入退室管理システムの概要・メリット!

 

入退室管理システムとは?

 

入退室管理システムの技術的な解説をする前に、そもそもの機能や特徴についてご紹介します。

あわせて、企業においてどのような用途で入退室管理システムが用いられているのかを簡単に解説いたします。

 

1-1.　入退室管理システムの概要

入退室管理システムとは、オフィスや建物への人の出はいりを管理する仕組みを指します。

通常は、オフィスのエントランスや各部屋の扉部分に、鍵(電子錠)と一緒に取り付けられます。

入退室管理システムを設置すると、基本的には部外者は入室できません。

また、扉を破壊しようとしたり、ピッキングしようとしたりして強引に侵入すると、システムから警備会社やオフィスの責任者に連絡が入ります。

 

1-2.　入退室管理システムの用途

入退室管理の用途をかんたんに集約すると、以下の2点に集約できます。

 

• 部外者の侵入防止
• 内部のスタッフの入退室の記録

 

入退室管理システムを導入すると、24時間いつでも管理が必要な際に防犯システムを働かせることが可能です。

社内の金品などの貴重品や、情報資産の保護に利用できます。

 

入退室管理システムのメリットを解説

 

入退室管理システムのメリットは「セキュリティー対策」のひと言に集約されます。

とはいえ、セキュリティー対策に効果的というだけではそのメリットの大きさは十分に伝わらないでしょう。

この章では入退室管理を企業が導入する場合のメリットを具体的に4点ご紹介します。

 

2-1.　セキュリティー対策

入退室管理システムのセキュリティー対策としての効果は、外部犯・内部犯の両方の対策になります。

 

• 外部犯の侵入防止

システムが認証を許可しなければ、誰もオフィス内に入室できません。

 

• • スタッフの入退室状況の管理 スタッフに関して、誰が・いつ入室をしたのかが管理されます。
  • 特にサーバー室や重要情報の保管庫などの重要情報に関しては、外部犯だけではなく内部の犯人に疑いが及ぶ場合もあるでしょう。
  • 例えば、必要がないはずであるにも関わらず休日にスタッフが入室するなどの不審な動きは、入退室の情報からすぐに確認できます。

     

    2-2.　社員の勤怠管理ができる

    オフィスのエントランスに設置した入退室管理システムは、社員の勤怠管理機能としても活用できます。
  • テレワーカーや直行直帰スタイルの営業スタッフなどには適用できませんが、内勤スタッフに関しては入退室管理システムでいつ出社していつ退勤したのかが簡単に管理できます。
  • 監視の目的が強くなりすぎるのは社員からの反感を買う恐れがありますが、遅刻や無申請の残業も入退室管理の情報からチェック可能です。

     

    2-3.　コスト削減できる

    入退室管理システムを導入せずに物理的にセキュリティー管理をおこなうとする場合、スタッフを配備するか警備会社に依頼をするかのどちらかが必要です。
  • いずれの対策を取るにせよ、コストが発生します。
  • 入退室管理システムの費用は導入するシステムによって異なりますが、技術が進化したことにより以前よりも安い月額で導入できるようになりました。
  • もちろん、警備員を配置した方がよいケース(SPが必要なケースやトラブル発生のリスクがあるケースなど)はありますが、基本的に安い価格で、十分な安全性を確保できます。

     

    2-4.　会議室を無人運営できる

    オフィスや会議室に入退室管理システムを設置しておくことで、無人でオフィス・会議室を管理することも可能です。
  • 例えば、コワーキングスペース・貸し会議室・レンタルオフィスなどを無人運営できます。
  • この場合、各利用者が認証によって室内に入室し、運営者は立ち会わないという仕組みです。
  • 無人経営をすることにより、少人数で複数のオフィスを運営したり低コストで運営したりできます。

     

    入退室管理システムの認証方法

    

     

    入退室管理システムを理解するうえで、把握しておきたいのが3つの認証方法です。
  • いずれの認証方法であっても、セキュリティー面については万全を期していますが、入退室時の手間や用途との相性がそれぞれ異なります。

     

    3-1.　顔認証・指紋認証

    顔認証・指紋認証はバイオメトリクス認証（生体認証)とも呼ばれています。
  • 入り口のセンサーがあらかじめ登録したユーザーの顔もしくは指紋を認証し、利用者であるか否かを判断します。
  • 手軽に認証できるため、自社の社員の認証としては便利ですが、以下の課題に注意しなくてはなりません。

 

• • ・認証の精度が非常に高まっているとはいえ、100%ではない(特に、マスク・めがねの使用時などには認証しないことが多い)
  • ・外傷があると、認証できない
  • ・顔情報や指紋情報自体が重要な個人情報となるため、厳重な管理が必要とされる

 

• • 上記の課題はあるものの、2019年が「顔認証元年」と呼ばれオフィスやホテルなどの多くの施設・箇所にシステムが導入されました。
  • 今、注目度の高い認証システムです。

     

    3-2.　暗証番号認証

    暗証番号認証は、入室時にあらかじめ設定したパスワードを入力することで認証をおこなう制度です。
  • 暗証番号は、銀行のキャッシュカードやクレジットカードなどでも使われているなどなじみのある制度ですが、2つの課題があります。

 

• • ・パスワードを単純にするとセキュリティーがもろくなり、複雑にすると利便性が損なわれる
  • ・パスワードが漏えいすると、誰でも入室できる

 

• • 最近では暗証番号認証単体で使用するのを避け、2段階認証を導入したりほかの認証方法に切り替えたりする動きが進んでいます。

     

    3-3.　カード認証

    カード認証は、あらかじめ発行したカードを読み取り機械にかざすことで入退室を管理する制度です。
  • 従来から用いられている電磁気カードのほかにスマートフォンやQRコードなどで認証する仕組みもあります。
  • カード認証を導入する場合、以前は読み取り機の導入が必要でした。
  • しかし、最近では読み取り機を含め簡単にシステムが導入できる仕組みになっています。
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  • 例えば、「Akerun」は、初期費用0円で導入ができるカード読み取り型の入退室管理システムです。
  • 工事不要なので、最短3日で導入可能です。
  • 導入も運用もすごくシンプルなシステムであるため、入退室管理システムを試してみたいとお考えの企業様においてはとても便利なサービスです。

     

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    まとめ

    入退室管理システムを導入すると、自社の物理的なセキュリティー対策になります。
  • さらに社員の入退室管理にも活用できます。 認証の仕組みとして、最も代表的なものは以下の3点です。

 

• • ・生体認証(顔認証・指紋認証など)
  • ・暗証番号認証
  • ・カード認証

 

• さまざまな認証管理システムが現在発売されており、機能・認証方法・費用はそれぞれ異なります。
• 自社の物理的なセキュリティーや勤怠管理に課題を感じている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。