コミュニケーション
マルチタスクは現代のビジネスシーンでは常識となっていますが、実はこのマルチタスクが得意な人はそれほど多くはありません。
また、そもそもマルチタスクが本当に生産性の向上に役立つのか、それとも隠れた問題をはらんでいるのか、その答えは意外と複雑です。
そこで、本記事ではマルチタスクができる人の特徴とともに、マルチタスクのメリットや潜在的なデメリットについて解説し、最終的にはどのようにしてマルチタスクの効率を最大化できるのかをお伝えします。
多くの仕事を同時進行させなければならないあなたにとって、この記事が役立てば幸いです。
この記事の目次
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マルチタスクとは
マルチタスクとは、その名の通りマルチ（複数）なタスク（作業）を同時に行うことです。あるいは、短時間で複数の作業を切り替えながら行うことともいえます。
マルチタスクは元々コンピューター用語で、複数の処理を同時並行で進めることを意味し、例えば、メールアプリでメッセージを作成しながら、表計算アプリで数値入力や計算を行えるのは、このマルチタスク（マルチタスキング）のおかげです。
マルチタスクと対照的なのが、シングルタスクです。シングルタスクはひとつの作業・業務だけに集中して取り組むことを指します。例えば、会議の議事録を作成している最中はその作業だけに取り組み、その他の電話対応をしたり、メールの作成をしたりすることはありません。
シングルタスクは、ひとつの作業に一点集中できるため作業効率が上がりやすいですが、現代の多忙なビジネスシーンでは、必ずしも担当業務がシングルタスクのみに収まることは少ないといえるでしょう。
マルチタスクができる人の特徴
マルチタスクができる人の特徴として、以下の項目を挙げることができます。
- タスクの優先順位がつけられる
- 情報の整理ができる
- 頭の切り替えができる
では、これらについて解説します。
タスクの優先順位がつけられる
マルチタスクができる人の特徴として、現在抱えているタスクの適切な優先順位がつけられる点が挙げられます。大量のタスクを同時に行うためには、それぞれのタスクの重要度や緊急度を把握し、順序よく処理しなければなりません。
納期が迫っているタスクや、自分の作業完了後に他のメンバーが着手可能となるタスクなどは優先的に処理し、スケジュールが柔軟に調整可能なタスクや作業完了の影響が他者に及ばないようなタスクは後回しにします。
このようなタスクの優先順位がつけられる人は、多くの仕事が舞い込んできたときでも上手く今取り掛かるべき仕事を見極め、多くの作業を同時に進められるのです。
情報の整理ができる
大量のタスクを抱える中でマルチタスクを遂行するには、さまざまな情報の整理ができる必要があります。情報の整理はタスクを仕分けし、優先順位を決定する際の前提ともなります。
ひとつのタスクにはさまざまな属性があり、期日はいつか、どのプロジェクトか、進捗率はどうか、他のタスクとの依存関係はどうかなどといったものが挙げられます。
マルチタスクを行うには、まずこのようなそれぞれのタスクの情報を把握し、上手に仕分けすることが求められるのです。
頭の切り替えができる
マルチタスクでは、フレキシブルに頭を切り替えられる臨機応変さが重要です。
パソコンに向かって黙々と資料作りを行っていたかと思えば、取引先からの電話に対応したり、来客の窓口対応をしたりと、マルチタスクをするには頭の切り替えが不可欠です。
タスクによって異なる思考や判断が求められても、集中力を途切れさせることなく、素早くそのタスクに適応できる人はマルチタスクに向いているでしょう。
マルチタスクのメリット
マルチタスクのメリットとして、以下の点に注目して説明します。
- 複数タスクを同時に処理できる
- プロジェクト全体を見渡せる
- コミュニケーションが円滑になる
では、それぞれ見ていきます。
複数タスクを同時に処理できる
マルチタスクの最大のメリットは、複数のタスクを同時にこなせることでしょう。
ビジネスシーンにおいては、限られた時間で多くの業務を効率的に遂行することが求められます。マルチタスクが上手くできれば、どの業務も滞りなく同時進行でき、全体として多くの仕事量をこなすことができます。生産性アップに繋がり、
一方で、シングルタスクの場合、ひとつひとつのタスクしか処理できません。このような慎重かつ丁寧な取り組み方が適切でない類のタスクも存在し、特にスピードを求められるような場面ではマルチタスクが有利となることも多いです。
プロジェクト全体を見渡せる
マルチタスクによりさまざまなタスクを担当することで、プロジェクトの全体像が見渡しやすくなります。 複数のタスクを同時に手掛けることで、タスク同士の関連性やプロジェクトにおける重要性に気付くことができます。
シングルタスクでは、ひとつのタスクに深く集中することができますが、プロジェクトの大きな流れを見落としてしまうかもしれません。
このように、プロジェクト全体が俯瞰できるからこそ、よりスムーズに仕事を進められる効果も期待できます
コミュニケーションが円滑になる
複数の業務に関わり、プロジェクト全体が理解できると、多くのチームメンバーと円滑なやりとりができます。
あるプロジェクトにどのような業務が存在し、誰によって、どのように進められているかの大まかな流れが理解できていれば、会議やミーティングになっても多くの担当者と滞りなく話ができます。
また、そのように多くの人とコミュニケーションを取ることで親密な人間関係が構築され、別の業務やプロジェクトになってもそれまで以上にスピーディーに仕事を進められるようになるでしょう。
このように、マルチタスクで多くの業務に関わりを持っておくことで、コミュニケーションが円滑になり、結果として生産性アップとなるメリットがあるのです。
マルチタスクのデメリット
マルチタスクの主なデメリットは、以下の項目です。
- 生産性低下に繋がることがある
- キャパオーバーになりやすい
- 精神的負荷がかかる
このような点に注意しながら、日々のタスク処理をすることが求められます。
生産性低下に繋がることがある
マルチタスクのデメリットとしてよく指摘されるのが、生産性低下に繋がりやすいということです。マルチタスクでは多種多様なタスクを処理するため、その都度使う頭のスイッチが必要です。
しかし、上手く切り替えができないと、どのタスクも適切に処理できず、タスク同士が足を引っ張り合うという悪循環を引き起こすことがあります。
そうしているうちに精神的な負荷も増大し、さらに生産性低下を招く下地ができてしまうことにもなりかねません。マルチタスク・シングルタスクは、タスクの種類によってケースバイケースで使い分けできるのが理想です。
キャパオーバーになりやすい
多くのプロジェクトでさまざまなタスクを抱えてしまうと、業務が増えすぎて一度に処理できる量を超過してしまうことがあります。
マルチタスクでは、タスクの切り替えが頻繁に発生します。この切り替えが頻繁に繰り返されると脳にかかる負担が増え、やがて限界を迎えてエネルギーを消費し尽くしてしまうでしょう。そうすると、タスク処理の効率は大きく低下します。
そもそも人間の脳は一度に多くのものを処理できる設計にはなっていないため、マルチタスクは脳への負荷が大きくなってしまう傾向があるのです。
精神的負荷がかかる
マルチタスクはストレスの原因ともなります。多くのタスクを同時に抱えることで精神的な圧力が強まり、長期的にはいわゆる燃え尽き症候群のような心理的問題の引き金となることもあるのです。
人間の注意力には限界があります。マルチタスクで複数のタスクに注意力を分散させると、個々のタスクへの注意が散漫となりがちです。こうしてタスクの処理効率が低下すると、どのタスクも中途半端になってしまい、業務完了に追われ続けることになってしまいます。
このように長時間、精神的な緊張状態が続くと心身に大きな負担がかかり、うつ病などのリスクを高めてしまうことがあります。
マルチタスクを効率的に行うには
マルチタスクの効率化に役立つものとしては、タスク管理ツールとビジネスチャットは欠かせません。
タスク管理ツールを活用する
マルチタスクで重要なことは、タスクに優先順位をつけることだと説明しました。このタスクの適切な優先順位づけに役立つのが、タスク管理ツールです。
タスク管理ツールがあれば、プロジェクトごとのタスクやそれぞれの期限などを完全に見える化することができ、タスクを俯瞰しながら取り組むべきタスクの順番を決められます。
タスクが一覧で見渡せるようになると、脳の負担を大幅に減らすことができます。
また適宜、期限と同時に通知の設定をしておけば、タスク漏れや期日遅れの心配が減り、より確実でストレスの少ないタスク管理ができるでしょう。
ビジネスチャットを導入する
マルチタスクを効率化させるには、円滑なやりとりができるコミュニケーションツールが不可欠です。そこで、ビジネスチャットを導入すれば、リアルタイムでの緻密なやりとりが容易になり、複数のタスクをスピーディーかつ正確に処理できるようになります。
ビジネスチャットなら日常の連絡手段として普及しているチャットツールと同じように操作できるため、導入してすぐに誰でも簡単に扱えます。
現代の多様なビジネスシーンの土台となり、マルチタスクのストレスを大幅に軽減するカギになるのが、コミュニケーションツールとしてのビジネスチャットということができるでしょう。
まとめ
マルチタスクは現代のビジネス環境で不可欠なスキルとなっていますが、それを上手に使いこなせる人には特徴があります。
効果的にタスクの優先順位を設定し、情報を整理・仕分けし、スムーズに頭の切り替えを行える人は、多くの仕事を同時に進行させることができます。
しかし、マルチタスクが逆に生産性の低下などのデメリットにつながることもあるため、タスク管理ツールやビジネスチャットなどマルチタスクを効率化するツールの導入が効果的です。
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