勤怠管理は給与計算と連携すべき？メリットを解説

勤怠管理と給与計算を連携させるメリット

勤怠管理と給与計算を連携させることで、さまざまなメリットが得られます。
最初に勤怠管理と給与計算とを連携させるメリットについて5つの観点から解説します。

経理・人事の手間・負担が圧倒的に軽減される

従来の給与計算においては、経理担当者に重い負荷がかかるものでした。
タイムカードに打刻されたデータを手入力でExcelなどに入力し、
残業時間・有休・給与の割り増し条件などをふまえて計算式に当てはめなくてはならなかったためです。

さらに、給与計算の間違いは非常に重要な事項であるため、企業内でダブルチェックを設けている企業が大半です。
これらの一連のために、経理スタッフの残業時間がかさんでしまうことも珍しくありません。

しかし、勤怠管理と給与計算をそれぞれシステム化し連携させてしまえば、これらの業務は大幅に軽減されます。
スタッフごとにあらかじめ給与の形態や勤務条件などを登録しておけば、
スタッフがタイムカードに打刻するだけで給与計算までの業務がすべて自動化されます。

給与計算におけるミス軽減につながる

勤怠管理と給与計算を連携させない場合、
経理担当者は勤怠管理の集計表を見ながら手入力にて給与計算ソフトやExcelなどに数値を入力しなくてはなりません。

このとき、どれほど慎重に対応をしていても入力ミスが生じる場合があります。
連携させた場合には、スタッフが数字を手入力する場面がなくなるため、人的なケアレスミスのリスクが大幅に減少します。

多様な働き方に対応できる

働き方が多様化するにつれ、勤怠管理や給与計算は複雑化しています。

例えば、在宅勤務者の出退勤の管理や、時間単位での有給休暇申請などは従来型の労務・給与管理ではなかなかうまくいかない場合が多いでしょう。
しかし、大半の勤怠管理ツールや給与管理ツールは、さまざまな働き方に対応しています。

法改正に自動的に対応

従来型の給与管理の場合は、法律や税制が改正されると給与管理の計算式を変更しなくてはなりません。
しかし、クラウド型の労務管理ソフトや給与計算ソフトは、常に最新の法律に準拠するようにアップデートされます。

煩雑な手続きを取る必要がなくなり、新たな制度にスムーズに移行できます。

基幹部門のコスト削減につながる

マンパワーでおこなっていた業務が自動化されることで、労務や経理に費やす人件費を削減できます。

その結果、コスト削減をしたり労働力の最適化などを実施したりできます。

勤怠管理と給与計算を連携させる方法

勤怠管理と給与計算を連携させるための方法は、非常にシンプルです。
具体的におこなうべき手順は、以下のわずか3ステップです。

①給与計算ソフトとの連携可能なソフト・あるいは給与計算機能付きの勤怠管理ソフトを契約

②勤怠管理システムを契約

③勤怠管理と給与計算を紐付け

勤怠管理ソフトと給与計算ソフトには複数の種類があるため、
連携の取れるサービスをあらかじめ確認しておくことが重要です。

勤怠管理・給与計算の連携の必要性が高まっている背景

勤怠管理・給与計算ソフトを使用すべきという機運は、近年急速に高まりました。
なぜ従来とは異なり、給与計算ソフトを使用すべきといわれているのか？多くの企業に導入されているのか？について解説します。

働き方の多様化

テレワークの推進・ジョブ型雇用制度導入企業の増加など、近年では働き方が多様化しています。

そして、働き方の多様化に伴って、給与計算の計算式も複雑化することになりました。
こうした複雑な仕組みに柔軟に対応するためには、勤怠管理ソフトと給与計算ソフトの自動化を活用することが重要です。

働き方改革の導入

2019年以降の働き方改革関連法案の実施は、労務管理のあり方を大きく変えました。

長時間労働を是正する動きが従来以上に強くなり、場合によっては法的な罰則を課されるリスクが生じることもあるため、
企業は従業員の勤怠状況をリアルタイムに把握しなくてはならなくなったためです。

従来の紙媒体のタイムカードでは、労働時間を集計しないと残業時間や有給休暇の残日数などは計算できませんでした。

しかし、労務管理ソフトを使用すればタイムカードを打刻するだけで常に最新の労務状況がリアルタイムに確認できます。

また、個々のスタッフの勤務形態と照らしあわせることも可能です。

働き方改革の導入

2020年の民法改正により、タイムカードなどの労働関係に関する重要な書類の保管期間が3年から5年に変更になりました。

データの保管期間が延びるということは、それだけデータ保管のための業務不可や必要スペースも増えることを意味します。
しかし、タイムカードなどの労務データについてはデジタルでの保管も認められています。
デジタル文書として保管する場合には、検索性の向上などの業務面でのメリットも期待できます。

紙媒体からデジタル媒体への移行という意味においても、勤務管理ソフト導入が推奨されているということです。
そして、せっかく勤怠管理ソフトを導入するのであれば、一緒に給与計算ソフトとも連携をさせた方がメリットが大きいということです。

まとめ

勤怠管理ソフトと給与計算ソフトの連携は、さまざまな面でメリットが期待できます。

最もメリットの恩恵を受けられるのは、経理・労務などの基幹部門のスタッフです。
具体的には、作業負担の軽減やミスの防止などの効果が期待できます。

また、法令や税制の改正にスムーズに対応できる点も大きなメリットであるといえるでしょう。
働き方改革関連法案の実施や働き方改革の導入など、勤怠管理・給与計算の自動化は時代のニーズにもマッチしています。