省人化とは？生き残る企業になるために欠かせない取り組みについて解説

省人化（しょうじんか）とは？

省人化とは、業務を効率化させることにより、工程に必要な従業員数を減らす取り組みをいいます。

＜省人化の例＞

1. 1. 小売店でセルフレジを導入して会計スタッフを減らし、代わりに納品・発注・接客業務にあたってもらう
   2. 物流会社で積み込み業務をロボットに任せて、そのぶん、事務作業・運搬業務へ従業員数を多く割り振る

1. 事務・人事などのバックオフィスでツールを導入して集計や記録を効率化し、接客や来客対応などにあたってもらう

省人化が注目される背景には、少子高齢化による働き手不足と、働き方改革による長時間労働の是正・効率化を訴求する動きがあります。
働き手が減る一方、より短時間で同量の業務をこなすことを求められているため、省人化はどの業界にも無視できない課題といえるでしょう。
「省人化について正しく把握し、いかに適切な対処を低コストでできるか」が、企業にとって重要なポイントになります。

しかし、現在では省力化や少人化なども同時に話題に上ることがあり、違いがわかりにくくなっています。
それぞれの意味の違いについてご紹介するため、ひととおり確認しておきましょう。

1-1. 省人化と省力化の違い

省力化（しょうりょくか）とは、業務を効率化し、従業員がより楽に働ける環境を整える取り組みをいいます。
従来と同じ成果をより少ない労力で、かつ効率的に得るための施策です。
省人化と似ているものの、省人化とは「実際に従業員数を減らすところまで効率化できるか」という点で違いがあります。

つまり、効率化を進めて省力化し、その次に狙うのが省人化といえるでしょう。
省力化すれば就労環境の改善や効率化につながりますが、人件費の削減はできません。
たとえば、5人ぶんの労力が必要な工程を4.5人分まで減らしたとしても、実際には従業員数を減らせないためです。

取り組みを進めて省人化できるまで効率化しなければ、企業は大きなメリットを得られないといえるでしょう。

1-2. 省人化と少人化の違い

少人化（しょうにんか）とは、需要に応じて、そのときに必要な最低限の人数で業務にあたる取り組みです。
たとえば月曜日には最低限10人の従業員が必要なラインで、受注数が減る火曜日は7人に、逆に受注数の増える木曜日は13人に増やすといった変動制の就労環境が該当します。
少人化すればそのとき必要な最低限の人数で業務をこなすため、人件費の無駄を削減できます。

手の空いた従業員にはほかの業務にあたってもらうことで、仕事がより効率的かつスムーズに進行するようになり、いっそうの企業の発展・成長を見込めるようになるでしょう。

省人化のメリット

省人化をすると、企業の発展・成長に欠かせない3つのメリットを得られます。

＜省人化のメリット＞

1. 生産性の向上が期待できる
2. 人手不足の解消に役立つ
3. サービス品質の向上が見込める

省人化すれば、同じ量の仕事をより少ない人数でカバーできます。
また、省人化によって手の空いた従業員を人手が足りていない業務に割り振り、さらに生産性を高めることも可能です。
くわえて少人数で業務をカバーできるようになれば雇用する人数も少なくて済み、人手不足の問題が解消できるでしょう。

省人化のデメリット

メリットが多く思える省人化ですが、無視できないデメリットもあります。
たとえば、業務の効率化のために設備を導入すれば、初期コストやランニングコストがかかります。
専用のロボットを導入する場合は、その機器を扱える人材も確保する必要があるでしょう。

ほかにも、以下の点を把握して適切なフォローをする必要があります。
実際に取り組みをはじめるまえに「省人化は従業員の負担軽減や業務の効率化に役立つもので、リストラ目的ではない」といった説得をしておきましょう。

＜省人化のデメリット＞

1. 手間がかかる……効率化を進めるために業務の再確認・無駄の洗い出しが必要
2. 誤解される場合がある……「人員削減で解職される」「担当する仕事の幅が増えることで、負担が増す」など

省人化を導入・成功させる方法

省人化をする場合、以下の3つのステップのもと導入しましょう。

＜省人化の取り組みかた＞

1. 業務の見直し・無駄の洗い出し・教育による属人化の解消に取り組む
2. ロボット・ツールが得意とするものを考慮し、設備投資先を決める
3. 適した機器・ツールを導入する

どれほど便利なツールや機械を導入しても、効率化や生産性アップに役立たなければ、無駄な出費になってしまいます。
無駄なコストをかけないためにも、設備投資するポイントを見極めることが大切です。
またどれだけ環境を整えても、属人化している業務がある場合、その部分に関しては省人化できません。

慣れれば誰でもできる業務は誰でもできるように、幅広い教育・指導が必要です。
上記のステップからわかるように、省人化を成功させるには多くの時間が必要となるため、早めに行動を起こす必要があります。

省人化に取り組むときにおすすめのツール

省人化をスムーズに成功させたいときには、業務内容に適した設備・ツールを導入する必要があります。
どの業界でも便利に使えるツールなら、主にバックオフィスの業務を効率化するシステムが挙げられるでしょう。
たとえば、社内申請や給与明細といった書類を電子化すれば、印刷して手渡しする手間を削減できます。

またツールを使ってデータを蓄積すれば、人事評価の資料を簡単にそろえられるうえ、残業代の算出や各種税金の計算も楽になります。
上記のメリットがあれば、バックオフィス業務の負担を削減し、働き方改革・省人化に役立つはずです。
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まとめ

省人化とは、業務を効率化して無駄な工程を削減し、従業員数を減らす取り組みをいいます。
無駄を削減して人数を減らせば、生産性向上・人手不足の解消（就労環境の改善）・サービス品質の向上が期待できます。
しかし省人化を実現するにはいくつかの段階を踏まなければならず、時間がかかる点に注意が必要です。

事前に検討しておき、よりよい就労環境の実現・より生産性が高い企業の実現を成功させましょう。