Web会議ツール6つを徹底比較!自社に合ったツールの選び方とは

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新型コロナウイルスによるGDP(国内総生産)成長率は、戦後最悪といわれています。
 
感染症などの緊急時を意識した働き方が求められているなか、
有効なビジネスツールとしてWeb会議ツールが注目されています。
 
Web会議ツールとは、主にクラウドの技術を活用して、
スマホやPCで映像や音声を双方向・リアルタイムに通信するサービスのことです。
 
従来のビデオ会議やテレビ電話などと異なり、
データの共有やPC画面の共有など、会議を円滑に進めるための機能が搭載されている点も特徴的です。
 
最近では、Web会議ツールにもさまざまな種類やプランが存在するので、
いざ導入しようとしたときに、「どのサービスが自社にあっているのだろう。」
と頭を悩ませることもあると思います。
 

この記事では、主要なWeb会議ツールを紹介したうえで、
自社に合ったWeb会議ツールの選び方について解説します。

この記事の目次

新型コロナウイルス対策で注目されるWeb会議ツール

新型コロナウイルス感染症対策により、
対面型の会議や研修などの実施が制限される状況が続いています。

緊急事態宣言は解除されたものの、PCR検査の陽性反応者数の人数は高い水準をキープしており、
リモートワークや非対面での会議・研修が推奨される状況は変わっていません。

そこで、更なる感染拡大を防ぐ方法の一つとして推奨されているのが、Web会議ツールです。

かつてはリモートでのビデオ会議といえば、
インターネット設備と専用のシステムの導入が必要であり、
システム導入のための費用も手間も非常に大きなものでした(ビデオ会議システムの導入は、2拠点間を結ぶだけでも数十万円の費用投資が必要でした)。

しかし、クラウド型のWeb会議ツールを導入すれば、
スマホやPCにアプリをダウンロードして、
安い月額を支払うだけで簡単に離れた拠点同士を映像と音声でつなぐことができます。

これによって、リモートワークスタッフとの会議も簡単に実施できるようになります。

そして、効果的なWeb会議ツールを導入できた場合には、
遠隔であっても質の高い会議を実施できるようになります。

Web会議ツール6つを比較

近年、利用可能な会議ツールは多数あるので、いったい何が違うのか、
どう選定したら良いのか悩んだことのある方も多いのではないでしょうか?

この章では、おすすめのWeb会議ツールを6点紹介します。

質の高いWeb会議を実施するためには、ツールの理解が不可欠なので、
ぜひ自社にとってベストな選定をするための参考にしてください。

2-1.  Zoom

Web会議ツールとして、国内で最も有名なツールの一つがZoomです。

Zoomの特徴は以下の通りです。

・通信が安定している

・データ通信容量が小さいので、インターネットの電波状況に大きく左右されずに通信をすることができる

・無料から利用することができる

・録画や画面共有などの機能が活用可能

また、有料プランとして次のプランが設定されています。

(プロプラン)・・・小規模事務所向け

年額:20,100

無料プランとの主な違い:100アカウントまでホストを設定可能
・グループミーティング無制限(無料プランは1回につき40分までの制限あり)
・1GB分のクラウド録画

(ビジネスプラン)・・・中小企業向け

年額:27,000

無料プランとの主な違い:300アカウントまでホストを設定可能
・シングルサインオン(一つのID・アカウントで複数のサービスにログイン可能)

また、各種クラウドツールとの連携性も非常に優れています。

例えば、ビジネスSNSの決定版「JANDI」Zoomを連携させることができ、
JANDIの画面上でZoomを活用することが可能です。

ビジネスチャットを使って打ち合わせを進めながら、
詳細を確認したいときにZoomのビデオ会議や画面共有の機能を活用するなど、
両者の強みを活かして、遠隔地であることのデメリットを感じさせないような使い方をすることができます。

2-2.  Cocripo

Cocripoは、もともとウェビナー(Web上で開催されるセミナー)向けに作られたWeb会議ツールです。

Cocripoを利用すると、主催者側・参加者側の両者とも面倒な手続きをしなくても、
簡単にWeb上での説明会・研修・会議の場所にアクセスできます。

また、情報共有機能に優れており、Web上であらゆる情報が共有できます。

プランにもよりますが、最大300名までの同時接続が可能で、
小~中規模の会議に活用されています。

無料プラン:3名まで同時接続可能・利用時間は月30時間まで

ビジネスプラン:月30,000円。
100名まで同時接続可能・利用時間は月10時間まで

エンタープライズプラン:月70,000円。
300名まで同時接続可能・利用時間は月20時間まで

Web会議のみに使用する目的で購入すると感じるかもしれませんが、
ウェビナーを開催する企業においては、
Cocripoを導入することで説明会と会議の両方をオンライン化することができます。

https://www.cocripo.co.jp/


2-3.  CISCO Webex Meetings

世界で最も多く利用されているWeb会議ツールは、CISCO Webex Meetingsです。

特に、暗号化技術を用いたセキュリティの高さに定評があり、
安全性を特に重視する企業によく選ばれているツールです。

主なプランは、以下の通りです。

Starter):小規模企業向け

月額:ホスト1名につき1,490円/月

最大同時利用人数:100名まで

無料プランとの違い:1会議につき24時間まで接続可能(無料プランは50分まで)
・5GBまでのストレージ
・会議の録画機能
・録画データのテキスト起こし

Plus):中規模企業向け

月額:ホスト1名につき1,980円/月

Starterの機能に加えて、ホストの代理として他のユーザーを立てたり、
他のユーザーがスケジュールを調整したりする機能を搭載

基本的な機能は、Zoomと比較的近いため、比較検討されることの多いツールでもあります。

https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html


2-4.  G Suit

Googleが提供しているWeb会議ツールがG SuitGoogle Meet)です。

G Suitの機能の一つとしてWeb会議ツールのGoogle Meetが提供されています。

G SuitのメリットはGoogleアカウントで利用できるのでログインが容易であることと、
さまざまなGoogleのツール(G mailGoogleカレンダー)などとの連携が容易であることです。

G Suitには、以下の3つのプランが提供されています。

Basic 1ユーザーあたり680円/月

Business 1ユーザーあたり1,680円/月

Enterprise 1ユーザーあたり3,000円/月

1ユーザーごとに費用が掛かるため、利用人数によっては費用総額が高額になる傾向はありますが、
Web会議ツール以外にも容量無制限のストレージ(ビジネスプラン以上)や
スプレッドシート・ホームページ作成ツールなど、多くの機能が活用できる点が魅力です。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/


2-5.  Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社のビデオ会議ツールです。

メッセージ機能・ビデオ通話機能・画面共有・ファイル共有(10GBまで)と、
Web会議に必要な機能が搭載されていることと、
マイクロソフトのアカウントでログインできることが大きな魅力です。

使用中のOFFICE365のプランによっては、
Teamsの機能が無料で利用できることもあることから、
非常に導入しやすいシステムであるともいえるでしょう。

主なプランは以下の通りです。

Business Basic

月額:1ユーザーあたり540

無料プランとの違い:最大250名参加のWeb会議を開催可能・録画機能

Business Standard

月額:1ユーザーあたり1,360

Basicプランとの最大の違いは、デスクトップ版のWordExcelなどが搭載されていることです。

さらに、25,000人まで利用できる大企業向けのエンタープライズプランがあります。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

2-6.  V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティングの大きな特徴は、操作が手軽でわかりやすいことです。

専用のアプリのダウンロードをしなくてもPCのブラウザで利用することができ、
画面共有や資料共有が容易におこなえます。

またOffice365のアカウントでログインできるというメリットもあります。

料金体系は、同時接続数(ポート)によって料金が変動する仕組みを取っています。

国内のみで使用するローカルプランでは、1ポートあたり11,000円です。

ビデオ会議のリーディング企業の実績を活かした使いやすさと
充実した機能を両立したWeb会議ツールです。

https://jp.vcube.com/service/meeting


Web会議ツールの選び方

おすすめWeb会議ツールを6点紹介しました。

どのツールも接続の安定性に定評があり、
画面や資料の共有などリモートでの会議を進めるうえで重要な機能が搭載されています。

では、自社にとって最適なWeb会議ツールを導入する際には
どのような点に注意して選べばよいのでしょうか?

重視すべきポイントを5点紹介します。

・音声品質

音質が途切れず安定していること、
通話の内容がクリアに聞き取れることはビジネスをスムーズに進めるためには不可欠です。

音声品質は、インターネット環境にもよるため実際に使ってみないと分からない面はありますが、
目安になるのは導入実績です。

また、無料期間があるツールについては、お試し期間としてまずは使用感を試してみるのも良いでしょう。

・使いやすさ

Web会議ツールの使いやすさも重要なポイントです。

大切なことは、管理者・ホスト側だけではなく、参加者側の使い勝手についてもチェックすることです。

例えば、会議にゲスト参加するユーザーについて
アプリのダウンロードやID・アカウントの登録を必要とするツールの場合、
事前に登録マニュアルの配布などが必要となり、思わぬ手間がかかってしまうことがあります。

・価格

イニシャルコストとランニングコストについても自社に合ったものを選ぶ必要があります。

無料のツールで間に合うのか、有料プランを契約した方が良いのかという問題もありますが、
サービスの選定と同時に適正なプランを選ぶことも大切です。

・機能

Web会議ツールを使用するうえで、どのようなプランを重視するのかも重要なポイントです。

画面共有・資料共有・録音機能などの基本的なプランだけではなく、
録画データの容量やテキスト起こし機能など、
会議の効果を高める機能が搭載されているかどうかをチェックしたうえで、
ツールを選択することが大切です。

・セキュリティ

Web会議ツールは、インターネットに接続して使用するツールなので、
情報セキュリティ対策も必要です。

ビジネスでの重要データを取り扱うという点を踏まえ、
外部からのサイバー攻撃や内部からの情報漏えいなどを防ぐ対策が取られており、
安心して導入できるツールを選定しましょう。

Web会議ツールの活用法

Web会議ツールは、Web会議以外にも様々な活用法があります。

幅ひろい活用法を把握することで、テレワークや在宅勤務の生産性をますます高めることができます。

この章では、Web会議ツールでできるビジネス活用法についていくつかご紹介します。

4-1.  Web会議

最もオーソドックスな活用方法として、Web会議があります。

Web会議ツールでは、音声と映像を双方向に受発信することができるので、
対面会議のような形をとることができます。

ファイル共有や、画面共有機能などを活用することで、双方の誤解を防ぎ、
間違いのない情報共有をすることができます。

4-2.  Web面接

新卒採用や中途採用のオンライン化のためにWebツールを利用することもできます。

新型コロナウイルス対策により、採用の現場でも急速にオンライン化が進んでおり、
Web面接に対応しているかどうかで採用の成否に大きく影響する可能性もあります。

4-3.  説明会・ウェビナー

会社説明会や商品説明会・新卒の採用説明会に関してもオンライン化が進んでいます。

例えば、新型コロナウイルス禍により対面での説明会開催が困難な状況となった2020年においては、
準備が整わない状況の中でもオンライン説明会を開催した企業の大半が、
例年よりも多くの学生に自社の説明会に参加してもらうことに成功しています。

4-4.  リモートワーカーとのコミュニケーション

リモートワークを導入すると、どうしてもスタッフ同士が顔を合わせる機会が減少してしまうため、
コミュニケーションの質・量が低下してしまう傾向があります。

Web会議ツールを使用することで、気軽に社員同士が通話・通信できる環境が構築でき、
コミュニケーション不足の課題を解決することができます。

4-5.  Web営業

Web会議ツールは、オンライン商談に活用することもできます。

もともと、インサイドセールス(ITツールやメールを活用した内勤型の営業)は、
2009年頃のリーマンショック後のアメリカでよく活用されるようになった営業手法です。

アメリカでは、日本よりも国土が広いことや国民性の違いなど小環境の違いがあるので、
アメリカで流行したからといってそのまま日本でオンライン商談が流行するわけではありません。

しかし、新型コロナ対策のために対面型の営業手法が制限され、
Web会議ツールが営業にも活用されるようになりました。

4-6.  店舗間・支社間のコミュニケーション

店舗間・支社間でコミュニケーションを取るために、Web会議ツールを活用する手法もあります。

Web会議ツールは、インターネットに接続することで利用できるため、
通話料をかけずに双方向のコミュニケーションを取ることができます。

また、オンラインツールの場合には、設備の構築も不要なので、
スマホやPCがあれば利用できるという点も非常に大きなメリットです。

全体のまとめ

ZoomやCISCO WebexなどのさまざまなWeb会議ツールの注目度が高まっています。

どのサービスにもそれぞれ特徴やメリットがあるため、
サービスやプランの選定の際には非常に頭を悩ませるものだと思いますが、
ポイントとなるのは次の5点です。

・安定性や通話の品質

・使いやすさ

・価格

・機能

・セキュリティ

これらの項目をチェックして、自社の会議の質を高めてくれるツールを導入しましょう。

無料のお試し期間を活用するなど、リスクを抑える方法で導入検討できるよう、工夫できれば理想的です。

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