テレワークで社員がサボらないように、稼働状況を監視した方がいいのか…。
テレワークでも社員が仕事に集中できるようにするためにはどうすればいいのだろう…。
テレワークへの切り替え時に、直接目が届かなくなってしまう社員をどのように管理しようかと悩んでいる管理職の方は少なくありません。
最近では、ツールを導入して社員のモニターを管理するような対策を取ることも可能です。
ですが、その一方で監視の必要性に対して次のように異議を唱える人も多く存在します。
「モニター監視は社員のプライバシーを侵害してしまうのではないか？」
「ずっと席に座っていない人は仕事していないとみなされるのはおかしい。」
この記事では、生産性向上のためにテレワーク社員をどのように管理すべきなのかについて解説します。
さらに、テレワーク社員を管理するために効果的なツールについても解説しているので、ぜひ参考にして下さい。
最初に結論をいえば、テレワーク社員の監視をするには、いくつかの懸念点があります。
「テレワーク社員が業務をさぼってしまわないか？」
「むしろ、テレワーク社員が必要以上に残業してしまい、ワークライフバランスが取れなくなってしまうのではないか？」
といった不安はごもっともですが、監視をおこなうのがベストとは断言できません。
とはいえ一部の企業において、ツールを活用したテレワーク社員の監視がおこなわれているのも事実です。
例えば、NHKのテレビ番組でも実際にテレワーク監視を導入している企業が紹介されていました。
紹介された企業では、以下の手法で社員の勤務状況を管理しています。
・「着席」「離席」のボタンにて勤怠状況を管理。「離席」状態のときは休憩扱いになり、1秒単位で休憩の管理ができる
・「着席」中は、ランダムでPCの画面が撮影され、上司に送信される
このような管理により、上司は対面していなくても部下がどの程度の時間、どのように仕事に取り組んでいるのかが確認できます。
それが便利と思うか懸念点が大きいと思うかは、受け取り方にもよるかもしれませんので、次の章にてテレワークを監視する場合のデメリット・懸念事項について解説します。
秒単位で部下の業務時間を管理できるうえに、PCの画面がチェックできることは大変便利である一方で、デメリットとなりうる可能性もあります。
当然、社員のプライバシーへの配慮も大きなポイントですが、この章では部下のパフォーマンスや業績への影響が懸念される二つのポイントについて解説します。
一つ目は、「成果ではなく労働時間を評価する」体制になってしまうことです。
元々、テレワークにはプロセス管理が難しいという面がありますが、多くの企業ではテレワークを導入する際には成果を中心に評価する仕組みを整えています。
間接部門など、成果だけで管理しづらい部門においては、Web会議など別の指標での判断も必要ですが、
基本的にはテレワークをきっかけに成果主義の側面を取り入れることはとても重要なことです。
しかし、テレワーク社員に監視を強めてしまうと、スタッフの評価を「着席」の時間で計ることになってしまいます。
さらに、テレワーク導入以前よりも対面の機会が限られるため、
時代に逆行する形で「成果」の視点が弱まり、評価軸の基準が勤務時間になってしまいます。
このような時間による管理手法は、社員の能力や努力を正当に評価する仕組みとは言えないため、
社員のパフォーマンスを向上させることが難しいでしょう。
二つ目の要因は、部下であるテレワーク社員にとっての「ストレスやモチベーション低下の要因となってしまう可能性がある」ということです。
上司に自分のPC画面を「いつ見られているかわからない」「常に見られているような気がしてしまう」というのは、
後ろめたいことがなかったとしてもプレッシャーに感じてしまうものです。
そして、常に気が休まらない状態にあり精神的なストレスが溜まってしまうと、やはりパフォーマンスの低下にもつながってしまいます。
ここまで、テレワーク社員の監視においてデメリットが懸念される旨をご紹介しましたが、
とはいえテレワーク社員の管理はやはり必要です。
では、懸念点をクリアしながら適切にテレワーク社員を管理するためには、どのような手法を用いれば良いのか。
この章では、ストレスやモチベーションを低下することなくテレワーク社員の管理をする方法を3点紹介します。
最初に意識したいことは、「情報共有」と「報告・連絡・相談」です。
テレワークを導入すると成果主義の側面が強くなりがちであることは上述の通りですが、
進捗状況が把握できていないと仕事の目的が大幅にズレてしまったり、納期に間に合わなかったりするなどのリスクが想定されます。
また、部下が仕事に行き詰ってしまったときに、的確な指示を受けられず、
仕事に失敗をしてしまったり、上司と部下の間で信頼関係が崩れてしまったりする可能性も考えられます。
従って、常にリアルタイムで情報共有や相談ができる仕組みを整えておく必要があります。
2点目に必要なことは、「社員のモチベーション管理」です。
常に監視されているような行き過ぎた監視はモチベーションの低下を生んでしまう可能性がありますが、
適切な目標設定や評価制度を整えることで、部下のモチベーション維持・向上につながります。
3点目に必要なことは、「勤怠管理」です。 1秒単位での「着席」「離席」の管理が必要か否かは考え方にもよりますが、
上司はテレワーク社員が就業規則に基づいて業務していることをチェックする必要があります。
このとき、サボりを防ぐという意味だけではなく、長時間労働を防ぐという目的もあります。
勤怠管理と成果主義の側面を取り入れた評価制度を併用することにより、バランスが取れ社員のパフォーマンス向上につながる勤怠管理の仕組みが構築できます。
勤怠管理といっても多くのソフトがありますが、
数ある勤怠管理ソフトの中でもテレワーク社員の勤怠管理をするには、クラウド型ツール「VWS勤怠」がおすすめです。
VWS勤怠には、以下の特徴があります。
・１アカウントあたり月額220円（税込み）～利用が可能
・タイムデータカードの取り込みなどとの連携が可能
（労務管理スタッフは、残業時間の集計や有給休暇の使用に数などを手入力しなくてもよくなるため、
手間が大きく軽減できます。また、各スタッフはスマホをタップするだけでタイムカードの打刻ができます）
・万全のセキュリティ対策
・１アカウントあたり月額440円（税込み）のビジネスSNS「JANDI」と連携可能で、社員間のコミュニケーションや情報共有がスムーズになる
このように、利用者にとっても管理者にとってもVWS勤怠はとてもメリットの大きなツールです。
以下のホームページから登録をして、スマホにアプリをインストールするだけで利用できるようになるので、
興味のある方はぜひ気軽にお試しください。 今なら60日間の無料お試しキャンペーンを実施中なので、非常にお得です。
テレワーク社員の管理を適切におこなうためには、監視よりもクラウドツールを使った管理がおすすめです。
「監視」には、成果ではなく労働時間に対して評価をする仕組みになってしまうことや、
社員のモチベーション低下の要因になってしまうことなどデメリットが考えられるためです。
これらのデメリットを回避してなおかつ、テレワークの管理に必要な3つのポイントを全て押さえるには、
クラウド型のITツールを活用する方法がおすすめです。
特に「VWS勤怠管理」はアカウント1つあたり月額220円（税込み）という低価格ながら、
誰でも使える利便性の高さと使い勝手の良さが魅力です。
「VWS勤怠管理」を使ってテレワークの成果を高めていこうと考えている方には「VWS勤怠」がおすすめです。
ぜひ気軽にお問い合わせください。