競争が激化する現代ビジネスの世界で、業務効率化が喫緊の課題となっています。このような状況下で、革新的な変化をもたらすAI技術「ChatGPT」が注目を集めています。本記事では、生き残る企業を目指す皆様に向けて、ChatGPTを活用し業務効率化を実現する方法をご紹介します。

さらに、問い合わせなどのバックオフィス業務との組み合わせで業務効率化を加速させるポイントも解説します。今こそ、新たな働き方や業務効率化のアプローチを取り入れ、競争力のある企業へと進化させましょう。

ChatGPTとは

ChatGPTとは、AI技術を活用した自然言語処理ツールで、文章生成や情報収集など業務効率化に役立ちます。GPT（Generative Pre-trained Transformer）は、大規模なデータをもとに学習し、人間のような文章を生成することができるため、多くの企業や組織で導入が進んでいます。

世界中で話題になっているChatGPTですが使用禁止を発表している国や企業もあり、日本でも県庁や企業の業務での使用禁止を発表して話題になりました。

ChatGPTが注目される背景には、自分の頭で考えない人間が増えAIが仕事を奪うのではないか？という懸念からです。

ChatGPTを使用することで本当に人間の仕事はAIに奪われるのか？生き残る企業を目指す人にとってAIを活用したビジネスは仕事の幅を広げ業務効率化を図る上で重要なスキルになるのではないかを考えていきます。

ChatGPTの特徴と活用方法

ChatGPTは、最先端のAI技術を駆使した自然言語処理ツールで、その特徴として次のような点が挙げられます。

• 人間らしい文章生成能力：大規模なデータを学習し、自然な表現で文章を生成できます
• 柔軟な対応：多様な業務用途に適応できるため、幅広い業界で活用が可能です
• 時短効果：手作業による文章作成に比べて、短時間で効率的な成果物が得られます

質問に対しての返答は無料版と有料版で差があります。特に無料版では間違った答えを正しい答えの様な文章で返答するので信用できるとは言い難いです。

しかし、どんな返答をして欲しいのか的確に質問することで質問の意図に沿った返答を受ける事も可能です。

どんな作業をやってもらいたいのか、指示する側の的確な質問力も問われるChatGPTを活用した仕事を効率化する活用方法は以下のようなものが考えられます。

コンテンツ制作

運用サイトのコラム記事の執筆、報告書やプレゼン資料の雛型作成をChatGPTを利用することで効率化できます。

特に自分で執筆した記事のフィードバックをもらうという使い方や改善策の提案にも活用でき、自分の頭に無い情報を出してくれるので新たな仕事が登場する可能性もあります。

指示する側がどんな事に困っていて、どの様な返答が欲しいのか箇条書きにすることで思考整理できるメリットもあります。

カスタマーサポート

LINEやメールの簡単な問い合わせに対して自動生成や顧客対応を効果的に行い、サポート業務を強化します。質問と回答の骨子を提案してもらう、初めて対応する業務の手順を教えてもらうなどChatGPTを使用することで効率的にカスタマーサポートを進められます。

この様にChatGPTを利用することで企業の業務効率が向上できるでしょう。

更にChatGPTは数字に強いので大規模なデータを元に文章を作成する事にも長けています。

顧客から問い合わせで多いもの順で並べChatGPTと一緒に返答を考えたりと壁打ち相手として利用する事もできます。

注意点

ChatGPTを導入する時の注意点としては「情報をうのみにしない事」です。あくまでもこの様な考えがあるという俯瞰した視点が大切です。

データを元に作成した資料や文章であっても最終チェックをするのは使う側の人間であることを前提に使用しましょう。

全てをChatGPTに考えさせ、そのデータを使用するのではなくChatGPTから出たデータを骨子と考え、それに肉付けをするのはあくまでも質問する側の人間であることを忘れないでください。

ChatGPTとバックオフィス業務を組み合わせた効果

ChatGPTをバックオフィス業務に活用することで、効率化やストレス軽減につながることが多くあります。コンテンツ制作やカスタマーサポート以外の具体的な例を説明していきます。

データ入力と分析

ChatGPTは、大量のデータを素早く処理し、分析や報告書の作成を助けることができます。これにより、手作業でのデータ処理や分析にかかる時間と労力が大幅に削減されます。

ChatGPTは、与えられたデータセットに基づいてグラフやチャートを生成することができます。これにより、データのトレンドやパターンを視覚的に把握しやすくなり、分析結果の理解が容易になります。過去のデータに基づいて未来のトレンドや値を予測することができるので将来の業績や需要の予測が可能になり、戦略的な意思決定に役立ちます。

分析結果をもとに自動的にレポートを作成することができるため概要、結論、推奨事項など、必要なセクションが含まれたレポートが短時間で生成されるため、手作業でのレポート作成にかかる時間が大幅に削減されます。

内部コミュニケーション

ChatGPTを使って、社内でよくある質問や疑問に対する回答を生成するQ&Aシステムを構築できます。これにより、新しい従業員のオンボーディングが円滑に進み、既存の従業員も簡単に情報を得られるようになります。

更に長い会議録や文書を短く要約することができます。これにより、従業員は情報を短時間で理解でき、効率的なコミュニケーションが可能になります。例えば、自動的にタスクの割り当てや進捗報告を行ったり、定期的なミーティングのアジェンダを作成・共有することができます。

この様にChatGPTをバックオフィス業務を組み合わせる事で効率的に進められますが、大切なのは全てをChatGPTに任せるのではなく、あくまでもアイデアや情報共有のツールとして使う事です。

いつでも最終確認は人間の目で行う事を前提に取り入れていきましょう。

まとめ

今まで同じメンバーで進めていた社内会議や資料作成が長時間かかっていた経験を持つ方も少なくありません。その様な方がアイデアのヒントが欲しい時にChatGPTを活用することで時間的コスト削減にも繋がります。

社内のデータや情報共有を円滑に進めるためにChatGPTをサポート的を効率的に利用するのが良いでしょう。

従業員の働き方が柔軟になり、企業の業務効率が向上しよりよい就労環境の実現・より生産性の高い企業の実現を成功させるためにも、ChatGPTを仕事やアイデアのヒントとして使用できる環境をとりいれてみましょう。