「確定申告の時期になったけれど、どんな書類が必要なんだろう...」
多くの方がそんな不安を感じているのではないでしょうか。確定申告には様々な書類が必要で、ひとつでも不備があると手続きが大幅に滞ってしまう可能性があります。
この記事では、確定申告に必要な書類を、会社員の方、個人事業主の方など、状況別に分かりやすく解説します。事前に準備すべき書類を知っておけば、確定申告もグッとラクになるはずです。
記事の最後では、確定申告に必要な記帳・仕訳をプロに任せられる「記帳代行ドットコム」のサービスも紹介しています。
確定申告は毎年の重要な手続きですが、書類の準備が手間に感じたり、何を揃えれば良いのか迷う方も多いのではないでしょうか。特に初めての確定申告では、書類の不備により手続きが滞ったり、再提出が必要になったりするケースも少なくありません。
しかし、事前の準備をしっかり行えば、確定申告はよりスムーズに進められます。必要な書類をしっかり揃えておけば、手続きの負担を軽減できるだけでなく、税務署からの指摘も防ぐことができます。
準備の第一歩は、収入や経費、控除に関する情報を正確に整理することです。次に、提出方法を決めましょう。税務署への持参、郵送、e-Taxのいずれを選ぶかによって、書類の形式や準備の仕方が変わります。
それぞれの詳細について、これから説明していきます。
確定申告の手続きを始める前に、まずは必要な書類を確認しましょう。ひとつでも書類が足りないと手続きが滞ってしまうこともあるため、あらかじめ何が必要なのかをチェックしておくと安心です。
確定申告書は、あなたの1年間の所得や税金、控除などを記入して税務署に提出する書類です。いわば、確定申告のメインとなる書類といえるでしょう。
確定申告書には、白色申告用と青色申告用の2種類があります。白色申告は、簡易な方法で帳簿を付けることができますが、青色申告は、より詳細な帳簿付けが必要となります。その代わり、青色申告では、最大65万円の控除を受けることが可能です。
確定申告書は、国税庁のウェブサイトからダウンロードでき、税務署でもらうこともできます。
なお、以前は「申告書A」と「申告書B」に分かれていましたが、2023年からは「申告書B」に統一されています。
確定申告には、マイナンバーを確認できる書類が必要です。本人確認の方法は以下の2つのパターンがあります。
■マイナンバーカードのみで確認
マイナンバーカード1枚があれば、それだけで本人確認は完了します。顔写真付きの公的な身分証明書であるため、追加の書類は不要です。
■通知カードまたは個人番号記載の住民票 + 身分証明書で確認
通知カードや個人番号が記載された住民票を利用する場合には、以下の身分証明書が追加で求められます。
これらの本人確認書類は、税務署の窓口で確定申告書を提出する場合は、その場で提示するか、コピーを添付して提出します。また、確定申告書を郵送で送る場合は、本人確認書類のコピーを同封する必要があります。
e-Taxを利用して申告する場合は、マイナンバーカードを使用するか、事前に税務署でID・パスワードを発行してもらいましょう。
収入を証明する書類は、収入の種類によって異なります。給与所得者であれば、勤務先から発行される「給与所得の源泉徴収票」が必要です。個人事業主やフリーランスの方であれば、請求書や領収書、売上帳などが収入を証明する書類となります。
複数の収入源がある場合は、それぞれの証明書類が必要となります。
事業所得がある方は、事業に関連する経費の証明書類が必要です。領収書や請求書、クレジットカードの利用明細などを整理して保管しておきましょう。
経費を計上することで、所得を減らし、税金を少なくすることができます。ただし、経費として認められる範囲は法律や税務上の規定に基づいて定められているため、注意が必要です。
控除に関する書類は、税金を減らすための控除を受ける際に必要な書類です。医療費控除であれば領収書や明細書、住宅ローン控除であれば住宅取得資金に係る借入金の年末残高証明書などが必要です。
ふるさと納税の控除を受ける際には、寄付金受領証明書を全て用意します。ただし、ワンストップ特例制度を利用する際には、確定申告をする必要はありません。
青色申告と白色申告では、必要な書類が異なります。なお、青色申告と白色申告の主な違いは以下の通りです。
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項目 |
青色申告 |
白色申告 |
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税制優遇 |
あり（最大65万円の控除など） |
なし |
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必要書類の多さ |
多い（決算書の作成が必要） |
少ない |
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帳簿の記帳義務 |
あり（複式簿記） |
あり（簡易簿記） |
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利用対象者 |
税務署に事前申請した個人事業主・フリーランス |
すべての個人事業主・フリーランス |
では、それぞれの特徴と必要書類について詳しく解説します。
青色申告は、税制上の優遇措置が多い一方で、事前の申請や複雑な記帳が求められます。以下が必要な書類です。
所得や控除額、税額を記載した確定申告書が必要です。分離課税がある場合は第三表、損失申告がある場合は第四表も必要になります。
年間の収入や経費をまとめた書類で、以下で構成されます。
65万円または55万円の青色申告特別控除を受ける場合は、貸借対照表の提出が必須です。
医療費控除、寄附金控除、社会保険料控除などを受ける場合は、それぞれの証明書（医療費控除の明細書、寄附金受領証明書など）を添付します。
白色申告は、青色申告に比べて記帳や提出書類が簡易的ですが、税制上の優遇措置はありません。以下が必要な書類です。
青色申告と同様に確定申告書を使用します。
日々の取引を記録した帳簿を基に作成します。収入、売上原価、経費などを記載し、事業所得を計算します。
青色申告と同様に、控除を受けるための証明書類を添付します。
給与所得者である会社員の方が、以下の控除を受ける際に必要な書類を説明します。
医療費控除は、1年間の医療費が一定額（10万円または所得の5%のいずれか低い方）を超えた場合に適用されます。家族全員分の医療費を合算できる点が特徴です。
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必要な書類 |
説明 |
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医療費控除の明細書 |
医療費の内訳を記載した書類。領収書をもとに作成し、提出が必要です。 |
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医療費を証明する書類 |
病院や薬局から発行された領収書を保管。提出は不要ですが税務署の求めに応じて提示します。 |
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保険金の支払い通知書 |
健康保険や生命保険で医療費が補填された場合、その金額を証明するための通知書。 |
医療費控除では、美容目的の医療費は対象外となるため注意が必要です。また、通院時の交通費（公共交通機関のみ）は控除対象となるため、領収書や記録を忘れずに保管しておきましょう。
住宅ローン控除は、住宅を購入した場合に一定の条件で適用され、年末時点のローン残高に基づき所得税が控除されます。初年度に確定申告を行う必要があり、2年目以降は年末調整で対応可能です。
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必要な書類 |
説明 |
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住宅ローン残高証明書 |
金融機関が発行する書類で、年末時点の住宅ローン残高が記載されています。 |
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登記事項証明書 |
住宅の所有者や面積を証明する書類で、法務局で取得します。 |
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売買契約書または工事請負契約書 |
住宅の購入または建築に関する契約内容を証明する書類です。 |
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住民票の写し |
住宅に居住していることを証明するために必要です。 |
初年度の申告を忘れてしまうと控除を受けられないため、購入後のスケジュールに余裕を持って準備を進めることが大切です。また、控除を受ける条件として、住宅ローンが10年以上の期間にわたり返済されるものであることが求められます。
ふるさと納税を行った場合、確定申告で寄付金控除を申請できます。ワンストップ特例制度を利用していない場合や複数の自治体に寄付をした場合には、確定申告が必要です。
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必要な書類 |
説明 |
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寄付金受領証明書 |
寄付を行った自治体から送付される証明書。全ての寄付先からの証明書を揃える必要があります。 |
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確定申告書 |
寄付金控除を記載する基本書類。すべての控除額を正確に記入する必要があります。 |
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寄付金控除の計算書 |
複数の自治体に寄付を行った場合、合計金額をまとめた計算書を作成すると申告がスムーズになります。 |
ふるさと納税を活用する際は、寄付金控除の適用限度額を超えないように注意が必要です。限度額を超えると控除されず、自己負担額が増える可能性があります。また、控除が適用されるのは寄付金額から自己負担額（2,000円）を差し引いた分です。
確定申告書の提出方法には、以下の3つの選択肢があります。それぞれの特徴を簡潔に説明します。
必要な書類を揃えて、管轄の税務署の窓口へ行き、提出します。税務署の職員が書類を確認し、不明点があればその場で質問に答えてくれるので、初めての方や不安な方でも安心です。
ただし、確定申告期間中は窓口が大変混雑することが予想されるため、時間に余裕を持って行くようにしましょう。
税務署へ直接行く時間がない場合は、郵送で申告書を提出することもできます。 確定申告書と必要書類を封筒に入れて、管轄の税務署へ送付します。
郵送する場合は、配達状況を追跡できる「書留」や「簡易書留」を利用するのがおすすめです。 また、提出期限に間に合うように、余裕を持って投函しましょう。
国税庁が提供する電子申告システム「e-Tax」を利用してオンラインで申告する方法です。e-Taxなら自宅から24時間いつでも申告が可能で、税務署に出向く必要がありません。
青色申告の場合は、電子申告によって最大65万円の控除を受けられるなどの優遇措置もあります。税務署の混雑を避け、効率的に申告を行うためにも、e-Taxの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
確定申告書は、原則として3月15日までに提出が必要です。e-Taxなら24時間受付可能で、手続きがスムーズに進みます。提出前には、記入漏れや計算ミスがないか、必要書類が揃っているかを確認しましょう。特に金額の転記ミスには注意が必要です。
会計ソフトを使えば、日々の取引を入力することで確定申告に必要な書類を効率的に作成できます。ただし、会計ソフトの操作に慣れるまでには時間がかかりますし、経理の知識も必要です。
本業の合間に経理作業を行うのが難しい方は、プロに任せられる記帳代行サービスも検討できます。
確定申告は必要書類をしっかり揃え、事前に準備を進めることでスムーズに行えます。本記事では、確定申告書や本人確認書類、収入・経費・控除に関する書類、さらに提出方法や注意点について解説しました。
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