Excelで勤怠管理をすることのメリット・デメリットとは

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「勤怠管理はExcelでもできるの?」

Excelで勤怠管理をするメリット・デメリットって何?」

Excelでの勤怠管理がうまくできていないんだけど他に良い方法はあるの?」

PCで勤怠管理を効果的におこなおうと思いながら、どのような方法が良いのかわからないという方も少なくないと思います。

その際に、一つの選択肢となるのがExcelでの管理です。

Excelを使用すれば、無料で勤怠管理をすることができます。

また、テンプレートを使用すれば、最初の設定もそれほど難しいものではありません。

とはいえ、Excelでの管理にはメリットだけではなくデメリットも存在します。

2019年4月から「働き方改革関連法」が改正され、その1つとして「従業員の労働時間の把握」が義務化されました。

すなわち、これまで以上に勤怠管理の精度が問われるようになったことで、企業は従来の勤怠管理の見直しを迫られています。

この記事では、エクセルで勤怠管理をする場合のメリット・デメリットを解説したうえで、テンプレートの紹介やおすすめの管理方法などについて解説します。

この記事の目次

Excelで勤怠管理をすることのメリット・デメリット

最初にExcelでの勤怠管理のメリットとデメリットを紹介します。

自社の状況を踏まえた際にExcelでの管理が適しているのかどうかをイメージしてみてください。

1-1.  メリット

Excelで勤怠管理をおこなうメリットは、以下の3点です。

・初期費用、運用コストともにほとんどかからない(既にExcelのソフトをダウンロード済みの場合、無料で利用できます)

・テンプレート(ひな形)を利用することで、手間を軽減できる

Web上でテンプレートの使い方などの情報が掲載されている

Excelで勤怠管理をする最大のメリットは、やはり「無料」という点です。

できるだけ費用をかけたくない、という思いの方は多いと思いますので、とても魅力的に感じられるのではないかと思います。

1-2.  デメリット

一方、Excelでの勤怠管理にはデメリットも少なくありません。

・計算式がズレてしまうと、エラーになり正しく管理ができない

・法改正がおこなわれると、計算式を書き換えなくてはならない

・複雑な計算を伴う場合には、Excelの計算式だけでは対応が困難

・給与計算ソフトなどとの連携がスムーズに取れないことがある(多くの作業を手入力で対応しなくてはならない)

・情報セキュリティ面での不安が残る(外部からの自社サーバーへの不正アクセスや、自社からの持ち出しが起こりうる)

これらのデメリットを踏まえたうえで、Excelの勤怠管理を使用するか否かを検討する必要があります。

無料で使えるExcel勤怠管理テンプレート3選

Excel勤怠管理がどのようなものかを実際に理解するために最も手っ取り早い方法は、実際に利用されているテンプレートを見てみることです。

2-1. Excel勤怠テンプレート

Excel勤怠テンプレート」は、飲食店・コールセンター・介護業界など、業種に応じたテンプレートを選択してダウンロードできる勤怠管理テンプレートです。

大きな特長は、テンプレートの種類の豊富さと、一つひとつのテンプレートの使い勝手の良さです。

有休消化・直行直帰・日またぎ出勤など、特殊な勤務体系にも対応しています。

「Excel 勤怠テンプレート」
https://zestyoga.net/kintai/

2-2. 出勤簿

「出勤簿」は、タイムカードデータから出退勤データを記録するためのテンプレートです。

最大の特長は、勤務体系や用途などに応じてカスタマイズしやすいようにシンプルな関数のみで構成されていることです。

「現状の多様な勤務形態にExcelで対応するのはそもそも難しい」という観点から、カスタマイズを前提としているということです。

とはいえ、カスタマイズ前の状態で残業や時間外勤務、休憩時間などにも対応しているなど、ユーザー側の手間をできるだけかけないように作られています。

「出勤簿」

https://template.k-solution.info/2006/09/01_excel_5.html

2-3. みんなのエクセルテンプレート

「みんなのエクセルテンプレート」は、会員登録不要で利用できるExcelテンプレートです。

サイトがとてもシンプルな作りで、PCが苦手な方におすすめのテンプレートです。

Excel2007・2010に対応しています。

アルバイトの勤怠管理など、勤務形態が比較的シンプルなときに利用したいテンプレートです。

「みんなのエクエルテンプレート」は、勤怠管理以外にも請求書や稟議書など、シンプルに利用できるフォーマットが多数揃っています。

「みんなのエクセルテンプレート」

http://all-excel.net/t_kinmuhyou001.html

Excelよりも勤怠管理ソフトの利用がおすすめ

これまでExcelでの勤怠管理のメリット・デメリットを踏まえてテンプレートの具体例を紹介しましたが、
計算式の組み間違いによる集計ミスもなく、客観的に記録をとる方法としておすすめしたいのが、クラウド型の勤怠管理ソフト・ツールです。

というのも、Excelの勤怠管理は無料で利用できる点が魅力ですが、上述のように決してデメリットも少なくないためです。

勤怠管理ソフトは基本的に有料ですが、Excelテンプレートを使用する際のデメリットの大半は勤怠管理ソフトを使用すればクリアになります。

この章では勤怠管理ソフトを導入することで得られるメリットについて解説します。

3-1.手軽・正確に管理できる

クラウド型の勤怠管理ツールのメリットは、手軽にかつ正確に勤怠管理がおこなえることです。

手軽さという面では、Excelでの勤怠管理の方が手軽に感じられるかもしれません。

しかし、直感的な操作が可能な分Excelに比べてクラウドツールの方がより手軽に操作が可能です。

具体的にクラウド型勤怠管理ツールが手軽であると感じられるポイントは以下3点です。

・フォーマットに数値を入力するだけ(出退勤管理ソフトと連係すれば、入力作業さえ不要)

・法改正や消費税の変更に自動的に対応

・データの管理が自動的におこなえる

もちろん、感じ方は人それぞれですが、視覚的に操作ができ、一度利用をスタートすれば面倒な手続きの大半を提供者に任せることができます。

また、特に新型コロナウイルス対策をきっかけとしてテレワークに対応する企業が増えていますが、
クラウド型の勤怠管理ツールなら、スタッフスマホでタップをするだけでタイムカードの打刻(出退勤の管理)をすることも可能です。

経理・総務の負荷や業務の負荷を軽減することができます。

3-2.コスト削減につながる

業務負荷の軽減に通じる部分ですが、勤怠管理の導入は結果的にコスト削減にもつながります。

残業時間や休日出勤・有給消化・深夜・早朝勤務など、
イレギュラーな勤務の集計・管理などの業務があった際に月末・月初のタイミングで担当者に強い負荷がかかってしまいます。

その結果、長時間の残業になってしまったり、業務負荷の集中からスタッフのロイヤリティが下がってしまったりします。

ツールを導入することで、業務の効率化・質の向上を実現するとともに、ワーク・ライフ・バランスを整えることにもつなげられます。

3-3.セキュリティ面で安心

導入するツールによっては、セキュリティ面にも配慮されています。

自社でデータを安全に管理するためには、ネットワークにファイアウォールを構築したり、
個々のデバイス(端末)にセキュリティ対策ソフトを設定したりしなくてはなりません。

それに引き換えクラウドツールの場合は、外部からの攻撃への対策をサービス提供者側でおこなってくれます。

また、基本的にデータへのアクセス権限を設定することができるため、
権限のないスタッフが情報を持ち出して流出させてしまうといったリスクへの対策を施すことも可能です。

勤怠管理アプリならVWS勤怠がおすすめ

勤怠管理には、多くのソフトやアプリがありますが、数ある勤怠管理ソフトの中からどのサービスを選べば良いのかはとても頭を悩ませる部分です。

そこでおすすめしたいのが「VWS勤怠」です。

VWS勤怠」には、以下の4つの特徴があります。

・スタッフ1人あたり月額200円~の低価格

・ワークフローとセットでも月額300円~とお得

・タイムカードのデータ取り込みなど、他サービスとの連携が充実

・万全のセキュリティ対策

・今なら60日無料キャンペーン実施中

また、VWS勤怠管理は現場で利用する方にとっての使い勝手の良さを重視して設計したツールであるため、PCやアプリを普段あまり使い慣れていないという方にもおすすめです。

勤怠管理を効率化したい!正確におこないたい!と考えている方は「VWS勤怠 」までぜひ気軽にお問い合わせください。

まとめ

無料のExcel勤怠管理には、次のメリット・デメリットがあります。

(メリット)

・無料で利用できる

・テンプレートを使用することで手間を軽減できる

Web上でテンプレートの使い方などの情報が充実している

(デメリット)

・計算式がズレると、エラーが生じる

・法改正などのたびに対応が必要

・複雑な計算への対応が難しい

・他のソフトとの連携が難しい

・セキュリティ面での不安が残る

上述のようなデメリット面を考慮すると、クラウド型の勤怠管理ツールを利用することに大きなメリットがあります。

特に、社員1人あたり月額200円~利用が可能な「VWS勤怠管理」は、非常におすすめです。

PCやスマホ操作の苦手な方でも抵抗なく利用できるようにこだわって作られたツールであり、今なら60日間のお試し利用が可能です。

ぜひ気軽にお問い合わせください。

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