不動産取引の現場でも、デジタル化の波が着実に広がっています。2022年の法改正により全面解禁された電子契約は、従来の紙とハンコによる契約手続きを大きく変えつつあります。
場所を選ばず契約できる利便性や印紙税の削減など、業務効率化と顧客満足度向上につながるメリットが注目されています。一方で、導入にあたっては考慮すべき点もあります。
この記事では、不動産電子契約の基本から具体的な流れ、電子契約サービスの選び方まで、役立つ情報を分かりやすく解説します。
デジタル化の波に乗り遅れないためにも、ぜひ最後までお読みください。
不動産取引における電子契約とは
近年、あらゆる業界でデジタル化が進む中、不動産取引においても契約手続きの電子化が注目を集めています。
ここでは、電子契約の基本から、不動産取引における電子契約導入の背景、どのような契約が電子化できるのかまで、詳しく解説していきます。
そもそも電子契約とは
電子契約とは、紙の契約書を用いず、電子的な手段で契約を締結する方法です。従来の契約では紙の書類に印鑑を押す必要がありましたが、電子契約では電子署名や電子認証技術を活用して契約の真正性を担保します。
日本では「電子署名法」（正式名称：「電子署名及び認証業務に関する法律」）にもとづき、一定の要件を満たした電子署名は紙の契約書における署名や押印と同等の法的効力を持つとされています。
電子契約システムを利用することで、契約書の作成から署名、保管までの一連のプロセスをオンライン上で完結できるのがメリットです。これにより時間と場所の制約から解放され、契約業務の効率化が図れるようになりました。
合わせて読みたい：【電子契約とは？】概要・メリット・デメリットをわかりやすく解説！
不動産取引で電子契約が解禁された
長らく、不動産取引においては、重要事項説明や契約締結は書面で行うことが義務付けられていました。しかし、2022年5月の宅地建物取引業法の改正により、不動産取引における電子契約が全面的に解禁されました。
これにより、売買契約や賃貸借契約など、これまで紙で行っていた手続きがオンラインで完結できるようになりました。
法改正は、不動産業界のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させ、取引の効率化や顧客サービスの向上に大きく貢献すると期待されています。
電子契約できる主な不動産契約
不動産取引において電子契約が可能になった主な契約には、賃貸借契約、売買契約、媒介契約などがあります。
賃貸借契約では入居申込から契約締結、更新手続きまで電子化できるようになり、入居者・管理会社双方の負担が軽減されます。不動産売買契約においても、売買契約書や重要事項説明書などの書類を電子的に作成・署名できるようになりました。
また、不動産会社と依頼者の間で交わされる媒介契約（仲介契約）も電子契約の対象です。これらに加えて、賃貸管理契約、工事請負契約、各種変更契約書なども電子契約で締結できます。
不動産取引における電子契約の具体的な流れ
ここでは、不動産取引における電子契約の具体的な流れを以下のステップに分けて説明します。
- 契約書類の電子作成
- IT重説（重要事項説明）の実施
- 契約書類の電子交付・保管
従来の紙の契約との違いを意識しながら、確認しておきましょう。
STEP 1: 契約書類の電子作成
不動産取引における電子契約の第一歩は、契約書類の電子作成です。従来は紙の契約書を作成し、署名や押印を行う必要がありましたが、電子契約では契約書をPDFや電子フォーマットで作成し、電子署名を付与することで法的効力を持たせます。
契約書の内容は、従来と同じように当事者間で合意した条件を明記し、電子契約システムを利用することで、編集や確認をスムーズに行うことが可能です。
また、改ざん防止のためにタイムスタンプを付与することで、契約書が正当な状態であることを証明できる仕組みになっています。
STEP 2: IT重説（重要事項説明）の実施
契約書類の作成後、宅地建物取引士による重要事項説明（IT重説）をオンラインで実施します。IT重説とは、ビデオ通話などのITツールを活用して、対面で行う重要事項説明と同等の環境を整え、オンライン上で行うものです。
宅地建物取引士は、電子化された重要事項説明書を画面共有しながら、購入者・借主に対して物件や取引条件に関する重要な事項を説明します。
この際、相手方が内容を十分に理解しているかを確認しながら進めることが大切です。なお、IT重説を行うためには、事前に相手方の承諾を得ておく必要があります。
STEP 3: 契約書類の電子交付・保管
重要事項説明が完了し、契約内容に合意が得られたら、次に契約書類の電子交付と保管を行います。
電子契約では、契約当事者が電子署名を行った後、契約書をPDFやクラウド上で交付することが一般的です。紙の契約書と異なり、郵送や直接の受け渡しが不要なため、効率的に契約を締結できるメリットがあります。
また、契約書は電子的に保管されるため、紛失や劣化のリスクがなく、必要に応じて簡単に検索・閲覧が可能です。電子契約システムを活用すれば、契約締結後の管理も一元化でき、過去の契約履歴をすぐに確認できます。
このように、電子交付と保管の仕組みを導入することで、不動産契約の利便性が向上し、より安全でスムーズな取引が実現します。
不動産電子契約を導入するメリット
不動産取引に電子契約を導入することは、業務効率化やコスト削減、顧客満足度向上など、さまざまなメリットをもたらします。ここでは、不動産会社と顧客双方にとって魅力的な3つのメリットについて詳しく見ていきましょう。
場所を問わず契約できる
不動産電子契約の大きなメリットの一ひとつは、場所を問わずに契約手続きを進められることです。従来の紙の契約では、当事者双方が同じ場所に集まるか、郵送で書類をやり取りする必要がありました。
しかし、電子契約であれば、インターネット環境さえあれば、どこからでも契約締結が可能です。遠方に住んでいる場合や、多忙で時間が取れない場合でも、円滑に契約手続きを進められます。
これは、顧客にとっても不動産会社にとっても大きな利便性向上となります。
印紙税などコスト削減ができる
電子契約では、紙の契約書にかかる印紙税が不要になるため、コスト削減が可能です。不動産売買契約書や工事請負契約書など、高額な印紙税が必要となる契約も少なくありません。
電子契約に切り替えることで、これらの印紙税が不要になるため、特に高額な取引や大量の契約を扱う事業者にとっては、大きな経費削減効果が見込めるでしょう。
また、紙の契約書を作成、印刷、郵送、保管するための費用も削減できるため、印紙税以外のコスト削減効果も期待できます。
合わせて読みたい：収入印紙はなぜ必要？意外と知らないルールや貼り忘れ・勘定科目について解説
文書管理が容易になる
電子契約によって作成された契約書は、電子データとして保管されるため、物理的なスペースを必要としません。また、検索機能を利用することで、必要な契約書をすぐに見つけ出すことができます。
従来の紙の契約書では、キャビネットや倉庫での保管が必要であり、過去の契約書を探すのにも手間がかかっていました。しかし、電子契約を導入することで、文書管理の効率が大幅に向上し、業務の生産性向上にも繫がります。
さらに、電子データはバックアップを取ることで、紛失や破損のリスクを軽減することもできます。
不動産電子契約を導入するデメリット
不動産電子契約には多くのメリットがある一方で、導入にあたっては注意すべき点も存在します。ここでは、不動産会社が電子契約を導入する際に、考慮すべき3つのデメリットについて解説します。
これらを事前に把握し、対策を講じることが、スムーズな電子契約導入の鍵となります。
セキュリティ対策が必要になる
電子契約はインターネットを介して行われるため、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクに備えた、強固なセキュリティ対策が不可欠です。電子署名やタイムスタンプの利用、アクセス制限、通信の暗号化など、適切な対策を講じる必要があります。
また、従業員へのセキュリティ教育も重要です。ID・パスワードの適切な管理、不審なメールへの注意喚起など、人的なミスによる情報漏洩を防ぐための取り組みも求められます。
セキュリティ対策には一定のコストと手間がかかりますが、安全な取引のためには必須の投資といえるでしょう。
取引相手の同意が必要
電子契約を導入する際には、取引相手の同意が必要となります。電子契約は、相手方が電子的なやり取りに慣れていない場合や、IT環境が整っていない場合には、導入のハードルが高くなることがあります。
そのため、事前に電子契約のメリットや安全性について丁寧に説明し、理解を得ることが肝心です。場合によっては、紙の契約書と電子契約を併用するなど、柔軟な対応も検討する必要があるでしょう。
相手方への十分な説明と同意取得は、トラブル防止のためにも不可欠です。
社内体制を整備する必要がある
電子契約を導入するには、社内の業務フローを見直し、適切な運用体制を整備する必要があります。従来の紙の契約から電子契約へ移行する際には、契約書の作成・締結・保管の流れをデジタル化し、担当者がスムーズに業務を行えるようにルールを明確にすることが必要です。
また、従業員が電子契約システムを適切に扱えるように、導入前の研修やマニュアルの整備が求められます。さらに、電子契約の導入には法務部門やIT部門の協力が必要となり、システムの選定やセキュリティ対策を含めた社内のガイドラインを策定しなければなりません。
電子契約を効果的に活用するためには、単にシステムを導入するだけでなく、社内全体での運用ルールをしっかり確立することが必要です。
不動産業界向け電子契約サービスの選び方
電子契約サービスを選ぶ際は、システムの安全性、サポート体制、導入コストといった観点を考慮してください。セキュリティ対策の充実度や運用サポートの有無、コストのバランスを確認し、自社に最適なサービスを選びましょう。
システムの安全性
不動産業界向けの電子契約サービスを選ぶ上で、最も重視すべき点のひとつがシステムの安全性です。不動産取引は、高額な取引や重要な個人情報を取り扱うため、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクは絶対に避けなければなりません。
サービス選定の際は、電子署名やタイムスタンプの導入、データの暗号化、アクセス制限などのセキュリティ対策が十分に施されているかを確認しましょう。
提供企業の公式サイトやパンフレットに目を通し、セキュリティ対策についての記載が十分にあるかをチェックすることが大切です。
サポート体制
電子契約サービスの導入・運用においては、提供企業のサポート体制も見逃せないポイントです。導入時の初期設定や操作方法のレクチャー、トラブル発生時の対応など、きめ細やかなサポートが受けられるかを確認しましょう。
特に、不動産取引特有の商慣習や法規制に精通したスタッフがいるかどうかを確認しておくと良いでしょう。電話やメールだけでなく、チャットやオンラインでのサポート体制が充実していると、より安心です。
導入コスト
電子契約サービスの導入コストは、初期費用と月額利用料が主な内訳となります。初期費用は、システムの導入や初期設定にかかる費用で、月額利用料は、システムの利用やサポートにかかる費用です。
サービスによって料金体系はさまざまで、契約件数に応じた従量課金制を採用しているケースもあります。自社の規模や利用頻度に合わせて、最適な料金プランを選択することが求められます。
また、初期費用や月額利用料だけでなく、オプション機能の利用料やサポート費用など、追加で発生する可能性のある費用についても確認しておきましょう。複数のサービスを比較検討し、費用対効果の高いサービスを選ぶことが大切です。
まとめ：不動産電子契約で業務効率化・顧客満足度向上を実現しよう
不動産取引の効率化、コスト削減、顧客満足度向上を実現したいなら、今すぐ電子契約の導入を検討しましょう。まずは情報収集から始め、自社に最適な電子契約サービスを見つけてください。多くのサービスが無料トライアルや資料請求を提供しています。
電子契約サービス「リーガルサイン」は、不動産業界に特化した機能と高度なセキュリティ対策を兼ね備え、導入実績も豊富です。
リーズナブルな料金体系と手厚いサポート体制で、電子契約の導入をスムーズにサポートします。不動産業界のDXを加速させ、業務効率化と顧客満足度向上を実現するために、ぜひリーガルサインの導入をご検討ください。
