ワークフローの作成は、日常業務の可視化・効率化という効果から非常に重要な項目です。

近年では、ITツールを用いてシステム化することができるため、その効果や利便性はさらに大きなものとなっています。

とはいえ、次のような企業も珍しくありません。

「ワークフローを作成していない」

「ワークフローを作成しているものの使いこなせていない」

「ずっと前にワークフローを作ってから改定していないから、実情と合っていない」

この記事では、ワークフローの効果を踏まえ、ワークフローをシステム化することのメリットについて解説します。

また、おすすめのワークフローシステムについても解説しているため、ワークフローの作成や見直しを考えている企業担当者の方には必見の内容となっています。

ワークフローシステムとは？

ビジネスにおけるワークフローとは、一連の業務の流れを示したもののことです。

より具体的に説明すると、ワークフローとは「どの部署が」「いつ・どんなタイミングやきっかけで」「どんな作業を」「どんなふうに行うか」を、フローチャートなどで示したものです。

ワークフローを作成することで、一連の業務全体を見通すことができ、ビジネスを可視化することができます。

例えば、顧客の注文から製品の納品までの流れを図式化することにより、顧客から注文が入った場合での関係部署での業務全体を見通すことが可能になります。

従来、ワークフローは紙媒体のものが用いられることが一般的でしたが、最近ではITツールなどのデジタル媒体を利用する企業が増えています。

このワークフローのITツールこそが、ワークフローシステムです。

ワークフローの設定業務

適切なワークフローを設定するためには、業務タスクを漏れなくピックアップする必要があります。

その際の最も基本的な流れは、以下のステップです。

①申請→②承認→③決裁→④保管

従って、全ての業務を洗い出し、それぞれの業務についてワークフローを設定することにより、ワークフローを機能させることができます。

①申請

「どの申請書フォーマットを使用するか？」

②承認

「申請書類をどこに提出するか？」」

「課長の承認だけでOKか？それとも課長と部長両方の承認が必要か？」

③決裁

「決裁者は誰なのか？」

「決裁者の決裁が滞っていないか？」

④保管

「書類のどの部分を結果としてデータ入力しなくてはならないか？」

「書類原本をどこにどのように保管するか？」

以上のようなポイントを一つひとつ、ていねいに保存しなくてはなりません。

ワークフローは、以下のように条件によって内容も異なります。

「決裁額が〇〇万円以上の決裁については、課長だけではなく部長の承認も必要」

「業務内容によっては、記載すべき書類が異なる」

従って、発生条件の枝分かれについても一つひとつていねいに定義することが必要です。

ワークフロー設定の3つの効果とは？

ワークフローを設定するには、一つひとつの業務を洗い出していかなくてはならないため、手間のかかる作業にはなってしまいます。

しかし、かかる手間を上回る十分な効果が期待できます。

この章では、ワークフローを設定した際に得られる3つの効果について解説します。

3-1.業務全体を可視化することができる

効果として最初に挙げられるのは、業務全体を可視化できる効果です。

全体を把握することで、業務の全体像が把握できるだけでなく、作業がどこかで滞っているときにどこで滞っているのかを追いかけやすくなります。

3-2.人的ミスの防止

ワークフローにより、流れを明確化することにより人的ミスの防止にもつながります。

具体的に、次のミスを防ぐことができます。

・申請書や稟議書のフォーマットや提出先の間違い

・作業の漏れや手順の間違い

また、作業が滞っている時に、どこに催促するべきかについても分かりやすくなります。

3-3.業務をスピーディ化することができる

ワークフローにて、様々なケースを想定した業務の流れを明記することで、申請先や申請方法などの迷いがなくなります。

結果的に業務が滞りなく進むようになります。

ワークフローをシステム化するメリット

ワークフローは、ITツールを用いてシステム化することにより、さらに効率的にメリットを得ることができます。

この章では、ワークフローをシステム化するメリットについて記載します。

4-1.ペーパーレス化の実現

ITツールによりワークフローをシステム化することにより、ペーパーレス化を推進することができます。

ワークフローのシステム化とともに申請書や稟議書のフォーマットを電子化して、
オンライン上で申請・承認・保管をすることにより、一層のペーパーレス化を実現することができます。

4-2. 申請・承認・保管業務の効率化

業務フローをシステム化することにより、業務効率化の実現を図ることも可能です。

申請・・・オンライン上で、承認者の都合に関係なく申請を上げることができます。
承認者が外出や出張中の際にも申請を上げることができます。

承認・・・オンラインで決済をすることが出来るので、外出先の隙間時間などを効率的に利用することができます

保管・・・Web上で申請書を管理できるので、書類の整理業務が簡素化されます

以上により、全ての工程において業務の効率化を図ることができます。

4-3.業務の滞りが少なくなる

システム化すると、業務の進捗状況が一目でチェックできるようになります。

滞りが生じた時には、複数名の目でチェックできるので、
業務の滞りや申請の漏れが早期に発見され、滞りが少なくなります。

4-4.コスト削減

システム化をすることにより、ワークフローの作成業務が効率化されます。

結果的に、ワークフロー作成のために費やす人的コストが削減できます。

また、紙媒体でワークフローや申請書を作成する場合の用紙代・印刷代・書類の輸送費用なども削減することが可能です。

4-5.セキュリティ向上

システム化されたワークフローのデータは、一般的にはクラウド上に保管されます。

例えば、紙媒体で申請書などを保管する際には、申請書の紛失リスクが生じてしまいますが、
クラウド上でデータ保管されることにより、書類保管の安全性を高めることができます。

Web上での書類保管に関しても、セキュリティ上のリスクがないわけではありませんが、
クラウド提供業者各社はWeb上のセキュリティを高めているため、自社で書類を保管するよりもずっと安全です。

おすすめのワークフローシステム

ワークフローシステムのメリットを知り「自社でもワークフローを導入したい」と考えている方も珍しくないと思います。

しかしながら、実際にワークフローシステムを導入しようとすると、次のような問題に直面してしまいます。

「自社に合ったワークフローはどれなのか？」

「ワークフローを導入するためには、どこで申し込みをすれば良いのか？」

そこで、この記事の中でぜひおすすめしたいのが、「VWSワークフロー」というクラウドサービスです。

「VWSワークフロー」は、誰でも簡単に利用できる、現場のスタッフ全員にとって使いやすい「VWSシリーズ」の一つとしてリリースされているITツールです。

上で紹介した申請・承認・決裁・保管の業務を効率化・スピーディ化し、業務の質を高めてくれるITツールです。

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まとめ

ワークフローを作成すると以下のメリットがあります。

・業務全体の可視化

・人的ミスの防止

・業務のスピーディ化

さらに、ITツールであるワークフローシステムを導入することにより、
ペーパーレス化の推進やさらなる業務効率化・コスト削減などの効果も期待できます。

初めてワークフローを導入する方や、今までに導入したシステムが使いこなせていない企業様において、
システム導入の重要なポイントは、使いやすさと担当営業のサポートです。

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