ビジネスチャットツール導入の効果と業務効率化に欠かせない基本機能

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近年では、感染症予防や働き方改革によりリモートワークやフレックスタイム制および時短勤務など、
働き方の多様化が受入れられるようになってきたのに伴い、ビジネスチャットツールを利用する企業も増えています。

業務効率化を推進していくなかで、ビジネスチャットツール導入を検討している企業様も多いのではないでしょうか?

その一方で、ビジネスチャットツールの導入による費用対効果はどれくらいあるのか気になる方もいるでしょう。

「あえてビジネスチャットツールを導入する意味ってなに?」 「うちは社員数も少ないし、特に必要ないと思っている」
「慣れないツールを導入しても、社内で浸透するかが不安」 特に、社内で稟議を通さなければならない立場にある方や、
決裁権をもつ方の場合は、ビジネスチャットツールの効果を正確に認識する必要があります。

この記事では、ビジネスチャットの4つの効果をご紹介したうえで、効果の土台となっている具体的な機能を解説します。

この記事の目次


ビジネスチャット導入による4つの効果

ビジネスチャットを導入することによって得られる効果は、主に4点あります。

メリットを理解することはビジネスチャット導入の是非を判断する際にも、
ビジネスチャットのメリットを最大限に活かすためにも非常に効果的なので、ぜひチェックしてください。

1-1.迅速な業務効率化

ビジネスチャット最大の目的ともいえる点が、業務効率化です。

業務効率化を実現するビジネスチャットの特性は以下のとおりです。

・要件を端的に伝えられる メールを送信する際に必要な、あて先の入力や挨拶などはビジネスチャットで省略されることが多いためです。
・場所を問わず利用できる アカウントIDとパスワードを入力(もしくはログインした状態のスマホ端末を携帯)すれば、外出先やスタッフ自宅でも利用可能です。
従って、リモートワーク・テレワークの通信ツールとして非常に効果的です。
・多機能 タスク管理やファイル共有など、効率的にビジネスを進めるための機能が搭載されています。 上記のように、ビジネスチャットを利用するとビジネスの効率を高めることが可能です。

1-2.情報の一本化による業務改善

ビジネスチャットを導入すると、社内間の情報伝達ツールの一本化が可能です。

例えば、自社アカウントのメールを使って情報通信をしている場合、スタッフが外出先や自宅から情報発信をする際には、
メールのプライベートアカウントやLINEから連絡せざるを得ない状況が考えられます。

しかし、コミュニケーション手段が多様化すると、後から必要な情報を検索する際に大きな不都合が生じます。

ビジネスチャットは検索性にも優れているため、資料やデータを探す時間が大きく軽減できるでしょう。

1-3.手軽な通信によるコミュニケーションの活性化

社内のビジネスチャットでは、LINEのような感覚でリアルタイムな通信が可能です。

多くのビジネスチャットは、LINEのようなスタンプや、SNSのような「いいね」ボタンなどの機能が搭載されており、
わかりやすくリアクションが取れるようになっており、スタッフ同士の気軽なコミュニケーションが生まれやすくなっています。

特にリモートワークを導入するとスタッフが孤独感を抱きやすい傾向があるため、モチベーション維持のためにもコミュニケーション活性化は非常に重要なポイントです。

1-4.万全のセキュリティ対策による安全な通信

ビジネスチャットは、セキュリティ面に最大限の配慮がされています。

運営者側のサーバーが強固に保護されていることに加えて、利用者側での情報漏えい防止機能などが充実しているためです。

ビジネスチャットのセキュリティ機能は「ビジネスチャットのセキュリティは安心⁉注意すべきポイントと対策 」にて解説していますので、詳しく知りたい方はぜひチェックしてください。

ビジネスチャットの効果の土台となる基本的な機能

ビジネスチャットの効果の土台になっているのは、
ビジネスチャットならではの機能です。 従来のメールや個人でのコミュニケーションツールとの違いなどと比較しながらチェックしてください。

2-1.チャット機能

ビジネスチャットのベースとなるチャット機能は、従来のメールとは異なり、
あて名・署名・挨拶などが省略されます。

LINEをイメージしていただくとわかりやすいと思いますが、とても気軽にコミュニケーションが取れます。

2-2グループチャット機能

ビジネスでの通信は1対1よりも、1対多数やグループ間(部署間・プロジェクト単位など)の通信が一般的です。

ビジネスチャットには、グループを作成してグループ間で連絡が取れる機能があります。

メールとは異なり、既読状況(メッセージを誰が読んでいるか)をチェックできます。

2-3.通話・ビデオ通話機能

ビジネスチャットはテキストのメッセージだけではなく、通話やビデオ通話の機能も搭載されています。

インターネット通信を利用したサービスなので、通信の際に通話料もかかりません。

インターネットがつながる環境であれば、どこでも通話やビデオ通話ができるため、簡易なビデオ会議を開催することも可能です。

また、通話料がかからない面は、社員の通話料負担に関して不公平感が生じない点でもメリットがあります。

2-4.情報共有・タスク機能

ビジネスチャットには情報共有機能やタスク管理の機能が搭載されています。

情報共有 ワード・エクセル・パワーポイント・画像・動画などの資料を、メンバー間で手軽に情報共有できます。

・タスク機能 ToDoリストのように、いつまでに何をすればよいのかを管理できます。

また、よく利用する情報や常に目立つように残しておきたい情報をタスク機能を使って残しておくことで、常に情報を参照できるようになります。

2-5.他のサービスとの連携

多くのビジネスチャットでは、他のクラウドサービスなどとの連携機能を搭載しています。

例えば、ZOOMなどのWeb会議ツールと連携させてコミュニケーションと会議を一体化させたり、Googleカレンダーなどのスケジュール管理アプリと連携させたりできます。

他のアプリと連携をさせると、ビジネスチャットの利便性が無限に広がるでしょう。

まとめ

ビジネスチャットを利用することで、さまざまなメリットがあります。

特に、感染症予防や働き方改革によりリモートワークやフレックスタイム制および時短勤務など、
働き方の多様化を検討している企業は、これを機に合わせてビジネスチャットの導入を検討してみてはいかがでしょうか?



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