたら、承認の依頼を求める書類が山積みになっていて、業務に負担がかかる」(上司)

といった具合に、担当者にとっても上司にとっても、
承認手続き(ワークフロー)が負担になるケースが少なくありません。

しかも、承認が下りないケースでは、その手間が23回と繰り返されることになります。

グループウェアを活用すると、
ワークフローをインターネット上のやり取りで手続きできるため、上司や決裁者が不在であっても、仕事が滞ることがありません。

 

グループウェアの導入事例


グループウェアを導入したときに、
実際にどのように業務が改善されるのかを知るために、導入事例をチェックしてみましょう。

今回紹介するのは「JANDI」というグループウェア(社内SNS)を導入した企業のケースです。

※「JANDI」の導入事例

→幹部が外出していることが多く、連絡が取れない状況が多かったが、社内SNSを導入したことによりスムーズな連絡が可能になった。

また、資料が分かりやすい形で共有できるため、見落としが無くなり、スピードが改善した。

(導入前の課題)

・現場への直行直帰が多く、電話やメールでの報告業務が煩雑

・電話での連絡の場合、メモのし忘れや聞き間違いなどにより、食い違いが生じてしまうことがあった

・報告や相談の際に、相手が不在にしていると業務が滞ってしまい、非効率だった

(ツール導入後)

・スマホからデータを入力するだけで「報・連・相」ができるようになり、業務効率が飛躍的に改善

・情報の伝達漏れがなくなり、顧客へのサービスも向上

上記は一例ですが、グループウェア導入の利点としては、
社内のコミュニケーションスピードや業務効率が上がるというだけでなく、
その結果として顧客へのサービスの質を上げることにも繋がるという点が大きいと言えるでしょう。

まとめ

グループウェアとは、企業内での情報を手軽に共有するためのツールです。

従来はグループウェアを導入するためには、
高額な金額がかかることが一般的で、初期設定のために時間・手間がかかることがネックにもなりました。

しかし、クラウド型のツールを活用すれば、手軽に導入できるほかビジネス効率の改善に繋がる、様々な機能も活用できます。

メールやエクセルでは決してできない、業務改善に直結するツールといえます。

例えば、記事内で紹介している「JANDI」は、月額無料~利用することが可能なサービスで、
チーム内でのコミュニケーション活性化のためのメッセージ機能やストレージ(データの保存・共有)などが利用できるサービスです。

政府主導の働き方改革推進や、新型コロナウイルス対策により、
リモートワークや生産性向上の対応が不可欠となっている今の機会に、ぜひグループウェアとしてJANDIの導入をご検討ください。

詳しくはこちら:「ビジネス向けSNSの決定版 JANDI」

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