勤怠管理とは?義務化と働き方改革で求められる効率と正確性

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2019年の法改正により勤怠管理が義務化されていますが、適切な対応はとられていますか?

「適切な勤怠管理ってどういうこと?」

「勤怠管理とは、どのように実施すべき?」

「なぜ勤怠管理を実施しなくてはならないの?」

働き方改革の推進やテレワークの導入などにより働き方が多様化する中、勤怠管理のやり方については従来通りの方法を採用している企業も多いのではないかと思います。

管理者は社員の労働時間を適切に管理し、必要な手当てを支払わなければなりませんが、特に大きな会社の場合は、社員一人ひとりの稼働状況を正確に把握することは容易ではありません。

 

この記事では、いまさら聞けない「勤怠管理とは何か?」「違反によるリスク」といった概要を踏まえたうえで、改めて勤怠管理の適切な方法について紹介します。

この記事の目次

勤怠管理とは?

最初に勤怠管理とはどのようなものなのかについて、見ていきましょう。

管理者が、社員の何をどのように管理しなくてはならないのかを知ることは、必要な情報を適切に管理することに繋がります。

1-1.  勤怠管理の概要

出勤時間や退勤時間をはじめ、休憩や休暇などの稼働状況を把握し、社員が就業規則に則って働いているかを管理することを「勤怠管理」といいます。

ようするに勤怠管理とは、社員の労働時間を管理することです。 労働時間を簡単に説明すると拘束時間から休憩時間を差し引いたものになります。

ここで、労働時間と休憩時間について、少し具体的に見ていきましょう。

労働時間:労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間であり、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たること
(引用:厚生労働省「労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置に対するガイドライン」) 過去の最高裁判所の判例についても同様の見解が示されていることからも、
労働時間=指揮命令下に置かれている時間、ということを経営者や管理者は認識しておく必要があります。

そして「指揮命令下」に当たるか否かを判断するために重要な点が休憩時間に対する考え方です。

原則としては、6時間以上の連続した勤務に対して45分以上、
8時間以上の勤務に対しては1時間以上の休憩を与えなくてはならないことが、労働基準法に明記されています。

休憩時間は「指揮命令下から外れる時間」という事になりますが、
現実的には労働時間外の研修を社員が受講しているケースなど、線引きが難しいケースもあります。

最近では、テレワークや在宅勤務が進んでいることから、物理的に休憩中なのか否か判断しづらいという場面も増えています。

1-2.  勤怠管理をおこなうべき事務所と対象者

勤怠管理は、労働基準法の適用となる全ての事業所、つまり1人でも労働者を雇用している全ての事務所がおこなわなくてはなりません。

その管理を担うのは、経営者や管理者などのマネージャー層、あるいは秘書などです。 勤怠管理は全ての社員を対象に行う必要があります。

勤怠管理が義務化!?おこなうべき理由とは?

2019年4月に勤怠管理が義務化されましたが、いったいなぜ勤怠管理が義務化されたのでしょうか?
この章では、勤怠管理の義務化の背景や企業が実施すべき理由について解説します。

2-1.  労働時間把握の義務・目的

勤怠管理により、企業が社員の労働時間の把握をすべき理由は、次の通りです。

・長時間労働を避け、社員の健康を保全するため
・適切に労働を管理し、労働に対して適切な報酬を支払うため
・労働を正当に評価し、社員のモチベーションアップにつなげるため

とはいえ、かつては労働時間が正確に管理されていない場面も多く見られました。

そこで2019年以降の一連の働き方改革推進法の整備により、労働時間の把握が義務付けられたということです。

企業が管理しなくてはならない項目としては、以下の項目があります。

・出勤、退勤時刻
・労働時間
・時間外労働時間
・深夜労働時間
・休日労働時間
・出勤日数
・欠勤日数
・休日出勤日数
・早退や遅刻の回数と時間
・有休日数・有休残日数 など

2-2.  違反の場合にはどうなるの?

法律により義務化されるとなると、遵守できなかったときの罰則規定が気になるのではないでしょうか?

労働時間の把握を適切におこなうためには、体制や業務フローの変更が必要とされることもあり、スムーズに切り替えができるとは限りません。

結論からいえば、2020年12月現在において、罰則規定は設けられていません。

ただし、罰則規定が設けられていないからとはいえ注意が必要です。

例えば残業代未払いなどの労働訴訟が起こった際、勤怠管理が適切におこなわれていなければ企業側が不利になる可能性が高いでしょう。

また、賃金台帳を適切に記録し3年以上保管しなければ、30万円以下の罰則が課せられる可能性がある、という規定もあります。

2-3.  みなし労働時間制の場合は?

法改正の前までは、みなし労働時間制をとる社員に対しては労働時間管理義務の対象外とされていました。

一般的に、みなし労働時間制をとる社員に対しては、時間の管理が困難であることや、
賃金が割り増しで支払われているなどの事情を考慮してのものです。

しかし、法改正によりみなし労働時間制の社員に対しても労働時間の管理が義務付けられることになりました。

例えば社員が顧客先に直行直帰するようなケースにおいても、ITツールを用いるなど客観的に把握ができる方法で管理をおこなう必要があります。

あるいは、どうしてもツールの利用などが難しい状況においては、社員の自己申告により、労働時間を把握すべきであるということが規定されています。

2-4.  テレワークの場合は?

テレワークも、物理的に管理者が社員一人ひとりの労働時間を把握することが難しい状況になります。

しかし、みなし労働時間制の社員と同様、テレワーカーに対しても適切な労働時間の把握が義務付けられています。

勤怠管理の方法とメリット・デメリットとは?

働き方が多様化する中、企業が社員一人ひとりの勤怠管理を適切に行うにはどのような方法があるのでしょうか?

この章では、勤怠管理の具体的な方法と、それぞれのメリット・デメリットを紹介します。

3-1.  タイムカードによる管理

従来からおこなわれている勤怠管理のオーソドックスな方法は、タイムカードによる管理です。

おなじみの方も多いと思いますが、メリット・デメリットは以下の通りです。
(メリット)
・印字により記録されるため不正が起こりにくい
・社員はタイムカードを機器に差し込むだけなので、誰でも抵抗なく機器を利用できる

(デメリット)
・物理的にタイムカード機器の設置場所までいかなければ打刻ができないため、テレワークや直行直帰の社員の管理には適していない
・給与管理をおこなう際は、タイムカードの印字データをExcelや給与管理システムに入力しなおさなければならず、手間がかかってしまう

3-2. Excelによる管理

Excelを共有して、労働時間を管理する方法もあります。

情報を共有化することにより、場所にとらわれずに社員がデータを入力することも可能です。
メリット・デメリットは次の通りです。

(メリット)
・テレワークや直行直帰の場合の勤怠管理も可能
・正確なデータを社員が申告すれば、労務管理担当者の手間を軽減できる

(デメリット)
・データが正しいことをチェックするのが難しい
・複雑な給与計算はExcelのみでの管理は困難であるため、
別途給与計算ソフトを導入するなどの対応が必要になることがある

3-3.  ツールやアプリによる勤怠管理

ツールやアプリを使用して勤怠管理をおこなう方法もあります。

(メリット)
・スマホをタップするだけで、出退勤の記録を残せる
・GPSとの連動など、不正打刻を防止する機能が付いているものが多い
・ツールやソフトによっては、勤怠管理ソフトとの連動が可能であるため、労務管理スタッフの負担を軽減できる
・法律や社内規定の改正による変更にも対応のため、運用コストを抑えられる

(デメリット)
・基本的に有料である たしかに、クラウド勤怠管理ツールは有料のものが多く導入を悩まれる要因といえますが、
自社で勤怠管理システムを構築、運用する際にかかる人件費を考えると比較的に低コストで導入が可能です。

多くの勤怠管理ツールが利用されている中でも、特におすすめのツールは「VWS勤怠」です。

1アカウントあたり220円(税込み)~という低価格で、正確な勤怠管理に必要な機能がしっかりと搭載されています。
また、給与計算ソフトやビジネスチャットツールとの連携が可能であるため、労務管理スタッフだけではなくチーム全体の生産性向上にもつながります。

まとめ

2019年4月の法改正により、勤怠管理が義務付けられました。

企業にとって負担が増えるという捉え方もありますが、これをきっかけに正確で効率的な労務管理がおこなえるようになれば、
生産性向上のきっかけとすることも可能です。

テレワーク社員やみなし労働時間制の社員など、従来の方法では正確な管理が難しい多様な働き方が求められる状況下で、
適切な管理をおこなうためにはツールの活用がおすすめです。

VWS勤怠」を利用すれば、1アカウント220円(税込み)~という低価格で、スタッフ全員の勤怠管理を手軽におこなうことができます。

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