働き方改革関連法に対する取り組みにおいて、さまざまな課題に直面している企業は少なくありません。
従来とは異なる制度や仕組みを志す以上は、課題に直面するのは当然のことであり、課題をいかに対処できるかが将来の明暗を分けるといってもよいでしょう。
この記事では、働き方改革への取り組みにおいて多くの企業が直面する課題を明らかにしたうえで、具体的にどのように解決すべきかを解説します。
この記事の目次
働き方改革の導入により直面している課題
「なんとなく」働き方改革の取り組みがうまくいっていないと感じている企業は、まず自社が直面している課題の種類を把握することからスタートしなくてはなりません。働き方改革の課題は、大きく3種類に分類されます。
1-1. 生産性が低下している
また、業務フローの見直しが適切におこなわれていない場合、以下の問題が生じます。
- 売上が減少する(→本来は削減すべきでない作業を削減した可能性がある)
- 残業時間が減っていない(→業務の見直しが適切ではない)
- 成果以上にコスト負担が上昇している(→業務見直しの手段が、自社の現状に適していない)
これらの状況に陥ると、競合他社との競争に負けたり、従業員に過度な負担をかけたりする結果につながります。
1-2. 従業員のモチベーションが低下している
働き方改革の取り組みは、スタッフのモチベーション低下のリスクをはらんでいます。具体的にモチベーション低下のポイントは以下のとおりです。
- 働き方改革への取り組み時に、業務フローの見直しなどの業務負荷がかかっている
- 慣れてきた仕事の進め方を見直すこと自体にストレスがかかる
- 残業代が支給されなくなった分、実質的に給料が下がっている
スタッフのモチベーションが大きく低下すると、どんなに経営陣がリーダーシップを発揮してもチームとして機能しなくなるでしょう。
1-3. 制度が形骸化している
働き方改革の社内での規則が形骸化していることもあります。
- 残業が禁止されたため、多くの社員が持ち帰り残業をしている
- 特定のスタッフに負荷が集中している
- 時短勤務制度やテレワークの制度を導入しているものの利用者がいない
これらの状況は、厚生労働省が掲げる働き方改革実現による目標「生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作る」とはほど遠いものです。
働き方改革の課題はなぜ生じているのか?
働き方改革に課題が生じる理由は、企業によりさまざまです。とはいえ、多くの企業において共通して見られる課題・原因もあります。
この章では、特に多く見られる3つの原因をご紹介します。
2-1. コミュニケーション量の低下
業務の生産性を追求するあまり、必要以上にコミュニケーションが省略されてしまうことがあります。
- 会議の削減
- 業務のリモート化
- レクリエーションの廃止
- 休憩時間や業務時間中の雑談撤廃
むだなものと必要なものの切り分けが難しい面はありますが、特に意識しなくてはならないのは社員間で必要なときに気軽にコミュニケーションが取れる状況を用意しておくことです。
特に、リモートワークや時間差出勤などで社員同士が対面で話せる時間が限られる状況にある場合は、より強くコミュニケーションの環境を意識する必要があります。
2-2. 評価制度が整っていない
従来の評価制度のまま働き方改革の取り組みを推進すると、頑張っても評価されなかったり、むしろ頑張れば頑張るほど給与が下がってしまったりするリスクがあります。典型的な例は、残業代です。
働き方改革を前向きに取り組むためには、生産性向上や業務改善に対して積極的な姿勢を見せている社員を評価できる体制を整えなくてはなりません。
2-3. 業務フロー・制度の未整備
仕事の進め方が標準化されていない場合には、どうしても個人に依存する状態から抜け出せません。また、社員が非効率なやり方で業務を進めていたとしても、すぐに問題に気づくことができず、対応が遅くなります。
チーム全体の業務が可視化され、標準化されている状態が理想的です。
仕事の内容・進め方・現在の状況をすべてのスタッフが確認できる状態であれば、常に業務を適切に配分できます。
また、業務上の問題が生じたときに、担当スタッフが残業や休日出勤をして対応しなくとも、チーム全員で対応できるケースが増えるでしょう。
働き方改革の課題を解決するために大切なこと
働き方改革の課題は、付け焼き刃の対策で間に合わせられるものではありません。業務の進め方やチームビルディングなどを見直さなくてはならないほどの重要な問題です。
根本から業務の進め方を変更するのは非常に大変なことですが、ここでモデルとなる課題への取り組み方をご紹介します。
以下の3ステップを意識していただくと、スムーズに対策を進めていただけるでしょう。
3-1. 業務の棚卸し
最初のステップは、全社的な業務の棚卸しです。個人単位→部署単位→チーム単位といったように、最小単位から少しずつ範囲を広げて業務内容のすりあわせをするとよいでしょう。
業務の棚卸しをおこなう目的は、業務内容を可視化して最適なフローを作成するためです。
3-2. 制度の改定・見直し
業務の棚卸しのあとは、生産性を意識しながら業務の進め方の改善を進めていきます。このとき、必ず同時に実施しておかなくてはならないのが、制度の改定です。
社内でのコミュニケーション活性化や評価制度などのルールが整っていない状況で業務フローのみを変更すると、業務面や給与面などで整合性がとれない場面が生じるためです。
3-3. 費用対効果の高いツールの導入
多様な働き方を許容しつつ、生産性を高めるためにはITツールの活用が不可欠です。よく用いられるツールをご紹介します。
- ビジネスチャット
手軽にグループを組んで業務のやりとりや雑談ができるため、業務効率向上とコミュニケーションの活性化を両立できます。
- 勤怠管理
クラウド型の勤怠管理ツールを導入した場合、スタッフプライベートのスマートフォン操作のみで出退勤の管理が可能です。
- 営業支援ツール・マーケティングオートメーションツール・ビデオ会議ツールなど
チームの目的や状況に応じたツールをいかにうまく活用できるかによって、業務効率や生産性は大きく変化します。
また、ツール同士を連携させて、利便性を高めることも重要です。
まとめ
働き方改革の導入によって、課題が生じるのは当然のことです。重要なことは、課題をいかに明確にして効果的な対策が取れるか否かです。
ぜひ、この記事と照らし合わせながら、どのような課題に直面しているのかを明らかにしてください。
また、ITツール未導入・導入してはいるものの使いこなせていない企業様には、この記事を参考にしながら活用法をあらためて検討されることをオススメいたします。
