迅速性が要求される現代ビジネスにて、不可欠なツールとなりつつあるのがビジネスチャットです。
しかしながら、ビジネスチャットを未導入の企業にとっては、次のような疑問もあるかもしれません。
「メールやLINEで十分なのでは？」
「導入しても、使いこなせなさそう・・・」
「便利かもしれないけど、有料のツールは検討していない」
このような疑問を解消するために、改めてビジネスチャットのメリットをチェックしてみましょう。
今回の記事では、ビジネスチャットのメリットだけではなく、デメリットや導入実績についても解説していますので、ぜひ導入の判断材料にしてください。
早速、ビジネスチャットのメリットを4点ご紹介します。
具体的にイメージを確認することで、ビジネスチャットがどのようなツールなのかイメージしていただけると思います。
ビジネスチャットの最大のメリットは、迅速に通信してビジネスを効率化させられる点です。
ビジネスチャットを導入することで、通信が迅速にできる根拠・要因は以下のとおりです。
・署名を付けなくても、誰からのメッセージなのかが簡単にわかる
・手軽に同報連絡できる
・メールのようなあいさつ文が不要
従って、電話や対面との比較はもちろん、メールと比較をしてもかなり通信が効率化され、通信の迅速化と手間の軽減を実現できます。
ビジネスチャットは、チャット機能のほかに、音声通話やビデオ会議などの通信に関する機能が搭載されています。
どんな機能が搭載されているのかはツールによって異なりますが、おもな機能は以下の通りです。
・インターネット通信を利用した音声通話やビデオ通話
・データ添付機能
・カレンダー機能
・各種インターネットツールとの連携など
つまり、ビジネスチャットは他の連絡手段と比べても、比較的多機能なビジネスツールであるといえます。
多くのビジネスチャットは、検索性に優れています。
デジタルツールであるため、過去のやり取り履歴のなかから、特定の単語やキーワードにて検索をかけることが可能です。
また、チャットツールならではの利点として、以下の点があります。
・複数のスレッドを横断して検索がかけられる
・迷惑メールやDMに邪魔されない
・後から新しいメンバーが加わった場合、遡って情報のやり取りがチェックできる
したがって、チャットツールを使用すると、必要な情報がいつでも簡単に取り出せるようになります。
最後に紹介するメリットが、ビジネスチャットのセキュリティ面です。
大半のビジネスチャットは、ビジネスでの利用を前提として作られているため、個人での利用を目的としたLINEなどのコミュニケーションアプリよりも、セキュリティ面の対策が施されています。
その結果、機密情報や個人情報に関しても、社員間で安心して通信できます。
また、ビジネスチャットではチームごとにグループを組めるため、社員間での情報漏えい対策にも効果的です。
4つのメリットから、ビジネスチャットがビジネスツールとしてどのように利用できるのかはイメージしていただけたと思います。
しかし、ビジネスチャットを導入するとデメリットになりうる点もあります。
この章では、デメリットとなりうる3つの点を解説します。
LINEなどをイメージするとわかりやすいと思いますが、ビジネスチャットは基本的に新しい情報が、どんどん更新される仕組みをとっています。
ビジネスでのメッセージの見落としは、当然のことながら大きなトラブルを招くリスクにつながります。
対策としては、一人ひとりが注意してこまめに情報をチェックすることにくわえて、スタンプやリアクション機能を活用する方法が効果的です。
たとえば、情報を発信した場合に、確認済みであることを示すボタン（スタンプなど）を押すようにルール化することで、発信者は情報を受け取ってもらえたのかどうかをチェックできます。
ビジネスチャットの機能がどれだけ優れていても、結果的に使いこなせなければ意味がありません。
そして、年配の方が多い企業や、新しいツールへの抵抗感や従来のやり方を続けたいなどの声から、ビジネスチャットが利用されないケースもあります。
対策としては、使い方が分かりやすいビジネスチャットを選ぶことが効果的です。
さらに、導入後にメーカーのサポートが受けられるツールであればなおさらスムーズに導入できます。
最後のデメリットは、費用がかかることです。
ビジネスチャットは、一人で個人的に使用する場合などにおいては、無料で利用できるものもありますが、ビジネスとして企業で使用する際には基本的に費用がかかります。
かかる費用は、どのツールを導入するのかによって大きく異なるため、使用する用途や求める機能に応じてツールを選定することが重要です。
また、プランやライセンス数によっても費用が変わるため、導入前にチェックしておきましょう。
ビジネスチャット導入の効果をより鮮明にイメージしていただくために、ここでは数あるビジネスチャットツールのなかでも多くの支持を獲得している「JANDI（ジャンディ）」の導入実績を紹介します。
「JANDI（ジャンディ）」は、多彩な機能と操作性の分かりやすさ、導入しやすい価格（1ライセンスあたり440円～）により、200万ユーザーを突破しました。
・製造業 ・従業員数51～100名
・それまで複数の通信手段を使っていたが、通信手段が一本化されて伝達がスムーズになった ・作業の進捗状況を気軽に連絡できるため、発信側も受け取り側も情報共有の負荷が大きく軽減した ・社用携帯をもっていないパート・アルバイトのスタッフも、プライベートのスマートフォンにアプリをインストールするだけでアプリが利用できるため、手軽にメンバー全員に情報伝達が可能になった |
上記のように、ビジネスチャットを導入することで、劇的に通信における課題が改善されました。
ほかにもJANDIの導入事例が気になる方はこちらからご確認ください。
ビジネスチャットのメリットは、以下の4点です。
①迅速な通信が可能
②役立つ機能が豊富
③情報の検索がしやすい
④セキュリティ面に優れている
これらのメリットを活かすことで、ビジネスを効率的に進められるようになります。
ただし、ビジネスチャットにはデメリットになりうる点もあります。
古い情報が見落とされてしまったり、コスト要因になってしまったりすると、せっかく導入してもメリットがありません。
ビジネスチャットの導入を検討している方は、本記事を参考にしてメリット・デメリットを意識していただけたら幸いです。