勤怠管理における4つの課題｜システムの機能と導入メリットを解説

勤怠管理によくある課題

勤怠管理は業種・企業の規模問わず必ず行われているものです。
ありふれた業務ですが、だからこそ複数の問題が引き起こされています。
【勤怠管理によくある課題】
・集計作業が大変
・賃金の計算や法改正の対応
・面倒な事務作業

これらの問題は昔からある問題ですが、最近はこれらの問題に加えてテレワーク上の問題も浮上しています。
新しい問題に対応するためにも、まずは問題の内容を確認していきましょう。

1-1. 集計作業が大変

タイムカードなどの紙ベースで従業員の勤務時間を管理するのは、とても大変です。
一人ひとりの情報を集計するのはもちろんですが、正確な勤務時間の把握が難しい点も頭の痛い問題といえます。
集計が多いうえに正確な情報が手に入らないものを処理するのは、とても面倒です。
ミスも生まれやすくなるため、せっかく得た勤務に関する情報を経営に活かそうとしてもうまくいかなくなります。

1-2. 賃金の計算や法改正への対応が難しい

賃金の計算は、勤務時間や就業する時間帯により変化します。
有休など賃金の発生に関係する勤怠の処理もあることを考えると、賃金計算はとても大変な作業です。
賃金の計算には労働基準法をはじめとした法律が関係しますが、これらの法律や規制は数年ごとに改正されることが多いです。
この変更に合わせて賃金の計算方法も変化させる必要がありますが、変化に伴う手間も問題のひとつといえます。

1-3. 申請業務やシフト作成などの事務作業

勤怠管理の問題は、勤務時間の把握や賃金計算だけではありません。
管理に伴う事務作業も、時間や労力を圧迫する問題です。

タイムカードの修正や残業などの申請は、複数の工程で行います。
この工程で、申請を行う従業員や、それを受理・処理する従業員の労力や時間が消費されます。
本来なら別の仕事に注力できた労力や時間が、事務作業で消費されるのは少々もったいないです。

また、シフト作成など定期的に発生する業務も同様です。
これらの作業で労力や時間が消費されてしまうと、本来注力したい業務に取りかかれない可能性も十分考えられます。

1-4. テレワーク上の問題も

これまでの問題に加えて、現在はテレワーク上の問題も浮上しています。

テレワークは自宅などで仕事をする勤務形態です。
通勤してタイムカードを押すわけではないため、勤務時間が正確に測りにくくなります。
新しい働き方であるため、従来の勤怠管理が難しい点も問題といえるでしょう。

新しい働き方が認められつつある現在、企業がより成長するには、テレワーク上の問題を解決する必要があります。
勤怠管理の問題も、例外ではありません。

勤怠管理の課題はシステムの導入で改善できる

これまで提示した課題は、「勤怠管理システム」の導入で改善できます。
勤怠管理システムは、勤務に関わる以下の作業を自動化できるシステムです。
【勤怠管理システムの機能】
・勤怠情報の集計
・集計した情報の計算
・作業の自動化

次の項目からは、勤怠管理システムのメリットでもある機能について解説します。

2-1. 勤怠管理システムなら入力だけで正確な集計ができる

勤怠管理システムは、パソコン・スマホ・タブレットからシステムに入り、勤怠を入力するだけで勤怠管理が可能です。
従業員が勤怠管理システムに入力すれば、後は自動でシステムが情報を集計します。

勤怠管理や集計にかかる余計な作業をする必要がなくなるため、これまでの作業で発生していたミスや漏れがなくなります。
集計内容もシステムですぐに確認できるため、集計内容の分析も簡単です。

2-2. 賃金の計算も自動計算が可能

勤怠管理システムは、入力された勤怠情報をもとに賃金を自動計算します。
賃金計算の手間が軽減されるうえに、手動で計算していたときに発生していたミスや漏れがなくなります。

勤怠管理システムの中には会計ソフトと連動できるタイプもあるため、入力の自動化も可能です。
このタイプであれば、賃金や賃金に発生する税金などの仕訳を自動入力できます。
勤怠管理だけでなく、会計などの入力にかかる手間や時間も短縮できるのは、大きな魅力です。

2-3. 勤怠管理の事務作業の手間も自動化可能

勤怠管理システムでは、勤怠の修正や有休・残業の申請もシステム上で管理できます。
従業員が修正・申請したい内容をシステムに沿って入力すればいいため、手間がかかりません。

勤怠管理システムの中にはシフトの自動作成機能があるタイプもあり、定期的に行っていた作業の自動化もできます。
今まで勤怠管理の事務作業にかかっていた手間を自動化できる分、ほかの作業に労力やコストを注力できるのはうれしいメリットです。

勤怠管理システムは「VWS 勤怠」がおすすめ！

現在、多くの企業が勤怠管理システムを提供しています。
その一例として、「VWSシリーズ」の「VWS 勤怠」をご紹介します。

「VWS 勤怠」は、「シフト管理機能」や「勤務時間自動計算機能」など、勤怠管理に役立つ機能をたくさん搭載した勤怠管理システムです。
スマホやタブレットから打刻が入力できるため、直行・直帰が多い業務でも安心して利用できます。
GPS機能が搭載されているため、不正打刻対策も問題ありません。

「VWS 勤怠」は会計ソフトの「Freee」や「弥生会計」などのフォーマットに合わせた抽出ができるため、会計処理もスムーズです。
データ抽出をExcelやPDFの形で表示できるため、勤怠の分析にも役立ちます。
専用のサポート体制があり、いざというときでも安心です。

3-1. 料金プランとオプション

「VWS 勤怠」は3つの料金プランが用意されており、必要に応じてシステムを契約・利用できます。

	勤怠・申請	勤怠プラン	申請プラン
プラン内容	同時申込で通常よりもお得に利用できるプラン	勤怠管理のみ利用したい方におすすめ	申請機能のみ利用したい方におすすめ
初期費用	0円
月額料金	440円／人 330円／人	220円／人
導入・定着サポート	0円
契約費用	0円
勤怠管理	○	○	-
申請管理	○	-	○
外部連携機能	○	○	○

このほか、以下のオプションを利用可能です。

【オプションの内容と料金】

名称	内容	料金（税込）
おすすめビジネスチャット「JANDI」	会社規模や利用目的に合わせてプランを選べるチャットシステムです。	0円～／月
打刻機器レンタル	打刻に使う端末をレンタルできます。 （1年未満の解約の場合、解約違約金がかかります。 解約違約金は（12か月-利用月数）×1,100円です）	1,100円／月
ICカード	勤怠打刻に利用できるICカードです。	220円／枚

「VWS 勤怠」は60日間無料トライアル期間があり、お試しでの利用も可能です。 ご興味を持たれた方は、まずはこちら からお問い合わせください。

まとめ

勤怠管理には多くの課題がありますが、その課題の多くは勤怠管理システムで改善できます。
勤怠に関する課題を抱えているなら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
勤怠管理システムにはさまざまな種類がありますから、自社にあった製品をえらぶようにしてください。

「VWSシリーズ」には勤怠管理システムもご用意しています。
ご興味を持たれた方は、お気軽にご相談ください。