電子契約の際は、取引内容に応じて契約書の種類を考慮しましょう。 それというのも、電子契約には「立会人型」と「当事者型」の2種類があるためです。 立会人型は、契約システムから配信されるメールを受信することで本人確認をおこなう電子契約です。 メールの受信ができれば利用できるため、相手企業の方に煩わしい手続きをしてもらう必要がなく、スピーディに対応してもらえるでしょう。 一方当事者型は、電子認証局の本人確認をおこなったうえで締結する、厳格な電子契約をいいます。 第三者機関が確認し本人性を担保するため、「高額・長期的な契約を交わす」「より安心して契約を結びたい」などの場合には、当事者型の電子契約を選ぶのがよいでしょう。
電子契約の種類が確認できたところで、実際の締結の流れを知りたい方も多いのではないでしょうか。 ここでは、電子契約で主流の「立会人型」における流れをご紹介します。 ＜立会人型＞ 担当者がパソコンで契約書を作成し、電子契約サービスへアップロードする 関係する企業の署名者宛てに、本人確認と電子署名するためのURLが届く 署名者がURLを開き、内容に問題がなければ署名する 署名すると契約書に契約日時が保存され、締結 スムーズに契約を締結できるため、チャンスを逃さず、迅速なビジネス展開ができるでしょう。
電子契約へシフトすることで、契約書発行時の印紙代・郵送費用などを削減できます。 紙の契約書を作成すると郵送・印紙・印刷・製本などの費用がかかりますが、電子契約ではそうしたコストが不要になります。 1件1件は小さな金額でも、年間で見れば、大幅なコストカットになる場合もあるでしょう。 また印紙を貼る必要性がなくなれば、過怠税（※）のリスクも回避でき安心です。 契約書に関するコスト削減を狙いたい場合は、検討しておきたい契約方法といえるでしょう。 ※印紙を貼るのを忘れた際に徴収される税金
電子契約では、契約書の印刷・製本・郵送の業務が不要です。 諸業務がなくなればその時間を他の作業に充てることができ、より効率的に契約締結ができるようになるでしょう。 それによって、チャンスを逃さない、スピーディなビジネス展開が期待できるようになります。 さらに 電子契約における印章管理規程に必要な記載 電子契約書の管理責任 担当者（電子署名をおこなう者）の権限 電子署名の承認ルール 証明書発行申請の手続きについて 電子署名の際に遵守すべき事項 電子化することで、契約書の保管・管理も簡単になります。 実物で保管しなくなるため、保管場所を確保したりファイリングに時間を使う必要が無くなるでしょう。 くわえて、電子契約サービスの検索機能を活用すれば、1枚の契約書を簡単に見つけられるようになります。 新規契約書を作成する場合に参照しやすく、契約書作成業務を効率化できるはずです。
紙の契約書は、どれだけ取り扱いや保管方法に注意していても、災害や不注意により紛失・破損・汚損する可能性があります。 たとえば洪水や火災などの被害で破損すれば、取引先企業から契約書の写しをもらう必要が出てくるでしょう。 しかし契約書の写しをもらうため何社もの取引先とやり取りするのは、非常に大変です。 電子契約ならクラウド上にデータがあるため、災害時・不注意による破損や紛失のリスクを回避できます。 取引先にも手間をかけさせずに済み、万が一の際も安心して業務再開に向けて準備できるでしょう。
電子契約を導入するときには、社内外で以下の調整が必要になります。 ＜電子契約の導入に際して必要な調整＞ 社内規程・契約文書の見直し 取引先への連絡・調整 業務フローの見直し・調整 社内規程は、電子契約を有効な契約行為として扱うことを明記する必要があります。 契約書の文言も、「本契約は電磁的に作成・保管するものとし、甲乙双方の電子署名をもって締結する」といった文言へ変更し、電磁的な契約に則したものにする必要があります。 また電子契約に則した印鑑管理規程・文書管理規程も作成し、社内規程へ盛り込みましょう。 印鑑管理規程・文書管理規程において、見直しして調整すべき事項は以下のとおりですので、参考にしてみてください。 電子契約における文書管理規程に必要な記載 電子契約書の保管先についての記載 文書にアクセスできる権限の追加 閲覧申請に関するルールの追加 契約文書の保管期限と、廃棄ルールに関する規程の追加
| 電子契約における印章管理規程に必要な記載 | ● 電子契約書の管理責任 ● 担当者（電子署名をおこなう者）の権限 ● 電子署名の承認ルール ● 証明書発行申請の手続きについて ● 電子署名の際に遵守すべき事項 |
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| 電子契約における文書管理規程に必要な記載 | ● 電子契約書の保管先についての記載 ● 文書にアクセスできる権限の追加 ● 閲覧申請に関するルールの追加 ● 契約文書の保管期限と、廃棄ルールに関する規程の追加 |
一方社外との調整としては、取引先へ今後契約締結を電子でおこなうことの説明をし、同意を得ることが必須です。 事情を説明して必要なフォローをしたうえで、難色を示す取引先にはメリットや法的な証拠力（効力）をより丁寧に説く必要もあるでしょう。 丁寧なフォローができるよう、時間の余裕をもって社外との調整を進めるのが望ましいといえます。 また紙面の契約書と電子契約書では、締結までのフローが大きく異なります。 そのため導入の際は、社内のスタッフに新たなフローの検討・導入・周知を徹底しておくことが重要です。 突然新システムを導入し現場を混乱させないよう、余裕をもって告知・研修を済ませておきましょう。
電子契約が可能なのは、「紙面（書面）での契約が法令で要求されていない契約」「電子化を認める別規則がある契約」に限られます。 つまり、紙面でおこなうことを法令で規程されている契約は、電子契約を利用できません。 たとえば、紙面での契約に限定されるものとして「任意後見契約書」が代表的です。 また、相手方の承諾がなければ電子化できない点にも注意しましょう。 丁寧に説明しても取引先の同意が得られない場合は、紙面での契約もあわせて使っていくことになります。
電子契約は、オンライン上で完結する契約です。 そのためサイバー攻撃やハッキングをされれば、重大な情報漏えいにつながる可能性があります。 インターネットを使う場合は、どのように対策をしても、情報漏えいリスクをゼロにはできない点を把握しておきましょう。 一方紙の契約書も、持ち出し・撮影・コピーなどで情報流出が起こる可能性もあります。 それぞれのメリット・デメリットを検討し、適切な判断をすることが求められるでしょう。