2021年4月に、36協定届の様式が変更になりました。
変更に伴って、総務部などの担当部署の方々の間では「押印が廃止になるから、業務の負担が減る」などの声が上がっています。
しかし、状況によっては、従来通り36協定の書式に押印が必要な場合もあります。
他に「紙媒体で提出の場合はともかく、電子申請する場合はどうなるの？」などの質問も寄せられています。
この記事では、2021年の36協定届の変更点をシンプルにわかりやすく解説します。
2021年4月の36協定届の主な変更点は以下のとおりです。
・使用者や労働者の押印・署名が不要になった（記名のみで届け出可能）
・協定当事者適格性のチェックボックスが設けられた（チェックボックスにチェックの入っていない書面は「不備」となり、受理されません）
・特別条項の有無によって書式が2種類に分かれた
・電子申請が可能になった
改定の趣旨は、紙媒体での手続きの非効率を改善し、電子申請がスムーズに利用できるようにすることです。
上記4点のなかで、押印・署名が不要になったことから「手続きが簡素化されて楽になった」と感じる方も多いようです。
実際のところ、手続きが簡素化されるか否かは、既存の36協定をどのように締結・届出をしているかに左右されます。
36協定書の書式の改定によって「押印が完全撤廃」されたと勘違いされた場合には、落とし穴にハマることになるかもしれません。
その理由を詳しく解説します。
36協定には、協定届と協定書の2種類があります。
・協定書・・・使用者と労働者（社員）との間で締結する書式
・協定届・・・協定の内容を労働基準監督署に提出するための書式
つまり、協定書＝社内文書／協定届＝対外文書です。
本来は、それぞれ別々のものなので、一部ずつ作成する必要があります。
ただし、使用者と労働者の双方の押印・署名があれば、協定届を協定書として兼ねることも可能です。
実際に、協定届を協定書と兼ねている企業は少なくありません。
そして、協定書と協定届を兼ねる場合、押印・署名は必須です。
なぜなら、協定書は使用者と社員との間で交わす契約書類であるためです。
協定届の変更点に関して、チェックボックスの内容についても確認しておきましょう。
チェックボックスにチェックを入れるのは、労働者代表に任命された社員です。
労働者代表は、社員のなかから適切に選ばれる必要があります。
会社側からの指名や特定の役職者が自動的に引き受けるケースなどは、選出方法が妥当ではないため認められません。
あくまでも労働者側の意見を代表する立場として、社員を選任してください。
従来から大きな変更があったわけではありませんが、チェックボックスがつくられたことを機に今一度選任方法の妥当性を見直しておきましょう。
2021年4月の協定届の変更は、電子申請の手続きを簡素化する目的で導入されました。
各種公的書類において、電子申請に電子署名・証明書が要求されるケースが一般的ですが、36協定届においては電子署名不要となっています。
ただし、電子申請の場合であっても、電子証明書が必要であることには変わりありません。
別途、電子証明書を作成し、署名・押印をしたうえで、社内に保管する必要があります。
いずれにせよ協定届を電子署名・証明書なしで申請できるようになったことで、利便性が格段に向上しました。
・協定届の押印・署名が不要になった
→ただし、協定届と協定書を兼ねている場合には、従来通り押印・署名が必要
（もしくは、別途協定書を作成）
・電子署名・証明書なしで電子申請できるようになった
→ただし、別途協定書を作成する必要あり
上記を押さえておけば、2021年4月の改定ポイントは問題ないでしょう。
最大のポイントは、電子手続きが簡略化されたことと、それに伴い押印・署名が不要になったことです。
ただし、協定届と協定書を兼ねている企業の場合は、従来通り押印・署名が必要です。
また、電子手続きをおこなう場合は、別途協定書を作成する必要があります。
不備にならないように注意しながら、効率的に業務を進めていただけたら幸いです。