テレワーク導入には勤怠管理システムを!おすすめのポイントを紹介

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近年、働き方改革やコロナ禍が叫ばれている中で、
テレワーク導入について前向きに検討している企業が増えています。

実際、オフィスにいなくても環境があれば働けるので、
働く場所にとらわれないというだけでメリットに感じる方も多いと思います。

しかし、テレワークを運用していくうえで、
デメリットやネックの面で次のように頭を抱えている経営者の方も多いのではないでしょうか?

「テレワークを導入したいけど、勤怠管理ができるかどうか不安・・・」
「テレワークを導入したら、業務効率や顧客満足度が下がったと聞いたけど、ウチの会社は導入しても大丈夫なのだろうか?」

この記事では企業がテレワークを導入する際にデメリットとなる点、
テレワークにも最適な勤怠管理システムについて紹介します。

この記事の目次

テレワーク導入のネック要因とは?


テレワークを導入することができれば、
新型コロナウイルス禍によって働き方に制限が生じている状況でも円滑に業務を遂行することができたり、
業務全般を効率化することができたりするなどのメリットがあります。

元々、政府主導の働き方改革の核となる手法としてテレワークが挙げられたことからも、
テレワークの導入の重要性が様々な方面から叫ばれています。

とはいえ、テレワーク導入にはネックとなる要因があり、
思うように導入が進んでいない現状があります。

2020年5月の東京都の調査において、
従業員30名以上のテレワーク導入率が62.7%と3月時点での24.0%と比較して大幅な上昇が見られたものの、
まだ4割近くの企業がテレワークを導入できていない状況です。

また、テレワークを一部導入したものの、
効果的に機能させられていないという企業も少なくありません。

参考:公益財団法人 東京しごと財団 雇用環境整備課

この章では、企業がテレワークを導入する際にネックになるポイントについて解説します。

1-1. 要因①勤怠管理が難しい

テレワークを導入するうえで最初にネックになりうるポイントは、勤怠管理の難しさです。

そもそも、テレワークといえども、
使用者は「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」に基づいて、
勤怠管理を行わなくてはなりません。

具体的にはタイムカードやICカード・パソコンなどにより、
スタッフ一人ひとりが、どの程度の時間働いたのかという客観的なデータを残さなくてはなりません。

テレワークであっても「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づいて、
勤務管理を行わなくてはならない。

ガイドラインには、テレワーク特有の管理の難しさについても記載されています。

(テレワーク特有の勤怠管理の難しさ)
・中抜け時間が生じやすいこと
・適切に休憩を付与しなくてはならないこと(ただし、会社に出社するスタッフのように一斉休憩をとることは難しいため、一斉休憩の要件は免除)
・休日や時間外に労働が生じないための対策

参考:厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン

1-2. 要因②長時間労働になりやすい

テレワークを導入した場合に「スタッフがサボってしまうのではない?」と懸念する経営者や上司の方は少なくありません。

しかし、実際にはテレワークを導入すると長時間労働になりやすいことがわかっています。

上述の厚生労働省のガイドラインにおいても、テレワークは長時間労働に陥りやすいということが記載されています。

従って、勤怠管理を行う際には、単に労働時間を記録するだけではなく、
スタッフの長時間労働を防止し、休暇をきちんと取れるようにするための対策まで考える必要があります。

1-3. 要因③就業規則や評価体制を整えなくてはならない

テレワークを導入すると、従来の就業規則や評価体制がうまくマッチしないことがあります。
規則や評価制度を変更しないままテレワークを導入すると、
規則が対応できない場面が生じたり、
会社に出勤するスタッフとテレワークスタッフとの間で勤務条件に不公平感が生じたりする可能性があります。

評価体制を例にとると、
テレワークの場合はどうしても「成果」中心の評価に陥りがちで、プロセスを評価する方法が難しくなってしまいます。

同時に、経理や総務部など、「成果」で評価しづらい職務もあるため、制度や規則の変更が必要とされます。

1-4. 要因④コミュニケーション不足に陥りやすい

テレワーク環境下では、コミュニケーション不足に陥りやすいというデメリットもあります。

コミュニケーション不足とは、業務に関する情報伝達ももちろんですが、
日常会話や何気ない挨拶なども非常に重要であると考えられています。

(コミュニケーション不足が陥りがちな場面)
1.業務効率の低下
2.スタッフのモチベーション維持が難しい
3.顧客満足度の低下

参考:「社内コミュニケーションが重要な理由と解決策5選!

コミュニケーションは業務全般に影響するため、不足しないための対策が重要です。

1-5. 要因⑤セキュリティ対策が必要

現在、多くの企業が導入しているテレワークは、在宅勤務が中心です。
スタッフの自宅で業務を行うことになるため、ソフト面とハード面との両方でのセキュリティ対策が重要です。

(ソフト面)
・セキュリティの弱いスタッフ自身のPCやスマホからの情報漏えい

(ハード面)
・紙媒体の資料紛失
・スタッフ自宅への外部からのセキュリティリスク(盗難など)

さまざまな機器がインターネットに接続される現在では、
セキュリティの小さな穴が会社のネットワーク全体を脅かす可能性があります。

総務省のテレワークセキュリティガイドラインにて、
テレワークにおけるセキュリティリスク事例が豊富に紹介されているので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。

参考:総務省「テレワークセキュリティガイドライン第4版」(総務省のガイドライン)

テレワークにおける勤怠管理システム導入の3つのメリット


テレワークを円滑に導入するためには、勤怠管理システムの導入が効果的です。

では、具体的にどのように導入するのが理想的なのでしょうか?

この章では、テレワークにおける勤怠管理システム導入のメリットを3点紹介します。

2-1. メリット①スタッフのスマホ・PCで簡単に管理できる

勤怠管理システムを導入した場合、スタッフのスマホやPCで簡単に勤怠管理を行うことができます。

例えば、出退勤の管理はスタッフのスマホ端末でログインをして「出退勤」ボタンを押すだけで、
本社側で現在のスタッフの勤務状況を見たり、過去の勤務履歴をチェックしたりすることができます。

クラウド型の勤怠管理システムを導入した場合、
専用のスマホアプリをダウンロードするだけでこれらの機能が活用できるため、スタッフ本人にも負担がかかりません。

2-2.  メリット②残業時間や休日出勤の管理も容易

勤怠管理システムは、給与計算の機能が搭載されていたり、
既存の給与計算システムと連携させたりすることができるものが主流です。

つまり、残業時間や休日出勤の日数をエクセルで管理したり、
手計算で賃金の割り増し計算をしたりすることなく、
データを取り込むだけで自動的に様々な勤務体系に対応した勤務時間の集計ができます。

2-3.  メリット③法改正にも提供者側で対応

労働関連の法案や税制改正などの改正が行われると、
それに伴って給与の算出方法も変更になることがあります。

中央労働災害防止協会が、最新の労働関連法案の改正についてまとめていますが、
このホームページを見ると1年間にいかに多くの法改正が行われているのかを知ることができます。

これらの内容を把握し、自社の給与計算などに反映させるのは非常に骨が折れます。

しかし、勤怠管理システムにおいては、
提供者側でこれらの変化について対応してくれるため、細かな対応を自社で行う手間から解放されます。

参考:中央労働災害防止協会「法改正概要一覧

テレワーク勤怠管理の一押しシステム「VWS勤怠管理」


最後に、テレワークの勤怠管理を行うために一押しのシステム「VWS勤怠管理」」を紹介します。

「VWS勤怠管理」は、テレワークを推進するうえで主に3つのメリットがあるため、
勤怠管理導入の様々なネックの対応にも非常に効果的です。

3-1.  不正の打刻をチェックできる

「VWS勤怠管理」の最初のネックは、不正打刻をチェックできることです。

GPSの機能と連動しており、スタッフが自宅や仕事場で業務を行っていることが確認できるため、
直接上司や経営者の目が届かない場所であってもスタッフの勤怠状況を管理できます。

3-2  コストが安い

「VWS勤怠管理」の最大のメリットともいえる点が、導入費用の安さです。

月額利用料は、なんとスタッフ1名あたり200円~。

必要最小限の価格で、勤怠管理システムを導入していただくことができます。

給与計算のシステムとの連携も手軽に行えるので、
必要最小限の手間で効率的に勤怠管理を実践することができます。

3-3.  コミュニケーション不足を解消するチャット機能付き

「VWS勤怠管理」は、コミュニケーション不足の解消にも効果的です。

ビジネスチャットの機能が搭載されているため、
「VWS勤怠管理」内で手軽にコミュニケーションのやり取りが行えるのです。

上述の通り、コミュニケーション不足はスタッフの孤独感を招くだけではなく、
業務の非効率化や顧客満足度の下降にもつながってしまいます。

手軽なツールによってコミュニケーションを活性化することで、
業務を改善することにもつながります。

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まとめ


テレワークを導入する際には、いくつかのネックがあるのも事実です。

しかしながら、ネックとなる部分は、
利便性の高いツールの導入や効果的な対策を整えることにより、解消することも可能です。

この記事で紹介している「VWS勤怠サービス」を導入した場合、次のメリットがあります。

・不正防止・簡単操作によるスムーズな勤怠管理
・無料のチャット機能によるコミュニケーションの活性化
・月額200円の低価格

低価格からテレワーク導入を助けるツールを導入したい企業は、ぜひ「VWS勤怠サービス」をご活用ください。


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