電子請求書・電子署名とは？安心してDX化するためのポイント

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電子請求書とは？

電子請求書とは、オンラインで完結するタイプの請求書のことをいいます。 パーソナルコンピューターなどを使って作成し、データの状態のまま送付します。 たとえば、wordやExcelなどのツールで作成しPDF化したのち、メールやファイル共有でやりとりする方法がメジャーです。 またなかには「電子請求書とPDFにはどのような違いがあるの？」と疑問にお思いの方もいらっしゃるかもしれません。 PDF（Portable Document Format）は、データの保存形式のひとつです。 wordやExcelといった文書作成ツールで作成したのち、PDF化というひと手間をかけてから送るのは、以下のリスクを回避するためです。 ＜文書作成ツールで作成したものをそのまま送るリスク＞ 相手の端末によっては開けない場合がある ファイルを開いたときに、レイアウトが崩れて読めなくなるリスクがある 受け取った側はそのまま編集できてしまうため、請求書の内容について正確性が保証できない PDF化することで、誰が相手でも・どのような端末でも閲覧できるうえ、改ざんリスクも低下させられるというメリットがあります。 そのため、電子請求書はPDFファイルで送信されることが多い傾向にあります。

電子請求書に必要な2つの機能

企業同士でやり取りする電子請求書なら、本人性と非改ざん性を重視したいものです。 本人性・非改ざん性を保証するには、印鑑のかわりになる「電子署名」と、情報が改ざんされていないことを証明する「タイムスタンプ」をそれぞれ備えている必要があります。 電子署名やタイムスタンプがどのようなものなのか、それぞれチェックしていきましょう。

2-1. 電子署名

電子署名は「公開鍵暗号」という仕組みを用いた、本人確認方法です。 電子証明書を認証する業者（認証局）へ申し込んで得られた「本人確認証明書（電子証明書）」をもとに作成されます。 簡単にいえば「たしかに本人が作成したこと」を証明するためのもの、紙面におけるサインや判子のようなものです。 電子署名があることで、本人性がはっきりと証明され、安心して請求書を取り扱いできるようになります。

2-2. タイムスタンプ

タイムスタンプとは、その文書が改ざんされていないことを証明するものをいいます。 原本データのハッシュ値（入力されたデータを一定の長さのデータへ変換したもの）と時間経過後のハッシュ値を比較して、内容が書き換えられていないことを証明します。 ハッシュ値は「電子文書の指紋」とも呼ばれるデータです。 情報の内容のほか時刻情報なども記載され、いつ・どのように改ざんされたかまでわかります。 電子署名やタイムスタンプは、電子化された文書がきちんと「正しく相手が作成したものか」「知らないうちに内容が書き換えられていないか」を担保するため、それぞれ重要な役割を担っています。

電子請求書へ移行したときの影響

今まで紙面で請求書を発行・受理していた場合は、電子化することでどのような影響が出るのかと不安にお思いになるはずです。 そこで「電子請求書を発行する側」「電子請求書の受け取り側」にわけて、それぞれメリット・デメリットをご紹介します。

3-1. 発行する側

電子請求書を発行する側には、どのような影響があるのでしょうか。 メリット・デメリットそれぞれを確認しましょう。

3-1-1. メリット

請求書を発行する側にとって、電子化には多くのメリットがあります。 コストカット・事務作業の削減など、さまざまな点で便利になるでしょう。 ＜電子請求書を発行する側への影響＞ 印刷しないため、コピー用紙代・インク代が不要になる 郵送しないことで、切手代が不要になり、郵便を出しに行く手間もかからなくなる 再発行や請求書の保管が簡単になる わざわざ出力して郵便局へ持って行かずに済むのは、忙しい方にとって大きなメリットではないでしょうか。 求められれば、請求書を作成するところから受理してもらうところまでを即日で進められるため、振込までの時間も短縮できる可能性もあります。

3-1-2. デメリット

発行側のデメリットとしては、本人性・非改ざん性を付与しようと思えば、自身で電子署名やタイムスタンプに関する申請業務をこなさなければならない点が挙げられます。 とはいえ、電子契約サービスを利用すればそうしたデメリットへ対応せずに済みます。 また、取引先から「請求書を紙で送ってほしい」と要望があったときは個別対応しなければならない点も、デメリットといえるでしょう。 自身の希望だけでなく、先方の意見も踏まえて発行する必要があるため、請求書の電子化について事前に話し合いをしておく必要があります。

3-2. 受け取り側

一方で、電子請求書を受け取る側にはどのような影響があるのでしょうか。 こちらも、メリット・デメリットにわけてチェックしましょう。

3-2-1. メリット

請求書を受け取る側にとっては、主に4つのメリットがあります。 ＜請求書を電子化するメリット＞ 郵送期間を待たずに済む、すぐに請求書が届く 紙として保管しないため、置き場所に困らない 探している書類を見つけやすくなる（一元管理ができる） バックアップが簡単になる 請求書は何年も保管しておかなければならない書類のため、倉庫を借りたり専用の部屋を作ったりしている企業も多いでしょう。 今後書類が増えにくくなるというのは、大きなメリットとなるはずです。 くわえてクラウド上に原本があれば、災害時も焼失・水没・紛失・破損などを免れやすくなるなど、管理に関してのメリットは大きいといえます。

3-2-2. デメリット

請求書を受け取る側のデメリットとして「電子帳簿保存法やe-文書法を遵守する必要がある」ことが挙げられます。 上記の法律については「電子契約に関わる法律にはなにがある？導入する際の注意点とは？」で詳しくご紹介しています。 請求書の保存方法について満たすべき要件が記載されているため、きちんとチェックしておきましょう。

電子請求書の作り方

電子請求書を作成する方法は、主に2つあります。 「文書作成ツールで作成する方法」と「電子契約サービスを利用する方法」を、それぞれチェックしておきましょう。

4-1. wordやExcelで作成してPDF化する

大量の請求書を扱ったり、本人性・非改ざん性を厳格に保証したりしたいのでなければ、文書作成ツールで作成しPDF化するのがよいでしょう。 先方に求められれば電子署名・タイムスタンプへの対応も必要になりますが、基本的には、PDF化のみでも問題はありません。 また、なかには「PDFだとセキュリティが不安」という方もいらっしゃるはずです。 その場合は、パスワードを設定しておくとよいでしょう。 請求書を送るメールと別で、請求書を閲覧するためのパスワードを共有しておけば、万が一のときも他人に内容を見られる可能性を減らせます。 「書類を発行・管理するサービスを検討するのはコスト的に難しい」 「本人性や非改ざん性の担保について、先方からリクエストはない」 そのような場合は、まずこの方法を検討しておくのがよいでしょう。

4-2. 電子契約サービスを利用する

高い信用性のある請求書を作成するなら、電子契約サービスを利用しましょう。 電子契約サービスなら電子署名・タイムスタンプなどを簡単に利用でき、個人で認証局とやり取りをしなくても信頼できる書類を作成できます。 また電子契約サービスは、請求書のほか契約書・申込書などにも対応しているものも多くあります。 今後、書類全般でDX化を進めていきたい場合には、電子契約サービスを利用するのがよいでしょう。 そうはいっても、現在ではさまざまな電子契約サービスが登場しています。 そのなかから利用しやすい電子契約サービスを選ぶため、以下の点を確認しておきましょう。 ＜電子契約サービスを選ぶポイント＞ 初期費用がかかるか 月額料金・1ファイルごとの料金はいくらか 対応している書類の範囲 セキュリティ体制はどうか もしどの電子契約サービスを利用するか迷ったら、「Legal Sign」をご検討ください。 「Legal Sign」は初期費用が不要なうえ、月額料金4,980円・1ファイル200円で請求書を発行できます。 また電子証明・タイムスタンプの機能もきちんと備え付けられているため、安心してご利用いただけるはずです。 気になる場合は、まず「Legal Sign」をご確認のうえ、資料をご請求ください。

 

まとめ

電子請求書をやり取りする際は、電子署名で本人性を、タイムスタンプで非改ざん性を保証しておくと安心です。 安心してやり取りできる電子請求書なら、コストや手間の削減など、発行する側・受け取る側を問わずメリットが得られるでしょう。 ぜひこの記事を参考にして、請求書の電子化をはじめてください。