インターネットが普及し、電子契約が利用される機会が増えています。また、新型コロナウイルス感染症の流行により在宅ワークが増え、ビジネスを進める上で物理的な制約のない契約形態が必要となったことも、電子契約の利用が増えた一因でしょう。
本記事では、電子契約の仕組みや書面契約との違い、主なメリット・デメリットについて説明します。
電子契約とは、PDFなどの電子文書を使用して契約を結ぶことです。従来の紙の文書で行われるような直筆の署名やハンコの押印は行えません。そのため、電子契約では、契約者が本人であることを保証するために、電子署名を使用します。
電子署名は公開鍵暗号方式という暗号技術を利用して、契約者が本人であることを確認し、なりすましを防ぎます。
また、電子文書は紙の文書に比べて改ざんされやすくなるのが問題です。そこで、セキュリティ対策としてタイムスタンプが使用されます。
タイムスタンプ技術により、電子文書には作成または編集された正確な日時が記録され、後から文書の改ざんが困難になります。
電子契約は、このようなシステムを通じて、紙の契約と同じ法的な信頼性と有効性を保持するのです。
電子署名に不可欠な要素が、電子証明書とタイムスタンプです。これらについて説明します。
電子証明書とは、電子文書の送信者が本人であることを担保するための仕組みであり、第三者によるなりすましを防ぐことが目的です。
電子証明書の発行は、認証局と呼ばれる第三者機関によって行われます。認証局は、契約の当事者が本人であることを証明し、電子文書には紙の文書と同等の法的効力が付与されます。
電子証明書の発行と使用において重要な役割を担うのが、公開鍵暗号方式です。公開鍵暗号方式は、受信者と送信者のみがアクセスできる特別な暗号を用いることで、送信される情報の安全性を保ちます。この方式により、電子証明書は、その所有者がオンラインで行う各種の取引や通信において、本人であるという確かな証拠を提供します。
電子証明書の利用により、ビジネス取引における電子署名が可能となり、オンライン上での契約締結や情報の交換が、より安全かつ効率的に行えるようになります。認証局とのやり取りは電子契約サービスを通じて行われるため、ユーザーは複雑な手続きを自ら行う必要がありません。
タイムスタンプは、電子データが特定の時点で存在していたこと、そしてその後改ざんされていないことを確認するために不可欠な技術です。タイムスタンプはデータに対して一意の時刻情報を刻印し、そのデータがその時点で実際に存在していたことを証明します。
電子契約の文脈では、タイムスタンプの役割は重要です。契約が締結された正確な時刻を記録することで、後からの改ざんを防ぎ、契約の信頼性を保証します。これにより、契約当事者間での信頼が確保され、電子的な取引がスムーズに進行します。
タイムスタンプは電子契約サービスを通じて自動的に付与されることが多く、ユーザーは安心して契約締結を行うことができます。
電子契約と書面契約の主な違いとして、以下の項目を挙げることができます。
これらについて説明します。
従来の書面契約には、物理的な紙を使用します。契約内容が書かれた実際の紙の文書を指し、その物理的存在が契約の実体とされています。
一方、電子契約は、物理的な形態を持たない電子文書、すなわちデータとして存在します。これにより、契約プロセスがデジタル化され、物理的な書類の制約から解放されます。
書面契約では、署名や押印が真正性を証明する主要な手段です。人の手による署名、押印といった物理的な行動により、文書が特定の個人によって承認されたことを示します。
一方で、電子契約では、電子証明書やタイムスタンプといったデジタル技術が使用されます。これらは電子文書が特定の時点で存在しており、改ざんされていないことを保証します。
書面契約では、文書を物理的に相手方に送る必要があります。郵送や直接の手渡しによって行われ、時間とコストがかかります。
電子契約では、契約書はインターネットを介して即座に送信され、双方の当事者間で迅速に契約手続きが完了します。
書面の契約書は、ファイリングや保管庫など、物理的な空間に保管する必要があります。一定のスペースを必要とするほか、紙自体の劣化に注意を払うことが必要です。
しかし、電子契約の場合、契約書はデジタルでサーバーやクラウド上に保管されるため、スペースを節約し、文書の安全性とアクセス性を向上させることができます。
電子契約を導入する際に知っておきたい法律が、電子署名法と電子帳簿保存法です。
電子署名法は、電子契約における電子署名の合法性と証拠力を定めており、電子契約が法的な争いの場においても、紙の契約書と同等の効力を持つことを保証しています。
民事訴訟法において、文書が裁判上の証拠として受け入れられるためには、その文書が署名者によって意図的に作成されたものであること、つまりその真正性を証明する必要があります。電子署名法に基づく電子署名は、この要件を満たすものとして扱われます。
電子証明書を発行する電子認証局は、厳格な運用規程に従って本人確認を行う必要があるため、電子署名が施された文書には、署名者本人が意図して署名したという高いレベルの信頼が与えられます。
電子署名法により、電子署名が施された電子データは、署名者の意思により作成されたと法律上推定されます。これは、電子署名がなされた文書が、本人による真正な文書であるという法的保証を意味します。
従来、売上や経費に関する契約書、発注書、領収書などの国税関係書類は、法人税法や所得税法に基づき、紙の形式での保存が義務付けられていました。これは、税務調査などで文書の提出が必要な場合に、書類の真正性や完全性を保証するためです。
しかし、デジタル技術の進展とともに、文書を電子的に作成し、それらを紙に印刷して保存することは非効率的と考えられるようになりました。この背景から、電子帳簿保存法では、一定の要件を満たした場合に限り、国税関係書類の電子保存を例外的に認めています。
電子契約を導入する際、この電子帳簿保存法に準拠しているかどうかを確認することは極めて重要です。準拠しているシステムを採用することにより、電子文書の保存が法的要件を満たすことが保証され、将来的な税務調査などにおいても、電子的に保存された文書の信頼性と合法性が認められることになります。
電子契約の導入により得られるメリットについて説明します。
従来の書面契約の場合、契約書の準備にはさまざまな手間がかかります。契約文書の印刷、製本、そして双方の当事者による押印などです。さらに、これら作成した文書は、郵送する必要があります。
このような手間は、時間と労力を消費し、契約締結までの時間を不必要に長引かせることがあります。
しかし、電子契約を利用することで、書面契約で必要とされる手間の削減が可能です。印刷や製本、郵送といった物理的なプロセスが不要になるため、契約書の準備と送付が迅速に行えるようになります。また、電子契約では、契約書のステータスや更新がクラウド上でリアルタイムに管理できるため、作業の遅延や情報の漏えいが起こりにくくなります。
このように電子契約による業務効率化は、契約締結のスピードを高めるだけでなく、契約関連の作業負担を軽減し、全体的なビジネスの効率を向上させるのです。
紙ベースの契約プロセスでは、契約書の印刷、郵送、保管にかかる費用が大きな負担となります。これらには、印刷用紙のコスト、郵便料金、ファイリングシステムや保管スペースの維持費などが含まれます。加えて、書面契約には印紙税が課せられる場合が多く、これも契約に関連するコストを増加させる一因となるでしょう。
一方で、電子契約を利用すると、これらのコストが大幅に削減されます。まず、電子文書の形で契約が行われるため、印刷や郵送などの費用が不要になります。また、電子契約書はデジタルフォーマットで保存されるため、物理的な保管スペースや、それに伴うコストの節約も可能です。さらに、電子契約は印紙税の対象外であることが多く、税金の節約にもつながります。
コンプライアンスの遵守は、企業が持続可能なビジネスを行う上で欠かせない要素です。電子契約システムを導入すれば、契約締結の各ステージを正確に管理し、追跡することができます。これにより、契約の締結漏れ、保管漏れ、または解約・更新の漏れといった、契約に関するさまざまなトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
電子契約システムでは、契約書の閲覧権限を厳格に管理できるため、不正アクセスや情報の漏えいリスクを大幅に低減できます。また、電子データのバックアップや復元機能を活用することで、災害やシステム障害の際にも契約書の安全を保証することが可能です。これらの機能は、企業のリスクマネジメント体制の強化に直結し、全体としての安心感と信用性を高めます。
さらに、電子契約システムは、法的要件や業界基準の変更に迅速に対応することができ、常に最新のコンプライアンス基準を維持できるのもメリットです。
電子契約のデメリットと考えられるのが、以下の通りです。
電子契約は、全ての契約タイプにおいて適用可能とは限りません。法律によっては紙の契約書の使用を義務付けている場合があり、これにより電子契約の適用範囲が限定されます。例えば、特定商取引法に基づく電話勧誘販売や訪問購入のような契約では、消費者保護の観点から書面による契約が必須とされています。
このような規制は、消費者が直接文書を手に取って内容を確認し、納得した上で契約に署名することを保証する目的で設けられているものです。そのため、これらの契約においては、電子契約ではなく、書面による契約手続きが必要となります。
不動産取引のように電子契約を認める方向で法改正が検討されているケースもあります。しかし、法改正が完了し、実際に電子契約が利用可能になるまでは、従来の紙ベースの契約手続きを続ける必要があります。
契約には双方の合意が必要であるため、電子契約にするには取引先の承諾が必要となります。しかし、すべての取引先が電子契約に対して積極的であるとは限りません。特に、電子契約に不慣れな企業や、既存の業務フローに根ざした管理体制を持つ企業では、電子契約のような新しい契約方法への移行に対して抵抗を感じることがあります。
このような状況は、取引先に電子契約システムの導入を提案する際の大きな障壁となることがあります。取引先の業務フローや文化に影響を与える可能性があるため、電子契約への移行は単なる技術的な変更ではなく、組織的な変更も伴うことになるのです。
そのため、取引先に電子契約のメリットを理解してもらうための教育や説得に時間と労力を要することがあります。さらに、取引先が電子契約を拒否した場合、契約締結が遅れるか、最悪の場合は取引自体が成立しない可能性もあります。
本記事では、電子契約の仕組みについて説明してきました。
電子契約のメリットは、従来の書面形式の物理的な制約から解放されることです。書面契約で必要な紙そのものの購入、プリント、押印、郵送、保管などが電子契約では不要となり、業務の効率化を実現できます。
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