電子帳簿保存法の改正により、企業は紙の書類を電子データで保存することが一般的になりました。その中で重要な役割を果たすのが、タイムスタンプです。
ただし、2022年の法改正以降は要件が緩和され、必ずしも全てのケースでタイムスタンプが必要というわけではありません。システムの利用状況や社内規程の整備によって、付与を省略できるケースもあります。
本記事では、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの基本から仕組み、不要となる条件までを整理して解説します。自社にとって最適な対応方法を知り、効率的に法令遵守を進めるための一助としてください。
電子帳簿保存法で求められるタイムスタンプとは、電子データの作成日時と、その内容が改ざんされていないことを証明する技術です。書類の信頼性を担保する、いわば電子の時刻証明書といえるでしょう。
まずは、このタイムスタンプの基本的な役割や仕組みを分かりやすく解説します。
タイムスタンプは、電子データがその時点に存在していたことと、その後に改ざんされていないことを示すものです。
この「存在していたこと」の証明は、書類が後から作られたのではないかという疑いを払拭し、取引が行われた時点を客観的に示す根拠となります。
また「改ざんされていないこと」の証明は、ある時刻を境にデータの内容が一切変更されていないことを意味します。
このようなタイムスタンプを付与すれば、データが正規の原本であることを示せるため、電子帳簿保存法における真実性を確保する役割を果たせるのです。
タイムスタンプの信頼性は、「時刻認証局（TSA：Time Stamping Authority）」という中立な第三者機関が発行することで保たれています。時刻認証局は、信頼できる正確な時刻情報を提供する、いわば電子データの公証役場のような存在です。
タイムスタンプの付与を希望する利用者は、まず書類から生成されるハッシュ値を時刻認証局に送ります。ハッシュ値とは、データから算出される固有の値で、書類の指紋のようなものとイメージすると分かりやすいです。
要求を受け取った時刻認証局は、そのハッシュ値に正確な時刻情報を結合してタイムスタンプを発行します。この仕組みにより、元のデータを外部に送ることなく、その存在時刻と改ざんがないことを客観的に証明できるのです。
PDFのファイルには作成日時や更新日時といったプロパティが記録されていますが、これはあくまで端末やアプリケーションが記録した情報に過ぎません。容易に書き換えられるため、法的な証明力はほとんどありません。
一方でタイムスタンプは、第三者機関によって付与された改ざん困難な証明です。データと時刻が一体となった形で認証されるため、信頼性がまったく異なります。
つまり、PDFのプロパティは単なる参考情報であり、電子帳簿保存法の要件を満たすにはタイムスタンプの付与が不可欠といえます。
電子帳簿保存法でタイムスタンプが求められる理由は、国税関係書類の真正性を確保し、法的に有効な証拠として扱えるようにするためです。さらに2022年の改正で要件が緩和され、運用の負担も軽減されています。
電子帳簿保存法がタイムスタンプを求める根本的な理由は、電子データが改ざんされていないことを証明し、「真実性の確保」という要件を満たすためです。これは、電子データを税務上の正式な書類として認めるための前提条件となります。
なお、電子取引の保存においては、必要なときにデータを検索・確認できる「可視性の確保」も同時に求められます。この2つがそろって初めて、電子帳簿保存法に適合した形での保存が実現します。両者が一体で求められることを意識しておくと理解が深まるでしょう。
紙の書類と異なり、電子データは痕跡を残さず複製や修正ができてしまいます。そのため、作成日時や改ざんの有無を客観的に示す仕組みが欠かせません。
タイムスタンプは第三者機関が時刻を証明することで信頼性を確保し、電子データを紙の書類と同等の証拠力を持つ記録として扱えるようにします。税務調査や内部管理においても、こうした仕組みが信頼の基盤となります。
2022年1月施行の電子帳簿保存法改正では、事業者の事務負担を軽減するため、タイムスタンプに関する要件が緩和されました。
まず、タイムスタンプの付与期間が「最長約2か月と概ね7営業日以内」へと大幅に延長されました。次に、これまでスキャナ保存で求められていた書類への自署も不要となり、現場での作業が大きく効率化されています。
さらに、訂正や削除の履歴が残るクラウドシステムなどを利用する場合には、タイムスタンプの付与そのものが不要になるケースも認められました。こうした緩和により、事業者は自社の状況に合わせて最適なシステムを選びやすくなったといえるでしょう。
電子帳簿保存法は、スキャナ保存・電子帳簿等保存・電子取引データ保存という3つの区分があります。それぞれに求められる要件やタイムスタンプの要否が異なるため、正しく理解して運用することが求められます。
スキャナ保存とは、紙で受け取った請求書や、自社で作成した契約書の控えなどをスキャナ等で読み取り、電子データとして保存する方法です。原本の破棄が可能になるため、書類管理の効率化が進みます。
スキャナ保存では、読み取った電子データが原本から改ざんされていないことを証明するため、原則としてタイムスタンプの付与が必要となります。紙から電子へと媒体を変換するプロセスがあるため、そのデータの真実性を客観的に担保する措置が求められるのです。
ただし、法改正により要件は緩和されています。訂正や削除の履歴が残るクラウドシステムなどに、規定の期間内に保存した場合はタイムスタンプが不要となります
電子帳簿等保存では、タイムスタンプの付与は要件とされておらず、基本的に不要です。これは、帳簿や決算関係書類が最初からシステム内で作成され、そのまま保存されるためです。
データの作成から保存までがひとつのシステム内で管理されているため、第三者から受け取った書類を電子化するスキャナ保存とは異なり、改ざんのリスクは低いと考えられています。そのため、タイムスタンプの付与は必要ありません。
タイムスタンプは不要ですが、代わりにシステムの概要書を備え付けることや、税務調査の際にデータを速やかに出力・提示できる状態にしておく「可視性の確保」などの要件を満たす必要があります。
電子取引データ保存とは、メールで授受したPDFの請求書や、インターネット通販の領収書など、はじめから電子データでやり取りした取引情報をデータのまま保存することです。この区分は、2024年1月から全ての事業者で対応が義務化されています。
電子取引で受け取ったデータは、改ざんが容易であるため、その真実性を確保する措置が求められます。そのため、スキャナ保存と同様に、タイムスタンプの付与が必要です。
ただし、こちらも要件緩和の対象です。訂正削除の履歴が残るシステムを利用する場合や、改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用する場合など、特定の要件を満たすことでタイムスタンプを付与せずに保存することが認められています。
電子帳簿保存法に対応する際、必ずしもタイムスタンプが求められるわけではありません。一定の要件を満たせば付与を省略できるのです。ここでは、コストや手間を抑えたいときに役立つ、タイムスタンプ不要の3つのケースを紹介します。
クラウド会計や文書管理、電子契約サービスを導入している場合は、タイムスタンプを付ける必要がありません。これはスキャナ保存と電子取引の両方に使える、代表的な代替手段です。
会計システムなどには、データの訂正や削除を行うとその操作履歴が自動で記録される機能や、そもそも訂正削除ができない機能が備わっています。こうした機能が、タイムスタンプの非改ざん証明と同じ役割を果たし、データの真実性を確保します。
特に電子契約サービスは、契約書の締結から保管までを一貫してシステム上で行うため、業務効率化と法対応を同時に実現可能です。担当者が意識せずとも法要件を満たせるため、多くの企業で採用されています。
別の方法として、訂正や削除に関する社内規程を整え、そのルールに従って運用する場合もタイムスタンプは不要です。責任者の承認フローや手続きを明文化すれば、データの真正性を確保できると見なされます。
この方法は、中小企業でも取り入れやすい点がメリットです。新しいシステムを導入することなく、自社の規程づくりで対応できるため、コストを抑えながら要件を満たせます。
ただし、規程を用意するだけでは不十分です。社内でしっかり周知徹底し、実際に規程通りの運用が行われて初めて代替措置として認められます。ルールと実務が一体となっていることが大前提です。
電子データは必ずしも自社でタイムスタンプを付ける必要があるわけではありません。取引先が発行段階でタイムスタンプを付与していれば、受け取る側が改めて対応する必要はないのです。
実際に、電子契約サービスやクラウド型の請求書発行システムでは、書類作成時に自動でタイムスタンプを付ける機能が一般的に導入されています。そのため、こうしたシステムを経由して送られてきた書類は、すでに法要件を満たしています。
大切なのは、受領した電子データにタイムスタンプがきちんと付与されているかを確認することです。チェックを徹底することで、余分な作業を増やさずに安心して運用できます。
電子帳簿保存法に対応するために、タイムスタンプを導入する手順や費用の目安を整理して解説します。
タイムスタンプを導入する際は、まず時刻認証局（TSA）のサービスを利用できる環境を整えることが第一歩です。会計ソフトや文書管理システムの多くは、あらかじめTSAと連携しているため、契約や設定を行うだけで利用が可能になります。
次に、実際の業務フローに組み込む段階が必要です。スキャン時や電子データ受領時にタイムスタンプを付与し、そのまま保存する流れを徹底することで、法要件を満たす保存体制が整います。
導入自体は複雑ではなく、既存システムに機能を追加する形で進められるケースが多いため、専門知識がなくても運用しやすいでしょう。
タイムスタンプ導入の費用は、利用形態や付与件数によって異なります。クラウド型会計ソフトや電子契約サービスを利用する場合は、月額数千円から数万円程度で、タイムスタンプ機能がパッケージに含まれているケースが一般的です。
一方で、TSAと直接契約して利用する場合は、初期費用や月額利用料に加え、タイムスタンプを発行するごとに10円程度の課金が発生します。大量のデータを扱う企業ほどコストの差が出やすい仕組みです。
中小企業であれば、既存の会計ソフトや文書管理システムに含まれる機能を利用するのが負担も少なく、効率的な方法といえるでしょう。
電子帳簿保存法に関するタイムスタンプの疑問を、よくある質問形式で分かりやすく解説します。
タイムスタンプを期限内に付与しなかった場合、その電子データは正式な国税関係書類として認められない可能性があります。結果的に紙での保存を求められるなど、余計な手間が発生します。
PDFファイルに直接タイムスタンプを付与するのではなく、対応した会計システムや文書管理システムへアップロードすると、自動で付与されます。利用者は保存操作だけでよく、タイムスタンプを意識せずに法要件を満たせます。
法律で定められた要件を守らずに電子データを保存していると、罰則を受けるリスクがあります。特に義務化されている電子取引データを保存しなかった場合、青色申告の承認が取り消され、税制上の優遇を受けられなくなる恐れがあります。
さらに、改ざんや隠蔽といった悪質な行為と判断された場合には、重加算税に加えて10％が上乗せされる厳しい措置も規定されています。
合わせて読みたい：電子帳簿保存法に対応しないとどうなる？罰則リスクと今すぐできる対策を解説
タイムスタンプは、電子帳簿保存法が定めるデータの真正性を示すものです。ただし、法改正により必須とならないケースも増え、システムの活用や社内規程の整備によって効率的に対応できるようになりました。
その代表例のひとつが電子契約サービスです。契約書の作成から保存までを一元的に管理でき、タイムスタンプを意識せずとも法対応を進められます。
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