スマホで簡単!勤怠管理アプリの概要から選定のポイントまで

勤怠管理

勤怠管理は、かつてはExcelや専用のソフトウェアでの管理が一般的でしたが、近年では勤怠管理アプリでの管理が増えてきています。

 

勤怠管理アプリとは、社員の出退勤や残業時間の管理などを自動的に集計できるスマホアプリのことです。

勤怠管理アプリを導入することで、勤怠管理の業務をより効率的に、そして正確におこなうことができるようになります。

 

では、具体的にどのような点で勤怠管理アプリは優れているのでしょうか?

 

この記事では、勤怠管理アプリの概要・メリット・アプリ選定のポイントを解説したうえで、おすすめの勤怠管理アプリをご紹介します。

この記事の目次


勤怠管理アプリとは?

まずは、勤怠管理アプリとはどのようなものなのかについて解説します。


1-1.  概要

勤怠管理アプリとは、勤怠に関するデータ入力や管理ができるモバイルアプリのことです。

 

社員一人ひとりのタイムカードの打刻が、スマホのタップ操作のみで簡単に処理できます。

そして、データが自動的に本社の管理スタッフに集計されるため、テレワークによる在宅勤務制度やモバイルワーク制度など働き方が多様化する現代においては、かなり重宝されているシステムです。

 

多くの勤怠管理ツールではGPSとの連動により、不正打刻の対策もとられています。

 

1-2.  主な機能

勤怠管理アプリの主な機能は、次の通りです。

 

・出退勤の打刻

・残業時間の管理

・休日の申請

・給与計算システムとの連携

 

これらの管理業務が、本社で勤怠管理サービスに契約し、社員がスマホにアプリをダウンロードするだけで使用できるようになるため、とても効率的かつ手軽なサービスです。

1-3.  利用料金

勤怠管理アプリは、基本的には有料のサービスです。

 

一般的に、初期費用(無料に設定されていることが多い)+月額料金という形が取られています。

また、利用社員数(ユーザー数)によって月額が変動する料金体系が一般的です。

 

(例)

・1アカウントあたり〇〇円~

・アカウント数1~50:〇〇円/51100:〇〇円/101~:〇〇円

 

勤怠管理アプリを導入するメリット

勤怠管理アプリを導入する主なメリット3点をご紹介します。

魅力的に感じられる点があれば、導入を検討しても良いのではないかと思います。


2-1.  場所に関わらずタイムカードの打刻ができる

勤怠管理アプリは、スマホアプリのサービスであるため、電波が入る場所であればどこでも利用できます。

 

例えば、社員の自宅や出張先などオフィス外の場所でもタイムカードの打刻が可能です。

感染症対策や生産性向上などの目的から、現在テレワークの導入が進んでいますが、テレワークの管理をするためにも勤怠管理アプリの活用はおすすめです。


2-2.  労働時間の管理が効率化される

勤怠管理アプリを利用すると、1分単位で労働時間が自動的に集計されます。

 

従来のExcel管理の場合には、タイムカードのデータを手入力する形であったため、入力ミスのリスクやミス防止のためのチェックの手間が生じていました。

 

勤怠管理アプリを利用することで、正確かつスピーディーに管理をおこなえます。


2-3.  ペーパーレス実現に役立つ

勤怠管理アプリはデジタルツールであるため、紙媒体のタイムカードが不要です。

 

紙媒体の資料が不要になることにより、以下のメリットが得られます。

 

・データ保管のスペースが不要になり、スモールオフィス化ができる

・大きな災害があったときに、データが消失する可能性を軽減できる

・データの検索や管理などの業務効率化ができる

 

ペーパーレスは、テレワークによる生産性向上にも不可欠な要素であるため、勤怠管理アプリの導入によりペーパーレスを実現することは非常に重要です。


勤怠管理アプリ選定のポイント

勤怠管理アプリ選定のポイントを3点解説します。

勤怠管理アプリには多数のアプリがあるため、ご自身にとって最適なアプリを選ぶことが非常に大切です。

せっかくアプリを導入するにも関わらず、結果的に負担が重くなってしまわないためにも、重要なポイントを3点解説します。


3-1.  使い勝手の良さ

勤怠管理アプリを導入すると、全ての社員がアプリを利用することになります。

従って、1人でも使いこなせない社員がいると、正確な管理ができなかったり指導のために手間と時間がかかってしまったりすることになります。

 

勤怠管理アプリとしては、直感的に操作可能なシンプルなアプリであることが必要です。


3-2.  さまざまな勤務体系に柔軟に対応していること

働き方の多様化により、現在はさまざまな変則的勤務体系が採用されているケースが多いです。

また、現在は多様な働き方を採用しなくても、今後さまざまな雇用形態を導入することになる可能性が考えられます。

 

・営業スタッフの直行直帰

・フレックス勤務制度

・在宅勤務

 

これらのあらゆる状況で、出退勤の管理ができ、労働時間や休憩時間の集計ができるアプリが望ましいといえます。

逆にいえば、これらの管理が適切にできないと、手間や負担が増えてしまうことになるでしょう。


3.-3.  外部アプリとの連携

給与計算ソフトなどの外部アプリとの連携の可否も重要な問題です。

 

ソフトとの連携により、給与計算が自動化され、管理スタッフの業務負担が格段にアップするためです。

従って、アプリの選定段階で、外部アプリとの連携性をチェックしておくことが非常に重要です。


勤怠管理アプリは「VWS勤怠」がおすすめ

勤怠管理アプリを導入する際にぜひおすすめしたいのが「VWS勤怠」です。

 

VWS勤怠」には、次の4つの特徴があります。

 

1アカウントあたり220円(税込み)~

・使い勝手を重視した設計

・さまざまな働き方に対応

・多数の外部アプリとの連携可能

 

VWS勤怠」は、利用者の使い勝手の良さを追求したアプリであり、直感的な操作を実現するツールです。

また、1アカウントあたり220円(税込み)~という分かりやすくて、明瞭な料金プランについてもおすすめのポイントの一つです。

 

無料お試し制度もあるため、興味をお持ちの方はまずは無料体験からスタートされてみてはいかがでしょうか?


まとめ

勤怠管理アプリとは、スマホで手軽に社員一人ひとりの出退勤のデータを管理できるアプリのことです。

 

正確かつ手軽に出退勤のデータを管理することができるため、業務効率の改善や多様な働き方の推進の際にも効果的なツールです。

 

勤怠管理アプリを使って効果的に業務改善をおこなうためには、使いやすさ・さまざまな勤務体系に対応していること・外部アプリとの連携の3点を重視して選定しましょう。

 

中でもおすすめの勤怠管理アプリは「VWS勤怠」です。

月額220円(税込み)~利用できる使い勝手を重視したアプリで、多くの企業に導入されている勤怠管理アプリです。

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