「本日付けで〇〇は退職します。以降、本人への連絡はお控えください」

ある日突然、見知らぬ業者からこのような電話を受けたら、一瞬言葉を失うのも無理はありません。

「まさか、自分の会社で退職代行を使われるとは」

本人と直接話すこともできず、「引き継ぎはどうするのか」「なぜ相談がなかったのか」と困惑してしまいます。

この記事では、退職代行を使われた際に企業が取るべき初動対応と、弁護士や民間企業といった業者の見極め方を解説します。

また、再び同じ事態を招かないよう、組織の課題を見える化して定着率を高めるための再発防止策についても紹介します。

退職代行とは

退職代行とは、労働者に代わって第三者が退職意思を伝え、手続きを仲介するサービスです。ここ数年、雇用環境の変化も相まって利用者は増加傾向にあり、決して珍しいケースではなくなりました。

参考：マイナビキャリアリサーチLab「退職代行サービスに関する調査レポート（2024年）」

特に最近では、ある退職代行会社がSNS等で大きな話題となり、メディアでも頻繁に取り上げられるなど、若手層を中心に退職の選択肢として急速に定着しつつあります。

しかし、単なる流行りとして片付けるのは危険です。

業者の運営元が誰であるかによって、会社側と法的な交渉ができるかどうかが厳格に決まっています。

まずは相手の権限を見極めるため、3つの運営形態の違いを正しく理解しましょう。

退職代行の3形態

退職代行サービスの運営元は、以下に分けられます。

• 弁護士事務所
• 退職代行ユニオン
• 民間企業

これらは単に料金体系が異なるだけではありません。法律上認められている企業との交渉権の有無に決定的な違いがあります。

弁護士事務所

弁護士が提供する退職代行サービスでは、労働者の代理人として法的な交渉が可能です。弁護士法により、報酬を得る目的で法律事務を行えるのは弁護士に限られています。

そのため、弁護士による退職代行では、退職の意思伝達にとどまらず、有給休暇の消化交渉や未払い賃金の請求、さらには損害賠償請求への対応まで、さまざまな法律業務を行えるのです。

企業側としては、相手が弁護士である以上、法的に不適切な対応をすればリスクが高まるため、慎重な判断が求められます。

退職代行ユニオン

退職代行ユニオンは、社内に労働組合を持たない中小企業の従業員などが、個人単位で加入できる外部の労働組合です。正社員はもちろん、パートやアルバイトといった非正規社員でも、雇用形態を問わず利用できます。

退職代行ユニオンには、憲法で保障された団体交渉権が認められています。そのため、単なる連絡の代行だけでなく、退職時期の調整や有給休暇の取得拒否に対する交渉を、企業側と合法的に行うことが可能です。

ただし、あくまで労働条件に関する交渉が主となるため、裁判に発展するような高額な損害賠償請求や、訴訟の代理人になることまではできません。

民間企業

一般企業が運営するサービスは、あくまで本人の代わりに退職の意思を伝えることに限定されます。

弁護士や労働組合のような特別な権利を持たないため、企業側に対して有給消化や退職条件の交渉を行うことはできません。

もし業者が交渉に踏み込めば非弁行為という法律違反になるリスクがあります。

そのため、会社側が協議を求めたり退職を拒否したりした場合、対応が難航するケースも少なくありません。

費用は最も安価ですが、業務範囲はあくまで連絡の仲介にとどまります。

退職代行を使われたらどうする？まずやるべき初動対応

突然の連絡に動揺するかもしれませんが、本人への直接連絡はトラブルの原因となるため厳禁です。

感情的な対応は避け、事務的に淡々と手続きを進めることが、結果として会社のリスクを守る最善策となります。

退職届の送付を指示する

電話口での連絡だけでは証拠が残らず、後々に言った言わないのトラブルになりかねません。まずは業者に対し、本人署名入りの退職届を速やかに送付するよう指示してください。

郵送での提出が基本ですが、手続きを円滑に進めるためにPDFなどのデータ送付を先行させても良いでしょう。

書面によって本人の確実な意思を確認し、記録に残すことが最初に行うべき手続きです。

業者の身元確認

退職届の到着を待つ間に、相手業者の運営元を正確に確認しましょう。

弁護士や労働組合であれば法的な交渉権を持っていますが、一般の民間業者であれば交渉権はなく、あくまで事務連絡の仲介しかできません。

相手の権限を見極めることは、自社がどこまで対応すべきかを判断する上でも不可欠です。

Webサイト等で運営母体を特定し、担当者の氏名や連絡先も忘れずに記録しておきましょう。

従業員の雇用形態を確認する

正社員のような期間の定めのない雇用契約であれば、民法第627条により「いつでも解約の申し入れができ、2週間後に雇用関係が終了する」と定められています。

一方、契約社員など期間の定めがあるケースは、原則として期間満了まで退職できません。しかし、民法第628条では、ハラスメントや体調不良といったやむを得ない事由がある場合は、直ちに契約解除ができるとも規定されています。

そのため、有期契約者からの申し出であれば、退職理由にやむを得ない事由が含まれているかの確認が必要です。

退職手続きの流れ

退職代行からの連絡を受け、退職を承諾した後は、事務的な手続きへ移行します。本人が出社しないことを前提に、期限を区切って淡々と進めることが求められます。

退職日と有給消化の調整

まず、本人の有給休暇の残日数を確認し、正式な退職日を確定させます。

多くの場合、退職代行利用者は「今日以降出社しません」と通知してきますが、即日解雇や即日退職扱いにするのではなく、民法上の予告期間（2週間）を有給休暇で消化し、その最終日を退職日とするケースが一般的です。

このとき、会社側が、引継ぎが終わっていないからと有給消化を拒否したり、時季変更権を行使したりすることは、退職予定者には実質的に不可能です。

合わせて読みたい：有給休暇を拒否できる場合とは？基本ルールや時季変更権について解説

感情的な対立を避け、法律通りに権利を行使させて関係を清算するのが、最もスムーズな解決策となります。

貸与物の回収

社員証や保険証、PC、スマートフォン、制服、入館キーなど、会社からの貸与物をリストアップし、速やかに返却を求めます。

本人が出社しないため、基本的には郵送でのやり取りとなりますが、返却期限を明確に設けて業者経由で伝達してください。

同時に、会社に置いてある本人の私物についても返送が必要です。相互に送り合う形になりますが、トラブルを防ぐためにも「何を返却し、何を返送したか」を書面や写真で記録に残しておくことを推奨します。

特にセキュリティに関わる貸与物は、紛失リスクがないよう厳重に管理させましょう。

業務引継ぎをする（本人不在）

退職代行を利用されると、本人による対面での引継ぎはほぼ期待できません。業者を通じ、業務マニュアルの作成を依頼することは可能ですが、本人が拒否すれば強制力はなく、期待通りの回答が得られる保証はないのが現実です。

そのため、残されたメール履歴やサーバー上の共有フォルダを確認し、他の社員でカバーするしかありません。

その人しか知らない業務が多いほど、現場は混乱します。この痛手は、日頃からの業務標準化や情報共有がいかに重要かを痛感する機会ともいえるでしょう。

なぜ退職代行を使われたのか？考えられる3つの原因

パーソル総合研究所のリサーチによれば、退職代行を使われた理由として、人間関係の悪化や直属上司との関係不全、働きにくい職場環境が挙げられます。

これらは表面化しにくいものの、放置すると突然の退職につながりやすく、企業側の対応が問われるポイントです。

人間関係が悪かった

職場の同僚やチーム全体との関係性が希薄、あるいは険悪だったケースです。誰にも相談できない、社内に味方がいないという孤立感は、退職の意思を伝える最後の勇気すら奪ってしまいます。

普段からコミュニケーションが不足しており、心理的安全性が確保されていない職場では、本音を言えば攻撃されるかもしれないという恐怖心が先に立ちます。

その結果、退職時に生じる摩擦や引き留めを避けるために、代行業者という壁を使ってフェードアウトすることを選ぶのです。

直属上司との関係に不満があった

退職代行を利用する動機の多くは、指揮命令系統にある直属の上司との関係性に起因します。辞めることをまったく認めてくれない、長時間説教されて話が進まないといったパワハラ的な言動への恐怖は、社員を沈黙させます。

また、高圧的な態度でなくとも、日頃から部下の意見を聞き入れない姿勢が続いていれば、信頼関係は築けません。

もう二度とあの人の顔を見たくないという強い拒絶反応が、第三者を介した一方的な通告を選ばせる最大の引き金となります。

働きやすい環境でなかった

勤務時間の柔軟性がない、休みを取りにくい、業務量が偏っているなど、働きにくさが積み重なると、従業員は早期の離脱を選びやすくなります。

その結果、退職代行という手段に頼ることもあります。

企業側としては、制度の有無だけでなく、実際に活用されているかを確認する必要があります。形式的な整備にとどまらず、現場で機能しているかを見直す視点が欠かせません。

退職代行を使われない組織を作る再発防止策

退職代行を使われてしまう根本的な原因は、従業員が会社と話しても無駄だと諦めてしまう関係性の希薄さにあります。

一人の退職を特殊な事例と片付けず、健全な環境を作るための具体的なアクションを起こしましょう。

面談のログを残す

「あの時、もっと話を聞いておけばよかった」という後悔をなくすために、可能なら定期的な1on1や評価面談の記録（ログ）を残すようにしましょう。

人間の記憶は曖昧なもので、順調そうに見えたという印象だけで判断するのは危険です。

過去の面談記録と比較して、発言内容にネガティブな変化はないか、表情や態度はどう変わったかを時系列で追うことで、従業員が発する小さなSOSに気づけるようになります。

業務を標準化する

この仕事は彼にしかできないというような業務の属人化は、企業だけでなく担当者本人にも過度なプレッシャーを与えます。

自分が休むと現場が回らないという責任感が、結果として逃げるように辞めるしかない状況まで本人を追い詰めてしまうのです。

業務マニュアルの整備を徹底し、特定の個人に依存しない体制を作りましょう。

誰が抜けても組織は回るという安心感は、従業員の心理的負担を減らすだけでなく、会社にとっても急な欠員リスクへの最強の防御策となります。

組織の状況を把握する

離職を防ぐには、個人のケアだけでなく、組織全体の「健康状態」を客観的に把握する必要があります。

部署ごとの残業時間の偏り、評価の納得感、人員配置のバランスなど、複合的な要素を常にモニタリングできていますでしょうか。

しかし、従業員数が増えるほど、これらすべての情報をExcelや紙で管理し、リアルタイムに分析するのは限界があります。

データを可視化して先手を打つためには、管理ツールの導入が不可欠な時代といえるでしょう。

組織を可視化するなら人事管理システムがおすすめ

組織の拡大に伴い、誰がどの部署でどのようなスキルを発揮しているかが見えにくくなるのは、多くの企業が直面する課題です。

エクセル管理では追いつかないこうした現状を打破し、組織をリアルタイムに可視化するには、人事管理システムの導入が有効です。

例えば、クラウド型人事管理システム「サイレコ」のように、組織図上に顔写真や評価、スキルなどの情報を紐づけて一元管理できるツールであれば、現状を直感的に把握することが容易になります。

このようにシステムを通じて組織を見える化することは、適材適所の人員配置や抜擢人事など、戦略的な経営判断を行うための重要な土台となります。

まとめ

退職代行への対応は、業者の権限を見極め、感情的にならず事務的に進めるのが鉄則です。

組織の現状をリアルタイムに可視化するなら、人事管理システムのサイレコがあります。

戦略的な離職防止策としてぜひ導入をご検討ください。