「電子帳簿保存法への対応は、業務フローの変更やコストを考えると、できれば導入したくない」

多くの経営者様がそう考えるかもしれません。しかし、2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化され、「何もしない」という選択肢は実質的になくなりました。

この記事では、「導入しないとどうなる？」という疑問に答えつつ、本格的なシステムを導入せずにコストゼロで始められる対応策を解説します。 リスクを正しく理解し、自社にとって最適な対応方法を一緒に整理していきましょう。

電子帳簿保存法をおさらい

電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を紙ではなく電子データで保存する際に守るべきルールを定めた法律です。もともとは1998年に施行されましたが、デジタル化の流れを受けて改正が重ねられ、2022年1月以降は全ての事業者に一定の対応が求められるようになりました。

この法律は、大きく分けて次の3つの保存区分から成り立っています。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

「電子帳簿等保存」は、自社が会計ソフトなどで一から作成した国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や決算書類を、データのまま保存するルールです。

「スキャナ保存」は、取引先から受け取った紙の請求書や領収書などを、スキャナやスマートフォンで読み取って画像データとして保存するルールを定めています。

そして「電子取引データ保存」は、メールで受け取った請求書のPDFや、Webサイトからダウンロードした領収書など、データでやり取りした取引情報をデータのまま保存するルールです。

この中で特に注目なのが、3つ目の電子取引データ保存です。近年の改正で、この部分への対応が全ての事業者にとっての課題となりました。

電子帳簿保存法を導入しない場合どうなる？

業務フローの変更やコストを考えると、電子帳簿保存法への対応を、できれば導入したくない、今のままで済ませたいと考える方も少なくないでしょう。

結論から言うと、電子取引のデータがあるにもかかわらず、そのデータを法律の要件に沿って電子データのまま保存しない場合、「国税関係帳簿書類の保存義務を果たしていない」と見なされることになります。

前のセクションで説明した3つの区分のうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存はあくまで任意ですが、電子取引データ保存は2024年1月1日から全ての事業者に対して義務化されているためです。

これまでは、メールで受け取った請求書のPDFなどを印刷し、紙でファイリングして保管する方法も広く行われていました。しかし、現在はこの方法だけでは法律上の保存要件を満たしたことにはなりません。

この保存義務違反は、単にルール違反というだけでなく、後の章で解説する税務調査での不利な扱いや、罰則といったリスクにつながる可能性があります。

電子帳簿保存法は全ての事業者が対象ではない？

「電子帳簿保存法は、全ての事業者が対象ではない」というのは、半分は正しく、もう半分は注意が必要な表現といえます。正しく理解するために、その意味を分解してみましょう。

まず正しい部分ですが、これは法律の全てが強制ではない、という意味です。「電子帳簿保存法をおさらい」のセクションで解説した3つの区分のうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存は現在も任意の制度です。

したがって、これらの制度を導入せず、これまで通り自社で作成した帳簿を印刷して保管したり、紙で受け取った領収書をファイリングしたりし続けても、全く問題はありません。

しかし、注意が必要なのが、電子取引データ保存です。このルールに関しては、法人税や所得税の納税義務がある、原則として全ての法人と個人事業主（フリーランスを含む）が対象となります。

もし、メールで請求書PDFを受け取ったり、ECサイトで備品を購入して領収書データをダウンロードしたりといった電子取引をひとつでも行っていれば、そのデータを電子のまま保存する義務が生じます。

つまり、「電子取引を一切行わない事業者」であれば、この法律の義務化は関係ないといえるでしょう。しかし、現代の事業活動においてそのようなケースは極めて稀なため、事実上、ほぼ全ての事業者が対応の対象となる、と理解しておくのが最も安全です。

電子帳簿保存法に対応しない判断をする場合の注意点

「どうしても対応が間に合わない」「システム導入のコストはかけられない」といった理由で、やむを得ず電子帳簿保存法に（すぐには）対応しない、という判断を検討するケースもあるかもしれません。

しかし、これは何もしなくてもよいという意味では決してありません。その判断をする場合は、最低限クリアすべき条件と、それに伴うリスクを正確に理解しておく必要があります。

猶予措置の条件を正しく理解する

まず、こうしたケースを想定して猶予措置が設けられています。ただし、この猶予を受けるためには、以下の2つの条件を両方満たしている必要があります。

1. 法律の要件通りにデータを保存できないことについて「相当の理由」があると、所轄の税務署長が認めること（例：資金繰りや人手不足で、どうしてもシステム導入などが間に合わないなど）
2. 税務調査の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」と、そのデータを紙に出力した「書面の提示・提出の求め」の両方に応じられるようにしておくこと

この猶予措置は、あくまでもやむを得ない事情がある事業者に対する経過措置であり、恒久的な制度ではないことを理解しておきましょう。

電子データそのものの保存は絶対条件

繰り返しになりますが、注意すべきは、たとえ猶予措置の適用を考えている場合でも、メールで受け取った請求書PDFなどの電子取引データそのものを保存しておくことは絶対条件である、という点です。

「対応しない」という判断は、あくまで検索要件などを満たしたシステム導入を見送る、という意味合いです。データそのものを削除・破棄してしまうことは、この猶予措置の対象外となり、明確な保存義務違反と見なされてしまいます。

罰則のリスクはゼロではない

猶予措置の要件を満たしているつもりでも、税務調査の際に税務署から相当の理由とは認められないと判断されたり、データの提示や提出に応じられなかったりした場合には、罰則が適用されるリスクが残ります。

結論として、対応しないという判断は、実際には「猶予措置の要件を満たし続けることを前提に、当面の間、システム導入などを見送る」という、リスクを伴う限定的な選択肢です。

そのため、次のセクションで解説する最低限の対応を行っておくことが、確実な方法といえます。

【システム導入なし】電子帳簿保存法への簡単な対応3ステップ

高価なシステムを導入することなく、今すぐ始められる簡単な3つのステップを紹介します。この手順通りに行えば、法律で定められた検索要件などを満たすことができ、コストをかけずに義務を果たすことが可能です。

ステップ 1：保存用フォルダのルールを決める

まずは、電子取引データを保存するための専用フォルダをPC内に作成し、整理のルールを決めましょう。データがさまざまな場所に散在してしまうと、後から見つけるのが難しく、管理漏れの原因となります。

ルールは自社が管理しやすいもので構いませんが、例えば以下のような階層構造が分かりやすいでしょう。

▼保存用フォルダの作成例

− 電子取引データ

  − 2025年

    − 01月

    − 02月

    − 03月

    ...

このように、会計年度ごとにフォルダを分け、さらにその中に月別のフォルダを作成しておけば、いつの取引データか一目で分かります。大切なのは、一度決めたルールを社内で統一し、必ずこのフォルダに保存することを徹底する点です。

ステップ 2：ファイル名のルールを徹底する

次に、保存するファイル名のルールを定めます。これは、法律で定められた検索機能を確保するための、重要な作業ステップです。ファイル名に規則性を持たせることで、特定の取引をすぐに見つけ出せるようにします。

国税庁が示している方法としてファイル名に、取引年月日・取引金額・取引先の3つの要素を含めることが推奨されています。

▼ファイル名のルール例

20250804_株式会社サンプル商事_110000.pdf

このように、「8桁の日付」「取引先の正式名称」「金額」をアンダーバーなどでつなぐルールを決めます。「請求書.pdf」や「領収書(1).pdf」といった名前で保存してしまうと、後から内容が全く分からなくなってしまいます。受け取ったデータは、保存する際に必ずこのルールに沿って名前を変更しましょう。

ステップ 3：索引簿（Excel管理表）を作成・運用する

最後のステップとして、保存したファイルの内容を一覧で管理するための「索引簿」を作成します。これは、専用のソフトがなくてもExcelなどの表計算ソフトで作成すれば問題ありません。

この索引簿には、少なくとも以下の項目を含めておくと、法律の検索要件を完全に満たすことができます。

電子取引データを保存するたびに、このExcel管理表に1行ずつ情報を追加していきます。こうすることで、Excelのフィルタ機能を使えば、特定の取引先や期間での検索が瞬時に行えるようになります。

このような3ステップを実践することが、システムを導入しない場合の基本かつ確実な対応方法です。

電子帳簿保存法に対応しない場合のリスクと罰則

電子帳簿保存法の義務化に対応せず、電子取引データを法律の要件通りに保存していなかった場合、事業の根幹に関わるさまざまなリスクや罰則が考えられます。

例えば、税務調査で帳簿の保存状況に不備があると判断されれば、節税メリットの大きい青色申告の承認が取り消される可能性があります。

また、取引の事実を証明できずに経費が否認されれば、追加の税金（追徴課税）が発生し、悪質なケースではさらに重いペナルティが課されることもあります。これらは税法上のリスクですが、会社法に違反したとして過料（罰金）が科される可能性もゼロではありません。

電子帳簿保存法に対応しないとどうなるとどうなるかは、下記の記事でも説明しています。

合わせて読みたい：電子帳簿保存法に対応しないとどうなる？罰則リスクと今すぐできる対策を解説

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、高価なシステムを導入しなくても、ファイル名のルール化や索引簿の作成といった手作業で始められます。青色申告の承認取消しなどのリスクを避けるためにも、まずは最低限のデータ管理を徹底することが重要です。

こうした受け取ったデータの管理に加え、契約書自体も電子化すれば、さらなる業務効率化とコスト削減が可能です。

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