手続きの一つひとつが業務効率を左右する現代のビジネスシーンで、特に重要なのが従業員の時間管理です。
従来のタイムカードは、手間がかかるだけでなく、記録の誤りや抜け漏れも生じやすい問題点がありました。そこで注目されるのが、タイムカードの電子化です。
ここではタイムカード電子化の魅力や、なぜ多くの企業が電子化に舵を切っているのかなどについて解説します。
タイムカードの電子化が実現する、ストレスフリーな時間管理を一緒に見ていきましょう。
タイムカードの電子化とは
タイムカードの電子化とは、従業員の出勤・退勤時間を電子データとして管理することです。
タイムカード電子化によりデータの収集・集計・保存が容易になり、また記録の誤りや抜け漏れを減らすことが期待できます。出勤・退勤状況のリアルタイム確認や、過去のデータ分析も容易になります。
このような電子化による業務効率化は、より高度な人員配置や勤務時間の最適化に役立ちます。人事・総務部の担当者にとって、タイムカードの電子化は業務効率を飛躍的に向上させる強力な手段となるでしょう。
タイムカードの電子化が注目される理由
働き方改革が求められ、労働スタイルが多様化する中で、タイムカードの電子化を進める企業が増加しています。
タイムカード電子化は、労働管理における効率化や正確性、コンプライアンスの強化に寄与します。
ここでは、タイムカードの電子化が注目される理由として、法律の変化に対応しやすいことと、働き方が多様化していることに注目しました。
法律の変化に対応しやすい
労働時間の管理に関わる法律や規則は頻繁に改正され、その都度、企業は新たなルールに対応する必要が生じます。近年、労働時間や休憩時間の管理、時間外労働の抑制など、細かな規定が増える傾向にあります。
そのような変更へ素早く対応できるのが、タイムカード電子化の強みです。規則変更に伴う新たな計算ルールや制度をシステムに組み込むことが容易に行えるため、適切な労働管理を維持しながら法令遵守を確保できます。
このような適応は紙ベースのタイムカードでは難しく、タイムカード電子化が法律の変化に対して強い味方となる大きな理由です。
働き方が多様化している
フレックスタイム制やリモートワーク、シフト制など、多様な働き方を実現するためには、それぞれの状況に即した、きめ細かな時間管理が求められています。
そこで、電子化されたタイムカードなら、さまざまな労働形態に対応した時間管理を実現します。
例えばリモートワークでは、物理的なタイムカードを打つことは難しいですが、電子タイムカードであれば、インターネットがある場所ならどこでも打刻が可能です。また、シフト制やパートタイムの場合でも、労働時間の一元管理が容易になります。
こうした理由から、働き方の多様化に対応した管理手段として、電子タイムカードが注目されています。
タイムカードの電子化は無料でもできる？
紙のタイムカードをスキャンして電子データにすれば、無料でアナログ情報の電子化ができます。スキャナーなどの機器さえあれば、それ以外にコストはかかりません。
タイムカードなど重要な労務関係文書は、3年間保管しなければならないと法律で定められています。
そのため従来、古いタイムカードをダンボールに詰め込み、倉庫や物置などの保管スペースに置いておく必要がありましたが、タイムカードを電子化すれば、パソコンひとつで管理が可能になります。
電子化により、紙がぎっしり詰まった重たいダンボールを移動させる必要も、水濡れや紛失などのリスク管理をする必要もなくなります。
ただ、大量のタイムカードをスキャンして電子化する作業にも、労力が必要なのは事実です。時間がかかれば人件費も発生します。
そのため、勤怠管理で最も効率的なのは、あらかじめタイムカードを電子化しておくことです。システム導入の費用は発生しますが、紙のタイムカード管理で発生するさまざまなコストを考慮すると、必ずしもコスト増とはならないでしょう。
勤怠データを電子化すれば保管などの管理が容易になるだけでなく、労働基準監督署からの要請に対しても迅速に対応できるようになります。
物理的な保管場所が不要になり、担当者の作業負担も大幅に軽減できるでしょう。
タイムカードから勤怠システムに移行する方法
タイムカードの電子化とは、紙のタイムカードのみに依存した打刻システムから、ICカードやスマートフォン、パソコンを使用した打刻方式へシフトすることを意味します。
従来のタイムカードによる管理では、不正な打刻の問題や、勤怠時間を集計するための手間など、さまざまな困難が伴います。
働き方改革の波が高まる中で、労働時間の正確な把握がより一層重要となり、それに対応する勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えています。
電子的な打刻方式により、時間管理がより正確に、また迅速に行えるため、労働者一人ひとりの労働環境改善にも寄与し、企業全体の生産性向上にも繋がります。
このような観点から、電子化は現代の労働環境において必須のステップとも言えます。
タイムカードを電子化するメリット5つ
タイムカード電子化による主なメリットを、5つにまとめました。
- 従業員の打刻をリアルタイムで把握できる
- ペーパーレス化で紙保管コストが減る
- 集計作業が効率的になる
- 不正打刻を防止できる
- 多様な勤務形態に対応できる
これらのメリットは、人事・総務部の担当者、従業員双方に関わるものです。
従業員の打刻をリアルタイムで把握できる
従業員の打刻をリアルタイムで把握できれば、人事・総務部の担当者は労働時間の正確な管理ができ、効率的な出勤・退勤管理を行えます。
従来の手動のタイムカードでは、遅刻や早退、休暇の申請などの変更が即座に反映されず、アナログなやりとりが必要で、管理に遅延が生じることがありました。
しかし、電子タイムカードではリアルタイムな打刻データを収集・集計できるため、必要な措置を迅速に取ることができます。出勤管理の正確性が向上し、勤怠に関する問題やトラブルの早期解決に繋げられるでしょう。
ペーパーレス化で紙保管コストが減る
紙ベースのタイムカードでは、長期間の保管や整理にかかるコストが大きな負担となっていました。
しかし、電子タイムカードへの移行により、紙の使用を大幅に削減し、紙保管にかかるコストを軽減できます。
電子タイムカードでは、データをクラウドやデータベースに保存し、必要な時に簡単にアクセスできるため、物理的な紙の保管スペースが必要なくなります。
また、データのバックアップや保護も容易に行えるため、紙保管にかかる費用や手間を削減できるだけでなく、環境への負荷も軽減することができます。
集計作業が効率的になる
タイムカード電子化により、煩雑な手作業やミスのリスクを減らし、複数の従業員のデータを一括管理することができます。
従来、紙のタイムカードでは、集計作業に時間と手間がかかりましたが、電子タイムカードなら自動的にデータを収集できるため、システム上で簡単に集計ができます。
これにより時間と労力を節約し、正確な勤怠データを素早く把握できます。給与計算や労働時間の分析、報告業務もスムーズに行えるでしょう。
集計作業の効率化により、人事・総務部の業務効率を向上させ、正確な労働時間管理を実現することができます。
不正打刻を防止できる
紙のタイムカードでは、不正な打刻やタイムカードの操作による不正行為が発生することがあります。
遅刻しそうになったとき、同僚に頼んでタイムカードを打刻しておいてもらうなどの操作が可能です。
しかし、電子タイムカードでは、従業員が自分自身のICカードやスマートフォン、パソコンを用いて個別に打刻するため、基本的に不正な打刻は不可能です。
打刻データがタイムスタンプとして保存されるため、従業員の出勤・退勤時間や休憩時間が厳密に把握されます。
また、特定のルールや制約をシステムに組み込むことで、適切な打刻を促すこともできます。これにより、従業員の不正な行動を防止し、正確な勤怠データを確保に役立てられるでしょう。
不正打刻の防止は、労働環境の公平性や法令遵守の観点から重要です。
電子タイムカードの導入により、不正な打刻を防ぎ、正確な労働時間管理を実現することができます。結果として、従業員と企業の信頼関係を築き、労働環境の改善にも寄与します。
多様な勤務形態に対応できる
紙のタイムカードでは、特定の勤務形態に合わせた打刻や集計が難しく、柔軟性に欠ける場合がありました。しかし、電子タイムカードでは、さまざまな勤務形態に対応した打刻や勤怠管理が可能です。
電子タイムカードでは、フレックスタイム制やリモートワーク、シフト制、パートタイムなど、多様な勤務形態に合わせて、柔軟な打刻ルールを設定できます。
従業員はICカードやスマートフォン、パソコンを利用して、それぞれの勤務形態に合った打刻を行います。また、電子データの集計や分析も容易に行えるため、各種勤怠データの管理もスムーズです。
さまざまな勤務形態に対応することは、労働環境の柔軟性を高め、従業員の働き方の多様性を確保する上で重要といえます。
タイムカードを電子化するデメリット
タイムカードの電子化によるデメリットについても紹介します。
- 導入コストがかかる
- 教育コストがかかる
メリット・デメリットを確認し、自社の労働環境・勤務体系に応じた対策を講じることが大切です。
導入コストがかかる
タイムカードの電子化にはさまざまな導入コストがかかります。
具体的には、初期設定費用やハードウェア導入費、ソフトウェアのカスタマイズや導入作業に関わる費用などがあります。
また、既存の紙ベースのタイムカードシステムから電子化への移行には、データの移行やシステムの切り替えに伴う手間や時間も必要です。
導入コストの増加は、企業にとって財務的な負担となることがあります。特に中小規模の企業では、導入コストがハードルとなり、導入をためらう場合もあるかもしれません。
しかし、電子タイムカードの導入には労働時間管理の効率化や正確性向上などのメリットが大きいです。
長期的な視点で、導入コストとメリットを総合的に評価し、最適な判断を行う必要があります。
教育コストがかかる
電子タイムカードシステムの導入には、従業員への新しいシステムの操作方法や利用ルールの説明、トレーニングが必要となります。
教育プログラムの開発やトレーニングの実施にかかる人件費、教材や資料の作成費、専門知識を持つトレーナーの雇用費用などが、教育コストと呼べるものです。
特に規模の大きな組織や複数の拠点を持つ企業では、多くの従業員への教育を効果的かつ効率的に行うために、十分なリソースが必要となります。
新たなシステムへの適応には個々の従業員の学習ペースや能力の違いがあり、教育のカスタマイズやフォローアップのニーズも考慮する必要があります。
まとめ
タイムカード電子化が注目される理由や、メリット・デメリットについて紹介しました。
タイムカードを電子化することで、多様化する働き方へ柔軟に対応することができ、管理する側もされる側も、その恩恵を受け取ることができます。
これまでの紙のタイムカードに付随する煩雑な業務から解放され、ストレスフリーな時間管理を実現しましょう。
そのために、ぜひクラウド勤怠管理システム「VWS勤怠」の無料トライアルをお試しください。