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ビジネスチャット導入の失敗事例

 

ビジネスチャットツールを導入することで、どのような失敗事例があるのかうまくイメージできない方も多いかもしれません。

実際のところ、ツールそのものに問題があるケースよりも、導入時の社員の理解が不十分であったり、

ツール本来の目的で使用されなかったりすることが、失敗要因になる傾向があります。

まずはビジネスチャット導入に失敗する企業で多く見られる、3つのパターンについてご紹介します。

 

1-1.コミュニケーション手段が乱立する

 

コミュニケーション手段の乱立とは、ビジネスチャットを導入したにもかかわらず、社員がメールやLINEなどを引き続き併用する状態のことです。

もちろん、社外のスタッフとのやり取りが必要な場合もあるため、電話やメールの使用を完全に0にすることはできません。

なかには今でも、FAXなどを使用してやり取りをしているところもあるでしょう。

しかし、社員同士で連絡手段が複数乱立していると、情報を探したいときにどこを探せばよいのか分からなくなってしまったり、

情報が適切に共有できなかったりする可能性があります。

コミュニケーション手段の乱立が起こってしまう理由は、おもに以下の3点です。

・新しいツールを利用しない層が存在する（特に管理職・マネージャー層・社歴が長いシニア層）

・ツールが適切に導入されていない（ライセンス数不足など）

・ビジネスチャットツールの利用率が低く、メールや電話で伝えなければ全員に周知できないため、二度手間になってしまう

社内コミュニケーションにおいて、このような情報連絡手段が乱立している状態でビジネス効率が悪化するのは、火を見るより明らかです。

 

1-2.無駄な会話が増えてしまう

 

ビジネスチャットは、宛名や挨拶なしで手軽にコミュニケーションが取れるという強みがありますが、その手軽さが裏目に出てしまうこともあります。

特に望ましくないのは、以下の状況です。

・社員同士で愚痴を言い合っている

・パワハラやセクハラなど、特定の個人に攻撃がおこなわれる

・ビジネスに関係のない話題ばかりが展開される

このように、ネガティブな情報がスレッドを占拠するようになると、社員一人ひとりの仕事のモチベーション低下につながります。

また、パワハラ・セクハラ問題はいうまでもなく重大な違法行為です。

ビジネスチャットは記録が残るため、訴訟問題に発展したときに証拠が残りやすく、会社の信用にも大きく影響する危険性があります。

 

1-3.使い勝手が悪い

 

ビジネスチャットツールの選び方を誤ってしまうことで、使い勝手が悪く使用されなくなってしまうケースもあります。

特に、使い勝手の悪さは、ビジネスチャットツールとしては致命的な欠点です。

ビジネスチャットツールは、一旦導入したらほぼ毎日使用します。

だからこそ、使い勝手が悪ければ、社員がツールを使ってくれなくなります。

ツールの使い勝手の悪さが引き起こすのは、最初に挙げたコミュニケーションツールの乱立です。

 

失敗例に学ぶビジネスチャット導入方法

 

ビジネスチャットツールは、ただ導入すれば良いものではないことを理解していただけたと思います。

では、失敗例のようなパターンに陥らないためには、どのような点に注意してツールを導入すればよいのでしょうか？

ここでは、ビジネスチャット導入によって大きな失敗をしないように、対策の立て方を解説します。

 

2-1.導入の意図を明確にする

 

チャットツールを導入するときには、社員一人ひとりに対して導入意図を明確に伝える必要があります。

そして、そのためには、導入前にビジネスチャットを導入する目的を明確に定義しなくてはなりません。

通常、ビジネスチャットを導入する理由は、コミュニケーションの円滑化・活性化によりビジネスの生産性を高めることだと思います。

社員一人ひとりが定義を正しく認識することで、少なくとも社員たちは業務に関係のないツールの利用をしてはならない、という意識が働くようになります。

また、業務効率活性化というメリットを理解すれば、より効率よくコミュニケーションを取ろうという意識も働くでしょう。

 

2-2.ルールを明確に定める

 

ビジネスチャット導入の意図をただ定義するだけでは、具体的な行動基準に影響しない可能性もあります。

そこで定義したいのは、ビジネスチャットのルール化です。

ビジネスチャットを導入するうえで定めておきたいルールは、おもに以下の3点です。

・いつ発信するか（業務時間外の情報発信の制限など）

・どのように発信するか（挨拶の省略や既読のサインを決めるなど）

・特定の個人やチームを攻撃したり、いやがらせをしたりしない

上記のように明確にルールを決めておくことで、ビジネスツールの導入目的がより実効性の高いものになります。

また、ルール違反があったときの対応についても明記しておきましょう。

 

2-3.自社に合ったビジネスチャットを導入する

 

数あるビジネスチャットのなかから、自社にあったものを選ぶことも大切です。

失敗例でもご紹介したように、それぞれ特徴や使い勝手が異なるため、導入するツールを誤ってしまうと利用されなくなってしまいます。

どのようなツールが良いのかは考え方次第ですが、コミュニケーションツールは社員全員が利用するものなので、全員にとって使い勝手のよいものであることが大切です。

つまり、普段ITツールの利用に不慣れな方でも、感覚的に操作できるツールであればスムーズな導入が可能であるといえます。

さらに、メーカーからの導入サポートがあれば理想的です。

そこでおすすめしたいのが、ビジネスチャット「JANDI（ジャンディ）」です。

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まとめ

 

利便性の非常に高いビジネスチャットですが、導入方法によっては失敗してしまうこともあります。

失敗例としてご紹介したように、目的が明確化されていない・本来のビジネス用途で用いられていない・使い勝手が良くないなどの理由で、

結果的にうまく活用できないケースが見られます。

そのような失敗を防ぐためにも、導入時の準備や方向性がとても大切です。

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