近年では、社会のデジタル化が急速に進んでいるなかで、
未だに手書きのタイムカードを利用している企業は、少なくありません。
多くの企業があえてタイムカードを使い続ける背景として、大きく二つの理由が考えられます。
まず、タイムレコーダーの購入もシステムの利用料も発生しないので、
勤怠管理にかかる費用が抑えられるという点です。
次に、社員数がそれほど多くなく、
担当者が集計や入力の作業に慣れている場合、それほど苦ではないと感じているためです。
たしかに、アナログで慣れている人にとってデジタル化に移行することは
面倒の要因でしかないと思われるかもしれません。
しかし、毎月行う集計作業の時間や何らかの事情で担当者が対応できないとき、
はたして本当に必要ないといえるでしょうか。
この記事では、手書きのタイムカードのデメリットを紹介したうえで、
勤怠管理ツールを利用するメリットについて解説します。
手書きタイムカードのデメリット
手書きタイムカードは、法律上問題ないため、
勤怠管理の正式な書類として利用することができます。
特に、手続きや書類を紙媒体中心でおこなっている企業では、
勤怠管理の書類として手書きのタイムカードを利用している企業が多いです。
しかし、手書きのタイムカードにはデメリットが多く存在します。
この章では、タイムカードを利用することによるデメリットを5つ紹介します。
1-1.デメリット①管理が煩雑になる
まず、手書きタイムカードを使用すると、管理業務がとても煩雑になってしまいます。
既に手書きタイムカードを使用している企業の方にとっては、
あえて説明の必要もないかもしれませんが、具体的には以下の部分で手間がかかってしまいます。
・勤務時間・残業時間・休日出勤・有休消化などの情報を一つひとつタイムカードと照らし合わせてチェックしなくてはならない
・給与計算をするために、これらのデータをエクセルや給与計算ソフトに手入力しなくてはならない
・賃金の割り増し規定など就業規則に従って時間外勤務などの情報を入力しなくてはならない
これらの業務は、何よりも正確性が重視されるため、とても手間のかかる仕事です。
しかも、給料の支払いに間に合うように対応しなくてはならないため、
正確性に加えてスピードも求められます。
1-2.デメリット②保管義務がある
「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
（平成29年策定：厚生労働省）により、タイムカードには3年間の保管が義務付けられています。
保管義務に違反した場合には、30万円以下の罰金が処せられる可能性があります。
従って、企業は少なくとも3年間は、
タイムカードを紛失しないように厳重に保管しなくてはなりません。
そのためには、保管スペースを設けたり、鍵付き書庫を設けたりするなど、
保管スペースの為の費用や手間がかかってしまいます。
1-3.デメリット③書き換えが容易にできてしまう
手書きタイムカードの場合には、スタッフによって簡単に書き換えができてしまうことも問題です。
例えば、スタッフが始業時間に遅刻した場合、
遅刻の事実をきちんとチェックして書き換えができないように記録を残しておかなければ、
スタッフが勝手に出勤時間を始業前の時間に書き換えることができます。
→勝手な書き換えをしないようにするためには、
書き換えには上司の捺印を必須条件としたり、
遅刻や残業を別途管理したりするようにするなどの対策がありますが、
いずれにしても管理側の負担がやや増えてしまうというデメリットがあります。
1-4.デメリット④在宅管理者やテレワーカーの労務管理に手間がかかる
顧客先へスタッフが直行直帰するケースや、在宅勤務制度を活用する場合などは、
正しい出退勤の時間が不明なままになってしまうという事態も起こりえます。
これらの本社に出社しないスタッフの労務管理をするには、
スタッフ本人の申告を信じて自己申告制にするか、
電話やLINEなどで始業時間を別途管理するかのいずれかが必要です。
1-5.デメリット⑤文字の判読が難しいことがある
タイムカードの用紙は小さな紙であることが多いため、
手書きで文字を記載する場合には、判読しづらい文字になってしまうリスクがあります。
読み取れないような文字（数字）がタイムカードに記録していた場合には、
経理スタッフが本人に直接内容を確認する必要があります。
あるいは、タイムカードの誤記入に気づかれないまま集計されてしまった場合には、
給与計算が間違ってしまう原因にもなります。
給与が間違って支払われてしまうと、返金や翌月での相殺など修正もとても大変です。
※これらの5点のデメリットを解消するには、勤怠管理ツールを利用した方が効率的です。
近年さまざまな勤怠管理ツール・アプリが登場しているので、
どんなツールを選べば良いのか分からないという方もいると思います。
そこで、おすすめしたいのが「VWS勤怠」です。
「VWS勤怠」は、使い勝手の良さを追求した勤怠管理ツールです。
1人あたり220円（税込み）からの低価格で利用することが可能で、５人以上から契約可能なアプリです。
タイムカードの打刻は、スタッフがスマホをタップするのみです。
給与計算のためのデータ抽出や紙媒体でデータ保管するためのデータ出力、
GPSを利用した打刻位置の管理など勤怠管理に必要なデータが充実したアプリです。
チャット機能も搭載されているので、
コミュニケーション不足に陥りがちなテレワークや在宅勤務を
サポートするためのツールとしても活用していただけます。
タイムカード打刻を勤怠管理ツールでおこなう4つのメリット
手書きでの勤怠管理を改めるのに最もおすすめの方法は、
クラウドを利用したITツールを導入することです。
「ITツール」というと、導入の手続きが大変そうだったり、
手間や費用がかかってしまうイメージを持たれる方もいるかもしれませんが、実際は真逆です。
この章では、勤怠管理ツールでタイムカード打刻をおこなうべき4つのメリットについてご紹介します。
2-1.リット①自動集計できるので経理の負担軽減
勤怠管理ツールを導入することの大きなポイントとして、
給与計算の大半の作業が自動化になることがあげられます。
トータルの残業時間や時間外労働時間・休日出勤・有休消化の使用など、
手書きの際には大きな負担になっていた部分が、ほぼ負担０になるということです。
あらかじめ、計算式を入力しておくと割増賃金率などの計算も可能です。
また、これらの一連の業務がすべてデジタルでおこなわれるので、
文字の判読が困難・・・といった手書きタイムカードのデメリットも解消されます。
2-2.リット②テレワークや在宅勤務に対応
クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、
テレワークスタッフや在宅勤務者などの労務管理も手軽になります。
ソフトによって使い方は少しずつ異なるとは思いますが、基本的にこれらのツールを活用すれば、
スタッフが簡単なスマホ操作をするだけで出退勤のチェックをすることができます。
出退勤ツールでは、スマホのGPS機能などと連携して
スタッフの所在地と照らし合わせる機能が搭載されているものも多く、
スタッフの不正打刻を管理することもできます。
また、労務管理の観点からは、不正な打刻が難しいというメリットもあります。
2-3.メリット③安い月額費用で導入可能
クラウド型のツールの大きな特徴は、月額料金が安いことも挙げられます。
従来の勤怠管理システムと言えば、初期費用に何十万円もかけて導入するものが一般的でしたが、
クラウド型の場合は基本的に初期費用がかからなかったり、
非常に安く設定されていたりするケースが一般的です。
例えば、勤怠管理の機能がついているクラウド勤怠管理の「VWS勤怠」では、
1ライセンスあたり月額220円（税込み）です。
不要になったときや、自社の用途にはあまり適さないとわかったときには、
いつでもやめることもできるので、
リスクを背負わずに勤怠管理システムを導入できるといったイメージです。
2-4.メリット④最新の法令に対応
経理担当者にとって大きな負担になりかねないポイントが、法令や税率などの改正です。
例えば、最低賃金が改訂されてスタッフの時給を変更せざるを得なくなってしまったり、
一連の働き方改革関連法案により賃金の割増条件が改正になったりするなどです。
労働に関する法律が大きく変わると、
自社の労働条件や計算方法もそれに沿ったものに改めなくてはなりません。
クラウド型のツールを利用する際には、
提供業者側で自動的に最新の法律を反映した状態の計算式などに改めてくれるたため、
最新の法令への対応もスムーズになります。
まとめ
手書きのタイムカードは、現状も有効です。
しかし、法律的に有効であり利用できるものの、明らかに非効率で時代遅れな勤怠管理システムです。
もし、手書きのタイムカードを利用している企業があれば、
これを機にクラウド型の労務管理ツールに移行することをおすすめします。
クラウド型の労務管理ツールを導入すると、経理担当者の負担が軽減されることに加え、
スタッフ本人もタイムカードの管理が手軽になります。
こうした勤怠管理ツールを導入して業務効率をアップさせるために大切なことは、
経理スタッフだけではなく全社員が使いやすいITツールを利用することです。
「VWS勤怠管理」を導入すると、スタッフの勤怠管理が驚くほど手軽になります。
スタッフ側は出退勤の際にスマホをチェックするのみ、
管理者側は給与計算ソフトへのデータの取り込みなどが自動化されます。
1人あたり220円（税込み）の月額で利用できる、非常にコストパフォーマンスに優れた勤怠管理アプリです。