「残業削減をするためのアイデアが思い浮かばない」
「残業削減に成功した企業は、どんなアイデアを活用したのだろう？」
「残業削減のアイデアを実現するために、何か役に立つツールはないの？」
働き方改革によって残業時間の上限規制が大企業では2019年4月から、中小企業は2020年4月から導入されました。
働き方改革を実現したワークライフバランスを向上させるために、今企業はどのような対策をすべきか迫られる局面に立っています。
しかし、ただ上から「残業を減らせ」と押し付けてられても、現場としては具体的にどうすればよいかアイデアが思い浮かばず、
結局のところ持ち帰って対応する…という本質的な解決に至らないケースも少なくありません。
残業削減の成功は、経費削減だけでなく生産性の向上やスタッフのモチベーションアップにもつながります。
特に中小企業においては、生産性の向上が実現できるかどうかが自社の命運を左右するといっても良いでしょう。
この記事では、残業削減に成功したアイデアを５つ紹介したうえで、アイデアを実現するITツールを解説します。
アイデア①テレワークの導入による残業削減
働き方をテレワークに切り替えることで次のようなメリットがあります。
厚生労働省が、働き方改革実現のための主な手段としてテレワークをあげているように、
テレワークの実現は残業削減にも効果が期待できます。
・テレワークの導入による業務効率化
・移動にかかる時間と費用をカット
実際、テレワーク活用で成功している事例として、厚生労働省のウェブサイトにも紹介されている富士ゼロックスがあげられます。
・全社員を対象とした在宅勤務制度・サテライトオフィス勤務制度・モバイルワーク制度の導入（希望者に対して）
・在宅勤務希望者に対しては、スマートフォン端末・Web会議利用目的のためのWebカメラを配備したうえで、インターネット環境を確保。
・ノートパソコンの貸与やWeb会議システム・情報管理ツールの利用マニュアルの作成など、スムーズにテレワークに取り組める環境を準備
・テレワークスタッフに対して勤怠管理のシステムを導入したうえで、フレックス勤務制度の導入。
必ず仕事につかなくてはならないコアタイムに勤務することを条件に、定時より前に業務を終えることも可能
上記の工夫の結果、社員によるテレワークの満足度は82.8%となっています。
アイデア②「ノー残業デー」などの社内制度による削減
上層部のリーダーシップにより、残業削減のための社内の制度を次々と仕組み化していく手法もあります。
これらの取り組みで成果を上げているのは、トリンプ・インター・ナショナル・ジャパンです。
（実際の取り組み）
・ノー残業デー（定時になったら強制的に社内を消灯し、残業ができない環境をつくる）
・集中タイム（同僚との雑談や電話応対をストップし、社員一人ひとりが事務作業に集中できる時間帯を設ける。集中タイムに関しては、顧客からの外線もシャットアウトする）
・早朝会議（会議のいくつかは、始業前の早朝に実施する）
一つひとつの取り組みは斬新なものではなくても、上層部がリーダーシップをとって、徹底的におこなうことで成果が上がっています。
アイデア③アジェンダの事前配布による会議の効率化
会議を効率化させるアイデアとしては、アジェンダの活用があります。
アジェンダとは、会議の課題項目や議題をA4用紙１枚程度にまとめた事前資料のことです。
アジェンダを用いて、あらかじめ会議の目的・目標時間を決定することで、会議の生産性を高めることができます。
特に重要なことは、アジェンダを会議の前に送付しあらかじめ一人ひとりが目を通せるようにしておくことと、会議の内容を記録してデータとして残すことです。
アジェンダを活用している企業の例として、
広島県『働き方改革取組マニュアル・事例集 「取組アイデア編」』に具体的な取り組み内容が記載されているのでこちらもご参照ください。（「４．会議運営の見直し」の箇所です。）
アイデア④社内SNS活用による業務効率化
情報共有の効率化のために社内SNSを活用するという残業削減のアイデアもあります。
社内SNSは、大手証券会社や通信事業者など、既に多くの企業で導入され、メールに代わってビジネスで多く利用され始めている情報共有ツールです。
メール以上に社内への情報一斉通知がしやすいため、情報共有や資料共有が簡単におこなえるというメリットがあります。
連絡漏れが防げることや、情報を受け取る側がリアルタイムで最新の情報をキャッチできることなどから、ビジネスをスピーディにすすめられます。
また、Web会議ツールと連携をすれば、情報を共有しながら資料の内容についてのミーティングをおこなうこともできます。
上で紹介したアジェンダの共有も社内SNSを活用すると便利です。
アイデア⑤勤怠管理ツール導入による残業削減
残業削減のアイデアとしては、残業時間そのものを勤怠管理ツールで管理するこも重要です。
クラウド型のツールを導入した場合、社員一人ひとりがスマートフォンをタップするだけでタイムカード打刻の代わりに出退勤時間が管理でき、リアルタイムに反映されます。
労務担当者がその都度確認しなくても、勤務時間の途中経過をチェックすることができるため、勤務状況を見ながら仕事の配分を調整するなどの対策を取ることができます。
勤怠管理ツールも多くの業者で導入が進んでおり、例えば自治体の教育委員会などでも既に活用されています。
残業削減のアイデアによるメリットとは？
残業削減は、企業側にとっても喜ばしいメリットが３点あります。
特に中小企業においては、働き方改革のために「残業削減」に取り組まざるを得ないというネガティブな捉え方をされるケースもありますが、
中・長期的に見た場合、むしろ積極的に取り組むべきものであることがお分かりいただけると思います。
6-1. 生産性の向上につながる
会議の効率化やノー残業デーの実施により、限られた時間の中で業務を完遂させなければならない状況が当たり前の状態になります。
その結果、一つひとつの業務の生産性が向上し、結果的にはチーム全体の生産性が向上します。
また、限られた時間の中で成果を上げるために、現状の仕事の棚卸しをしたり、フローの見直しをしたりする機会もありますが、
そのような工程を通して、元々不要だった業務をそぎ落とすこともできます。
6-2. スタッフのモチベーションアップにつながる
ワークライフバランスの向上はスタッフのモチベーションにも良い影響を及ぼします。
例えば、家事や育児との両立がしやすくなることで社員の心身に余裕が生まれ、
趣味の時間を持つことでしっかりとリフレッシュできるようになります。
また、ストレスフルな状況が改善されることにより、社員の健康状態が良くなる効果も期待できます。
6-3. ビジネスツール導入のきっかけになる
残業削減のアイデアを実現するためには、社内SNSや勤怠管理ツールなどのITツールを活用すると効果的です。
今、これらのツールは中小企業でも気軽にリリースできるような低価格帯のツールが増えています。
つまり、残業削減のアイデア実現を一つのきっかけとして、利便性の高いITツールを導入できる可能性があるという事です。
残業削減を実現するために使用したいツールVWS勤怠
残業削減のアイデアを実現するために、ぜひおすすめしたいツールが「VWS勤怠」です。
VWS勤怠のメリットは、次の通りです。
・１アカウントあたり月額220円（税込み）～利用可能
・タイムカードデータの取り込みなどの連携が可能で、人事労務の作業を大幅に効率化
・万全のセキュリティ対策
アプリを導入するだけで済むので、Webサイトから申し込みをするだけですぐに利用することができます（スマホで利用する場合は、アプリのインストールが利用できます）。
また、JANDIという社内SNSツール（１アカウントあたり月額440円（税込み）～）との連携も可能であり、連携をすると情報共有や資料共有も手軽におこなえるようになります。
今なら60日間無料キャンペーン実施中なので、この機会にぜひ「VWS勤怠」を試されてみてはいかがでしょうか？
まとめ
多くの企業にとって、残業の削減は難しいテーマの一つです。
あるいは、残業削減よりも他にやるべきことが多すぎて、着手できていないという企業も少なくないでしょう。
しかし、残業の削減は業務量を削減することではありません。
むしろ、アイデアを効果的に活用すれば、残業の削減と生産性の向上を両立することも可能です。
記事内では残業削減するために5つのアイデアを紹介しています。
アイデア①テレワークの導入
アイデア②「ノー残業デー」などの社内制度（上層部のリーダーシップの発揮）
アイデア③アジェンダの事前配布による会議の効率化
アイデア④社内SNS活用
アイデア⑤勤怠管理ツール導入
また、これらのアイデアを実現するためのツールとしてVWS勤怠を紹介しています。
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興味のある方はぜひお試しください！