現代のビジネスシーンにおいて、コミュニケーションツールは業務効率を大きく左右する重要な要素です。
中でも、ビジネスチャットは多くの企業で採用が進んでいます。リアルタイムでの情報共有や場所を問わない連携、複数人での同時作業など、ビジネスチャットのメリットは数多く存在します。
一方で、これらのメリットを十分に活かせていない企業は少なくありません。そこで、この記事では、ビジネスチャットのメリットを詳しく解説し、その最適な活用方法についてもお伝えします。
ビジネスチャットの使いどころを再確認し、日々の業務における生産性を底上げしましょう。
この記事の目次
ビジネスチャットのメリット8つ
ビジネスチャットはメッセージの受送信をする点でメールと似ていますが、チャット形式ならでは手軽さやスピーディーさなどさまざまなメリットがあります。
ここでは、ビジネスチャットのメリットを8つに分けて詳しく解説します。
- コミュニケーションの効率化
- スピーディーな情報共有
- グループコミュニケーション不足の解消
- 仕事とプライベートの区別
- セキュリティの向上
- ロケーションフリーな会議
- マルチデバイス対応
- 一元化されたプラットフォーム
どれもリモートワークに欠かせない項目なので、じっくり目を通してみてください。
①コミュニケーションの効率化
「コミュニケーションの効率化」を考えた際、ビジネスチャットはメールよりも高速なレスポンスが可能で、状況の変化にすぐに対応できます。
また、ビジネスチャットでは、チャットルームやトピックを設定することで、情報を整理しやすく、チーム全体が効率よく同じ情報を共有できます。テキストだけでなく、画像やファイルも簡単に共有可能です。
これに対してメールでは、同じ情報を複数人に送る際、一斉送信するにしてもそれぞれ別々のアドレス宛に送信する必要があり、チーム全体が同一プラットフォームで情報共有することはできません。
これらの点から、ビジネスチャットはメールに比べ、情報の共有と反応速度を大幅に向上させ、「コミュニケーションの効率化」を実現します。
②スピーディーな情報共有
ビジネスチャットのメリットのひとつである「スピーディーな情報共有」は、現代の高速なビジネス環境において重要な役割を果たします。
リアルタイムで情報を送受信できるため、迅速な意思決定や問題解決を可能にします。
例えば、重要な議題についての意見交換や、緊急の問題に対する対応など、直接的で即時のコミュニケーションが必要な場合に有効です。また、ビジネスチャットではテキストのやりとりだけでなく、ファイルやリンクの共有もスピーディーに行えます。
これにより、情報がすぐにチーム全体に広まり、同じ認識を共有する時間も大幅に短縮されます。この「スピーディーな情報共有」は、組織の生産性向上に大きく寄与するでしょう。
③グループコミュニケーション不足の解消
ビジネスチャットは複数人の参加者間でのリアルタイムなコミュニケーションを可能にするため、グループコミュニケーション不足を解消できます。
ひとつのチャットルーム内で情報を共有することで、全員が同じ情報にアクセスし、認識を一致させることが可能になります。これにより、メールや個別の会話で生じることが多い「情報の非対称性」や「伝達の遅延」を解消し、チーム全体の理解度を高められます。
また、必要なときに必要な人たちと直接コミュニケーションをとることができるため、ミーティングの頻度や時間を削減し、業務効率化を図れます
④仕事とプライベートの区別
ビジネスチャットは、仕事用のメッセージとプライベートなメッセージを区別することが可能です。これにより、仕事中にプライベートなメッセージが混ざることによる集中力の散漫を防げます。
また、仕事に関する情報はビジネスチャットに集約され、情報を探す際の手間や時間を削減できます。一方で、仕事終了後にはビジネスチャットの通知をオフにするなどして、仕事からの切り替えを助け、ワークライフバランスの維持に寄与します。
これらにより、ビジネスチャットは公私を分けた生産的なコミュニケーションを可能にします。
⑤セキュリティの向上
ビジネスチャットツールは、多くの場合、強固なセキュリティ対策が施されています。情報の暗号化や二段階認証、権限管理などの機能を備えているため、企業内の機密情報が外部に漏れるリスクを軽減できます。
また、メールと比較して情報がセキュアに管理され、フィッシング攻撃やスパムメールからの保護も手厚くなります。さらに、必要なメッセージやファイルを特定の人だけと共有したり、一定期間で自動的に消去するなど、細かな設定も可能です。
このように、ビジネスチャットは情報管理の観点からも、企業にとって有益なツールとなっています。
⑥ロケーションフリーな会議
従来の物理的な会議では参加者全員が同じ場所に集まる必要がありましたが、ビジネスチャットを活用することで場所に縛られることなく会議を開催することができるようになります。
これは特にリモートワークが普及した現代において重要なメリットです。ビジネスチャットでは、テキストチャットだけでなく、音声通話やビデオ会議の機能も提供されており、遠隔地にいてもリアルタイムでのコミュニケーションを確保できます。
また、各自が自分の作業を中断せずに、必要なときに必要な情報を取得・共有することが可能です。これにより、時間と場所の制約を越えて効率的に会議を行うことが可能となるでしょう。
⑦マルチデバイス対応
多くのビジネスチャットツールはPCやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスに対応しており、そのすべてのデバイスで一貫した作業ができます。
これにより、オフィスでも、出張先でも、自宅でも、つねに最新の情報にアクセスし、必要なコミュニケーションをとることができます。デバイス間で情報が一貫しているため、仕事の進行状況やチームのコミュニケーション状況も確認しやすくなります。
マルチデバイス対応は、時間や場所に制約されずに仕事を進めることを可能にし、柔軟な働き方を支えてくれます。
⑧一元化されたプラットフォーム
一元化されたプラットフォームとは、チャット機能だけでなく、ファイル共有やタスク管理、スケジュール調整など、業務に関わる多様な機能がひとつのプラットフォーム上で利用できることを指します。
従来は分散して行っていたこれらの作業が一元化されることで、情報の散逸や作業の煩雑さを減らし、業務効率を大きく向上させます。また、情報が一元化されることで、必要な情報を迅速に検索し、取得することができるようになります。
以上により迅速な意思決定や問題解決が可能となり、組織全体の生産性を向上させます。
ビジネスチャットのデメリット6つ
便利なビジネスチャットですが、デメリットも存在します。
通知が多くなりすぎて管理が大変、扱いが複雑と思ったことがある人もいるのではないでしょうか。
ここではビジネスチャットのデメリットに注目し、以下の6つについて解説します。
- 情報過多になりやすい
- プライバシーが問題になる可能性がある
- 通知の管理が煩雑になる
- 情報漏洩のリスクがある
- 対面でのコミュニケーションが希薄になる
- ITリテラシが必要
既にビジネスチャットを使用している人も、これから導入を予定している人も、これらの点に注意してビジネスチャット本来の便利さを引き出せるようになってください。
①情報過多になりやすい
リアルタイムに情報が共有されるビジネスチャットでは、関連する情報だけでなく関係のない情報も同時に流れることが多く、情報過多になりがちです。
特に大人数で使用する場合、ひとつひとつのメッセージのやりとりを追うのが難しくなる場合もあります。また、メッセージが増えてくると、後から必要な情報を探し出すのが困難になることもあります。
このような問題を解決するためには、適切な情報管理やチャットルームの整理などが必要です。
②プライバシーが問題になる可能性がある
ビジネスチャットでは、時にはプライベートな情報を含むメッセージがやり取りされることもあります。このとき、その情報が適切に管理されない場合、プライバシーの侵害につながる可能性があります。
また、ビジネスチャットはリアルタイムにコミュニケーションを取るためのツールであるため、仕事以外の時間でも通知が来ると、プライベートの時間が侵害されると感じる人もいます。
この問題を避けるためには、ビジネスチャットの使用ルールを明確にし、通知設定を適切に管理するなどの対策が必要です。
③通知の管理が煩雑になる
ビジネスチャットでは、新しいメッセージが来るたびに通知が行われます。
通知により情報共有の速度が向上しますが、一方で、不必要な通知が多いと作業の集中を妨げ、ストレスを感じやすくなります。
特に、複数のグループやチャンネルが存在する場合、全ての更新情報を追いかけることは難しく、情報の過多感や煩雑さを感じる可能性があります。
この問題を解決するためには、自身にとって重要な通知のみを受け取るように設定する、一定時間通知をオフにするなどの工夫が求められます。
④情報漏洩のリスクがある
ビジネスチャットでは重要な業務情報や個人情報を含むコミュニケーションが行われます。そのため、不適切な管理や不注意な利用により、これらの情報が第三者に漏れる可能性があります。
例えば、間違った人やグループに情報を送信したり、不正にアクセスされる可能性があります。また、退職した社員が引き続き情報にアクセスできる状況も問題となることもあるでしょう。
このようなリスクを防ぐためには、適切なセキュリティ対策を施すだけでなく、利用者がそれぞれが正しい情報管理とプライバシー保護の知識を持つことが重要です。
⑤対面でのコミュニケーションが希薄になる
ビジネスチャットはリアルタイムに情報共有ができて便利ですが、過度に依存すると対面での直接的なコミュニケーションが減少し、人間関係の深化やチームの結束力を損なう恐れがあります。
特に、感情やニュアンスを伝えることが難しいテキストメッセージでは、誤解を招くこともあります。
また、一対一で深く話し合うような場が減ることで、新たなアイデアや意見が生まれにくくなることも考えられるでしょう。
ビジネスチャットは業務効率化の一助として非常に有用ですが、対面でのコミュニケーションも大切にしながら、バランスよく使用することが求められます。
⑥ITリテラシが必要
ビジネスチャットは多機能なITツールであるため、その利用にはある程度のITスキルが必要です。
メッセージの送信や受信、グループの管理、ファイルのアップロードやダウンロード、通知の設定など、機能をフルに活用するためには、それぞれの操作方法を理解し、適切に使いこなす必要があります。
これに対応できないユーザーは、ビジネスチャットのメリットを十分に享受できないばかりか、誤操作によるトラブルを引き起こす可能性もあります。
そのため、ビジネスチャットを導入する場合は、利用者のITリテラシを向上させる教育やサポートも重要です。
ビジネスチャットの種類
ビジネスチャットには大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型があります。
特に最近はクラウド型が主流となっており、導入や運用のしやすさから人気となっています。
ただ、両者にはそれぞれ一長一短があるので主な違いを押さえ、本当に自社にフィットするのはどちらであるかを検討してみてください。
オンプレミス型
「オンプレミス型」ビジネスチャットは、企業が自社の内部サーバーで運用する形式のものです。
セキュリティの面で高いレベルの制御が可能で、自社のポリシーや法規制に合わせた運用ができます。また、サーバーの状態を自社で管理できるため、急なトラブルにも迅速に対応することができます。
しかし、システムの構築や管理、メンテナンスに専門知識や人的資源が必要となり、初期投資や運用コストが高くなる傾向があります。
クラウド型
「クラウド型」ビジネスチャットは、インターネット経由で提供されるサービスです。
専門的なITスキルや高額な初期投資を必要とせず、システムの設定やメンテナンスをサービス提供者が行ってくれるため、手軽に導入・運用できます。
また、リモートワークなど場所を問わずに利用できる点もメリットです。
ただし、セキュリティ面やデータの管理についてはサービス提供者に依存する部分が多いため、その点を理解した上で利用する必要があります。
まとめ
ビジネスチャットは、その多機能性と高い便利性から現代のビジネスシーンに欠かせないツールとなっています。
リアルタイムでの情報共有、コミュニケーション効率化、グループ内での情報漏れの防止、仕事とプライベートの切り替え、セキュリティの確保など、そのメリットは多岐にわたります。
また、場所を問わずに業務を行えるロケーションフリー性や、マルチデバイス対応による柔軟性も魅力のひとつです。
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